В 2026 году many работодателей и сотрудников всё ещё сталкиваются с вопросами, касающимися заверения записей в трудовой книжке. Часто возникают недоразумения из‑за неправильного понимания процедуры, сроков её действия и требований к документам. В этой статье мы разберём, как на самом деле работает заверение трудовой книжки, какие правила действуют в 2026 году и как правильно оформить эту процедуру, чтобы избежать проблем с контролирующими органами.

Что такое «заверение» трудовых записей?

Заверение — это подтверждение подлинности и достоверности сведений, внесённых в трудовую книжку. Оно может производиться:

• вручную (подписью руководителя или уполномоченного лица);
• в электронном виде (через официальные сервисы, если книжка оформлена в электронном виде);
• через нотариальное заверение (в исключительных случаях).

Важно помнить, что заверение не является самостоятельным документом, а лишь способом подтверждения того, что запись в книжке составлена правильно и соответствует действующему законодательству.

Когда требуется заверение?

Заверение необходимо в следующих ситуациях:

1. При оформлении новых трудовых отношений (ввод в должность).
2. При внесении изменений в уже существующие записи (продление контракта, изменение должности, termination).
3. При предоставлении книжки в контролирующие органы (ФНС, инспекцию труда, пенсионный фонд);
4. При переходе сотрудника в другой орган или организацию, где требуется подтверждение стажа.

Как правильно заверять записи «по‑настоящему»?

Процедура заверения регулируется Трудовым кодексом РФ и Приказом Минтруда России от № 834. Ниже – пошаговый алгоритм, который следует соблюдать.

Требования к подписи

Подпись должна быть поставлена от имени организации (директора, главного бухгалтера, HR‑менеджера) и содержать:

• ФИО подписанта полностью;
• Должность;
• Дата (день, месяц, год);
• Штамп организации (при наличии).

Форма заверения

Обычно заверение оформляется в виде отдельной строки под записью, например:

____________________ /подпись/
Иванов Иван Иванович
Директор ООО «Пример»

Если запись вносится в электронный формат, то вместо подписи ставится электронная подпись, подтверждённая сертификатом, выданным удостоверяющим центром.

Срок действия заверения

В 2026 году закон не устанавливает жёсткого срока действия заверения. Однако практика показывает, что:

• Для целей проверки со стороны контролирующих органов заверение должно быть не старше 3‑х лет.
• При переходе сотрудника в новую организацию часто требуется актуализация заверения, чтобы подтвердить актуальность данных.

Как заверять записи «по‑настоящему» в электронных трудовых книжках?

С 2022 года многие компании перешли на электронные формы трудовой документации. В этом случае процесс заверения немного отличается:

1. Открывается личный кабинет сотрудника в системе «Электронный трудовой книжный журнал».
2. Выбирается нужная запись (например, «Приём на работу»).
3. Нажимается кнопка «Завершить» – система автоматически генерирует электронную подпись руководителя.
4. После завершения запись получает статус «Подтверждено» и отображается в истории изменений.

Электронное заверение имеет ту же юридическую силу, что и бумажный, при условии, что подпись соответствует требованиям ФЗ‑152 «О электронной подписи».

Частые ошибки и как их избежать

• Отсутствие даты – без указания даты заверения запись считается недействительной.
• Подпись без указания должности – в этом случае документ может быть оспорен.
• Несоответствие подписи и печати – если в организации используется печать, её нужно ставить рядом с подписью.
• Заверение после увольнения – если сотрудник уже уволен, заверять записи обычно не требуется, но в некоторых случаях (например, при расчёте стажа) требуется актуализация данных.

Как проверить, что заверение выполнено правильно?

Для контроля можно использовать следующую чек‑лист‑систему:

1. Есть ли подпись руководителя?
2. Указана ли должность подписанта?
3. Указана ли дата заверения?
4. При наличии печати – она поставлена?
5. Заверение соответствует формату, установленному внутренними нормативными актами организации?

Если хотя бы один пункт не выполнен, рекомендуется повторить процедуру заверения до полного соответствия требованиям.

Что делать, если заверение не требуется?

В некоторых случаях закон позволяет обойтись без отдельного заверения:

• При вводе в должность в течение первого месяца работы можно оформить запись без заверения, но только если в договоре указано, что запись будет заверена в течение 30 дней.
• При внесении изменений в уже существующие записи, если они не требуют подтверждения (например, изменение адреса проживания).

Однако даже в этих случаях рекомендуется всё равно оформить подпись, чтобы избежать вопросов со стороны инспекции.

Заверение трудовых записей «по‑настоящему» – это не просто формальная процедура, а важный инструмент обеспечения прозрачности и законности трудовых отношений. Чтобы избежать проблем с контролирующими органами, необходимо:

1. Соблюдать требования к подписи, дате и (при необходимости) печатному краю.
2. Обеспечивать своевременность заверения (не реже одного раза в 3 года для проверок).
3. При переходе на электронные формы использовать сертифицированную электронную подпись.
4. Регулярно проверять оформление записей по чек‑листу.

Соблюдая эти простые правила, вы сможете уверенно предоставлять свои трудовые книжки в любые контролирующие органы, а также защитить себя и свою организацию от возможных споров и недоразумений.

Автор: юридический отдел «Консалтинговый центр «Трудовое право»