В 2023 году в России был введён новый образец вкладыша в трудовую книжку (приказ Минтруда РФ № 320н от ). Если в бумажной трудовой книжке закончилось место для записей, необходимо оформить и вшить вкладыш. В статье подробно описано, где взять бланк, как правильно его распечатать, заполнить и вшить.

Что такое вкладыш в трудовую книжку?

Вкладыш – отдельный лист (или несколько листов) официального образца, который вшивается в трудовую книжку между последним листом и правой обложкой. Он имеет те же реквизиты, что и основной документ, и используется для продолжения записи трудовой истории, когда в основной части книги не осталось свободных строк;

Нормативно‑правовая база

• Постановление Правительства РФ № 225 от  г. – утверждает форму бланков трудовых книжек и вкладышей.
• Приказ Минтруда РФ № 320н от  г. – вводит в действие новый образец вкладыша, действующий с  г.
• Трудовой кодекс РФ (ст. 66) – регламентирует порядок ведения и хранения трудовых книжек.

Где взять готовый бланк вкладыша?

Бланки можно приобрести в специализированных магазинах канцелярских товаров, в типографиях или заказать онлайн. Ниже – популярные варианты:

1. Гознак – официальный поставщик государственных бланков. Заказ через сайт goznak.ru или в сети «Читай‑город».
2. Канцмир – интернет‑магазин, предлагающий семизначные номера и защитную краску красного цвета.
3. Типография «Рубланк» (Санкт‑Петербург) – изготавливает вкладыши по ГОСТу с возможностью доставки.
4. Для небольших предприятий часто используют PDF‑шаблоны, доступные на официальных ресурсах (например, mintrud.gov.ru).

Как подготовить документ к печати

Для корректной печати необходимо соблюдать следующие параметры:

• Размер листа: А4 (210 × 297 мм).
• Поле печати: 10 мм со всех сторон (чтобы не обрезать реквизиты).
• Тип бумаги: плотность 80‑100 г/м², белая, без отбеливателя – соответствует требованиям ГОСТ.
• Чернила: черный цвет, рекомендуется использовать лазерный принтер (чтобы обеспечить стойкость к стиранию).
• Защитная краска: на номере вкладыша (семизначный) наносится красная краска, которую наносят в типографии. При самостоятельной печати отметка может быть выполнена маркером, но это допускается только в случае отсутствия возможности получить официальный бланк.

Пошаговая инструкция по печати вкладыша

1. Скачайте официальную форму. На сайте Минтруда найдите файл Вкладыш_трудовая_книжка_2023.pdf и сохраните его.
2. Проверьте настройки принтера. Установите формат A4, отключите масштабирование (100 %). Выберите «Печать в высоком качестве».
3. Проверьте поля. В диалоговом окне печати убедитесь, что поля не меньше 10 мм.
4. Печать тестовой страницы. Напечатайте одну страницу на обычной бумаге, проверьте расположение реквизитов.
5. Печать окончательного вкладыша. Используйте бумагу требуемой плотности, печатайте нужное количество листов (обычно 1‑2 листа).
6. Контроль качества. Убедитесь, что все поля заполнены, номера не смазаны, краска красного цвета присутствует на номере.

Как правильно заполнить вкладыш

Заполнение производится в том же порядке, что и в основной трудовой книжке. Ниже – образец записи на 2026 год.

Важно! Записи в вкладыше вносятся только уполномоченным представителем работодателя (директор, главный бухгалтер) и подписываются печатью организации.

Как вшить вкладыш в трудовую книжку

1. Откройте трудовую книжку и найдите место между последним листом раздела «Трудовая деятельность» и правой обложкой.
2. На ьном листе основной книжки сделайте отметку «Выдан вкладыш № ____ от ____», указав номер и дату выдачи.
3. Вставьте вкладыш так, чтобы его левый край совпадал с левым краем последнего листа, а правый – с правой обложкой.
4. Закрепите вкладыш швейными нитками (обычно используют прочную хлопковую нить). Важно, чтобы шов был ровным и не мешал листам.
5. После вшивания подпишите и поставьте печать на ьном листе вкладыша (если это предусмотрено).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли распечатать вкладыш дома без официальной краски?

Теоретически – да, но без красной краски номер считается недействительным. Для официальных целей рекомендуется заказывать бланк в типографии, где номер будет покрыт защитной краской.

Сколько стоит один вкладыш?

Цена зависит от поставщика: в типографии «Рубланк» – от 150 руб., в магазине «Читай‑город» – около 200 руб. При заказе партии (10‑20 штук) цена может быть снижена.

Можно ли использовать электронный вариант вкладыша?

С 2020 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК). Если ваш сотрудник использует ЭТК, бумажный вкладыш не требуется. Однако пока многие организации работают с бумажными книжками, поэтому вкладыш остаётся актуальным.

Кто отвечает за покупку вкладыша?

Обязанность покупки вкладыша лежит на работодателе. Согласно ТК РФ, работодатель обязан обеспечить ведение трудовой книжки в соответствии с законодательством.

Полезные ссылки

• Приказ Минтруда РФ № 320н (2021) – новый образец вкладыша
• Официальный сайт Гознак – заказ бланков
• КонсультантПлюс – нормативные акты по трудовым книжкам
• Канцмир – онлайн‑заказ вкладышей

Распечатать вкладыш в трудовую книжку – процесс, который требует соблюдения нескольких простых правил: получить официальную форму, правильно настроить печать, заполнить документ в соответствии с требованиями закона и вшить его в книжку согласно установленной последовательности. При соблюдении всех пунктов ваш вкладыш будет признан действительным, а трудовая история сотрудника – полной.

Помните: любые отклонения от установленного образца (неправильный номер, отсутствие красной краски, неправильный шов) могут привести к признанию вкладыша недействительным и вызвать трудовые споры.