Трудовая книжка остается одним из ключевых документов, подтверждающих трудовой стаж и профессиональный путь сотрудника. Несмотря на активный переход к цифровым форматам, в 2026 году вопросы ведения бумажных и электронных трудовых книжек (ЭТК) остаются критически важными для работодателей и кадровых специалистов. Ошибки при заполнении могут привести к проблемам с пенсионным обеспечением работника и штрафам для организации.

В данной статье мы подробно разберем порядок действий при приеме сотрудника, особенности заполнения записей в зависимости от формы ведения книжки и сроки подачи отчетности.

Электронная или бумажная: какую форму вести?

С 2021 года в России действует принцип «цифрового выбора». Порядок действий работодателя зависит от того, какой формат ведения трудовой книжки выбрал сотрудник:

• Электронная трудовая книжка (ЭТК): Основной формат для всех, кто поступил на работу впервые после 1 января 2021 года, а также для тех, кто подал заявление о переходе на ЭТК. Сведения вносятся только в электронном виде через систему ПФР (СФР).
• Бумажная трудовая книжка: Ведется для сотрудников, которые сохранили бумажный формат (не подали заявление о переходе на ЭТК до конца 2020 года или позже, если у них уже велась бумажная книжка). Также бумажный вариант обязателен для совместителей, которые попросили внести запись об основной работе.

Важно: Если сотрудник предоставил бумажную трудовую книжку при приеме, но ранее подал заявление о переходе на ЭТК, работодатель обязан внести запись о приеме в бумажный документ, сделать отметку о подаче заявления на ЭТК и вернуть книжку сотруднику в течение 3 рабочих дней.

Сроки внесения записей

Соблюдение сроков — одно из главных требований законодательства. Согласно актуальным правилам (включая изменения, действующие в 2026 году):

1. Запись в бумажную трудовую книжку: Вносится не позднее 5 дней с даты начала работы сотрудника (на основании приказа о приеме).
2. Отчетность в СФР (форма ЕФС-1): Сведения о приеме на работу должны быть отправлены в Социальный фонд России не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа о приеме.

Инструкция по заполнению бумажной трудовой книжки

Если вы ведете бумажный вариант, необходимо строго следовать Инструкции по заполнению трудовых книжек. Записи вносятся шариковой или перьевой ручкой, чернилами черного, синего или фиолетового цвета. Использование сокращений не допускается.

Порядок заполнения граф:

• Графа 1: Порядковый номер записи (нумерация сквозная в разделе «Сведения о работе»).
• Графа 2: Дата приема на работу. Указывается в формате «дд.мм.гггг» (например, ).
• Графа 3: Сведения о приеме. Формулировка должна быть точной: «Принят в отдел [название] на должность [название]». Если договор срочный, указываеться причина и срок.
• Графа 4: Основание внесения записи. Указываются реквизиты приказа (распоряжения) о приеме: номер и дата.

Важное правило: На этапе внесения записи о приеме на работу заверять запись печатью организации не нужно. Печать ставится только при увольнении (если организация использует печать) и при выдаче дубликатов.

Особенности приема совместителей

Работа по совместительству имеет свои нюансы заполнения:

• Запись в бумажную трудовую книжку вносится только по желанию работника.
• Для внесения записи сотрудник должен предоставить трудовую книжку и написать соответствующее заявление.
• В графе 3 указывается: «Принят на работу по совместительству в [наименование отдела] на должность [название]».
• Отчет ЕФС-1 подается в общем порядке (на следующий день после приказа), независимо от того, вносится ли запись в бумажную книжку.

Дистанционные работники

Для дистанционных сотрудников правила аналогичны, но есть особенность взаимодействия с документами. Если дистанционный работник представил бумажную трудовую книжку лично или по почте и попросил внести запись, работодатель обязан это сделать, соблюдая общие правила. Если книжка не предоставлена, запись в бумажный вариант не вносится, но отчет в СФР обязателен.

Частые ошибки при заполнении

Чтобы избежать проблем при проверках, избегайте следующих ошибок:

• Использование карандаша или корректирующих средств: Запрещено. Ошибки исправляются только путем признания записи недействительной и внесения новой.
• Нарушение сроков: Опоздание с внесением записи или отправкой отчета ЕФС-1.
• Отсутствие основания: Любая запись должна опираться на приказ руководителя.
• Сокращения: Нельзя писать «пр.», «пост.» и т.д. Только полные слова.

Правильное заполнение трудовой книжки при приеме на работу — это фундамент легальных трудовых отношений. В 2026 году работодателю необходимо внимательно отслеживать выбор формата трудовой книжки каждым сотрудником, своевременно вносить записи в бумажные документы (не позднее 5 дней) и оперативно отправлять электронные отчеты в СФР (на следующий день после приказа). Соблюдение этих правил гарантирует защиту прав работников и отсутствие претензий со стороны контролирующих органов.