Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника․ Правила её хранения регулируются Трудовым кодексом РФ, Федеральным законом «Об архивном деле», а также нормативными актами Министерства труда и социальной защиты РФ․
Нормативно‑правовая база
- Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – статья 78, пункт 1: работодатель обязан вести и хранить трудовые книжки․
- Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле» – определяет сроки хранения официальных документов, в т․ч․ кадровых․
- Приказ Минтруда России № 3н от г; – уточняет порядок оформления, выдачи и хранения трудовых книжек․
- Приказ Минэкономразвития РФ № 01-03/2022 – регламентирует сроки хранения кадровой документации в государственных и муниципальных организациях․
Сроки хранения трудовых книжек в организациях
Сроки зависят от правового статуса организации (государственная, муниципальная, частная) и от того, относится ли документ к архивным (историческим) материалам․
Частные и коммерческие организации
- Трудовые книжки хранятся в течение 5 лет после прекращения трудового договора (согласно ТК РФ)․
- Если в книжке зафиксированы сведения о пенсии, инвалидности или иных социальных выплатах, срок хранения удлиняется до 10 лет после выхода работника на пенсию․
- При ликвидации организации все кадровые документы, включая трудовые книжки, передаются в архив (срок хранения в архиве – 50 лет, если они имеют историческую ценность)․
Государственные и муниципальные организации
- Согласно закону «Об архивном деле», кадровая документация, в т․ч․ трудовые книжки, хранится не менее 50 лет в государственных архивах․
- Если документ относится к текущей кадровой работе (активные сотрудники), он хранится в отделе кадров до 5 лет после увольнения, после чего переводится в архив․
- Для исторически значимых сотрудников (например, ветеранов труда) срок хранения может быть продлен до 100 лет․
Хранение трудовой книжки после увольнения
После прекращения трудовых отношений работник получает свою трудовую книжку․ Однако в некоторых случаях (например, при переводе в другую организацию) оригинал может быть оставлен в кадровой службе до завершения всех формальностей․
- Работник обязан хранить книжку в надлежащем виде и предоставлять её по требованию работодателя (например, при повторном трудоустройстве)․
- Если книжка утеряна, работник может оформить замену в отделе кадров, предоставив заявление и копии документов, подтверждающих трудовой стаж․
Электронные трудовые книжки
С 2024 года в РФ активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК)․ Хранение данных в электронном виде регулируется теми же сроками, что и бумажные документы, но с дополнительными требованиями к информационной безопасности․
- Данные в ЭТК хранятся в централизованной государственной системе и доступны работодателю и работнику через портал Госуслуг․
- Сроки хранения аналогичны бумажным: 5 лет после увольнения, 10 лет после выхода на пенсию, 50 лет в архиве․
- При переходе на электронный формат работодатели обязаны обеспечить резервное копирование и защиту от несанкционированного доступа․
Практические рекомендации для работодателей
- Организовать систему учета – вести реестр всех трудовых книжек, указывая даты выдачи, возврата и передачи в архив․
- Обеспечить надёжное хранение – использовать специальные шкафы, защищённые от влаги и огня; для электронных данных – серверы с резервным копированием․
- Проводить периодические проверки – контролировать состояние книжек, своевременно заменять повреждённые экземпляры․
- Соблюдать сроки передачи в архив – по истечении 5 лет после увольнения переводить документы в архивную часть․
- Информировать сотрудников – разъяснять порядок хранения, возврата и замены трудовых книжек․
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Как долго хранится трудовая книжка у бывшего работодателя?
По закону – минимум 5 лет после прекращения трудового договора․ При наличии пенсионных или иных социальных выплат срок может быть увеличен до 10 лет․
Можно ли требовать от работодателя копию трудовой книжки?
Да․ Работник имеет право запросить копию (или выписку) из трудовой книжки в отделе кадров․ При этом оригинал остаётся у работника․
Что делать, если трудовая книжка утеряна?
Необходимо подать заявление в отдел кадров о выдаче заменяющей трудовой книжки․ При этом потребуется предоставить документы, подтверждающие трудовой стаж (приказы о приёме, справки о доходах и т․д․)․
Сколько времени хранится электронная трудовая книжка?
Сроки такие же, как и у бумажного варианта: 5 лет после увольнения, 10 лет после выхода на пенсию, 50 лет в архиве․
Трудовая книжка – документ, требующий особого отношения к её хранению․ В зависимости от типа организации и статуса работника сроки могут варьироваться от 5 до 50 лет․ При переходе на электронный формат сохраняются те же нормативные сроки, однако повышается требование к защите данных․ Соблюдение этих правил помогает избежать юридических конфликтов и гарантировать сохранность информации о трудовом стаже․
Дата актуализации: 23 мая 2026 г․