Вопрос о судьбе трудовой книжки после смерти работника часто вызывает вопросы у родственников. Важно понимать: сама по себе трудовая книжка как документ, подтверждающий трудовой стаж, после смерти работника не «нужна» ему лично, но она имеет юридическое и практическое значение для его наследников и должна быть надлежащим образом оформлена и передана.
Законодательство РФ чётко регламентирует порядок действий работодателя и права родственников в этой ситуации. Основные правила установлены Правилами ведения и хранения трудовых книжек (Постановление Правительства РФ № 225) и Трудовым кодексом РФ.
Обязанность работодателя: внести запись и выдать книжку
После констатации смерти работника работодатель обязан выполнить два ключевых действия:
- Внести итоговую запись в трудовую книжку. Запись должна содержать:
«Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника (п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ)».
Запись заверяется подписью должностного лица и печатью организации (для ИП — подписью ИП).
(Источник: п. 36 Порядка № 320н, рекомендации КонсультантПлюс) - Выдать трудовую книжку родственникам. Это прямо предусмотрено п. 37 Правил № 225.
Кому имеет право выдать трудовую книжку?
Трудовая книжка после смерти работника выдается на руки не любому человеку, а строго определённым лицам. Право на получение имеют:
- Члены семьи умершего (супруг, дети, родители).
- Ближайшие родственники (братья, сёстры, дедушки, бабушки).
- Иные родственники, если они предъявят свидетельство о смерти и будут признаны наследниками в установленном порядке.
Ключевое условие: обратившееся лицо обязано предъявить свидетельство о смерти работника и расписаться в получении в Книге учета и движения трудовых книжек (форма утверждена Минтрудом).
Извлечение: «…трудовая книжка после внесения в нее соответствующей записи о прекращении трудового договора выдается на руки одному из его родственников под расписку…» (КонсультантПлюс, 2021)
Как происходит выдача? Пошаговая инструкция
- Получение свидетельства о смерти. Родственники получают этот документ в органах ЗАГС.
- Обращение в кадровую службу работодателя. Родственник (или доверенное лицо с нотариальной доверенностью) обращается в отдел кадров с заявлением и свидетельством о смерти.
- Оформление приказа об увольнении. Работодатель издает приказ (распоряжение) об увольнении в связи со смертью на основании п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ. К приказу приобщается копия свидетельства о смерти.
- Внесение записи в трудовую книжку. В соответствии с приказом в книжку вносится итоговая запись, заверяется печатью.
- Выдача книги и оформление расписки. Трудовая книжка вручается родственнику под расписку в Книге учета движения ТК. В графе «Кому выдана» указываются ФИО родственника, дата выдачи, номер его документа, удостоверяющего личность.
- Альтернативный вариант: По письменному заявлению родственника трудовая книжка может быть выслана заказным письмом с уведомлением о вручении.
Что делать, если родственников нет или они не обращаются?
Если в течение трех лет с даты увольнения (смерти) никто из наследников не востребовал трудовую книжку, работодатель вправе:
- Передать её на архивное хранение в соответствии с правилами архивного дела в РФ.
- Хранить её в своей кадровой службе в течение 75 лет (общий срок хранения кадровых документов), если не образован архив.
«Трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, хранящиеся у работодателя, подлежат передаче в архив… в соответствии с требованиями к их хранению, установленными законодательством РФ об архивном деле» (КонсультантПлюс).
При последующем обращении наследника (даже по истечении 3-х лет) работодатель или архивный отдел обязаны выдать документ по предъявлении свидетельства о смерти и документа, подтверждающего родство или статус наследника.
Ответы на частые вопросы
В: Нужно ли расписываться в получении самому умершему?
Ответ: Нет. Пункт 36 Порядка № 320н прямо не требует от увольняемого (в данном случае умершего) заверять подписью записи в трудовой книжке. Расписывается только получающий родственник в Книге учета движения.
В: А если умерший был уволен до смерти (например, на пенсию)?
Ответ: Если трудовой договор был расторгнут до наступления смерти (по собственному желанию, на пенсию и т.д.), то его трудовая книжка уже была выдана ему при увольнении. После его смерти вопрос о выдаче этой книжки родственникам не возникает, так как она уже находилась у самого работника. Родственники могут получить её как часть наследства, если она осталась у него.
В: Можно ли выдать книжку не ближайшему родственнику, а, например, гражданскому супругу?
Ответ: Да, но только при наличии свидетельства о смерти и документов, подтверждающих факт совместного проживания и ведения общего хозяйства (что сложно доказать). Закон отдаёт приоритет членам семьи и ближайшим родственникам. Гражданский супруг (не состоявший в браке) не является наследником по закону первой очереди, поэтому его право на получение будет спорным без решения суда о признании наследником.
Трудовая книжка после смерти работника не «нужна» умершему, но она является важным документом для его наследников. Она необходима для:
- Расчета пенсионных выплат по случаю потери кормильца.
- Подтверждения трудового стажа наследников в некоторых случаях.
- Исполнения последней воли (как память).
Краткий алгоритм действий для родственников:
- Получить свидетельство о смерти.
- Обратиться с заявлением и этим свидетельством в кадровую службу последнего места работы умершего.
- Получить трудовую книжку под расписку или заказным письмом.
Работодатель же должен: 1) оформить приказ об увольнении, 2) сделать правильную запись в книжке, 3) выдать её уполномоченному родственнику, 4) при отсутствии обращений — обеспечить архивное хранение.
Дата актуализации информации: 23 мая 2026 года. Данная статья носит справочный характер. Для решения конкретных ситуаций рекомендуется консультация с юристом по трудовому праву.