Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовую историю работника. Одним из самых важных элементов каждой записи является дата. Неправильное указание даты может привести к признанию записи недействительной, а в некоторых случаях – к юридическим спорам.

Правовые основы оформления дат

Требования к датам в трудовой книжке закреплены в нескольких нормативных актах:

• Постановление Правительства РФ № 1090 от  г. (с изменениями от ) – «О порядке ведения трудовых книжек».
• Трудовой кодекс РФ (ст. 62, 66, 70 и др.).
• Приказы Министерства труда и социальной защиты РФ, в частности изменения, вступившие в силу с 1 января 2023 года (новая форма ТК).

Во всех этих документах указано, что даты записываются арабскими цифрами, при этом:

1. День – двузначное число (01‑31).
2. Месяц – двузначное число (01‑12).
3. Год – четырёхзначное число (например, 2026).

Пример правильного оформления: .

Формат даты в разных разделах трудовой книжки

2.1 Приём на работу

В графе 2 указывается дата приёма (день, месяц, год). В графе 4 – дата и номер приказа (или договора), на основании которого запись вносится.

2.2 Перевод, перевод в другое подразделение, совместительство

Для каждой операции в графе 4 фиксируется дата приказа о переводе. Дата в графе 2 – дата фактического перевода.

2.3 Увольнение

В графе 2 указывается дата увольнения. В графе 4 – дата и номер приказа об увольнении.

2.4 Награждения, повышения квалификации, стажировки

Дата в графе 2 – дата получения награды/завершения курса. В графе 4 – ссылка на документ, подтверждающий факт.

Особенности заполнения в новых формах (с 2023 г.)

С 1 января 2023 года введена новая форма трудовой книжки. Основные изменения:

• В графе 4 теперь обязательна дата и номер приказа (или иного решения работодателя).
• Запрещено оставлять пустые строки между записями – каждая запись должна идти подряд.
• Все даты по‑прежнему указываются в формате ДД.ММ.ГГГГ арабскими цифрами.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

ЭТК вводится в рамках цифровизации документооборота. При её заполнении сохраняются те же правила:

• Дата вводится в цифровом виде (например, ).
• Система автоматически проверяет корректность формата (двузначный день, двузначный месяц, четырёхзначный год).
• При исправлении ошибок в ЭТК используется функция «аннулировать запись» и создать новую с правильной датой.

Как правильно вносить исправления даты

Если в бумажной трудовой книжке допущена ошибка, необходимо:

1. В графе 1 указать следующий порядковый номер записи (например, если ошибка в записи № 5, то новая запись будет № 6).
2. В графе 2 написать текущую дату внесения исправления.
3. В графе 3 указать: «Запись за № 5 недействительна», а в графе 4 – правильный вариант с корректной датой.
4. Подписать запись и поставить печать работодателя.

Частые ошибки при указании дат

• Словесно‑цифровой формат (например, «15 марта 2024 года») – недопустим.
• Отсутствие ведущего нуля в дне или месяце (например, «» вместо «») – считается ошибкой.
• Использование тире вместо точки (15-03-2024) – неверно.
• Пропуск строк между записями – запись может быть признана недействительной.
• Указание будущей даты (например, «» в 2026 году) без соответствующего приказа.

Примеры правильного заполнения

• Все даты – арабскими цифрами, двузначный день и месяц, четырёхзначный год.
• Формат – ДД.ММ.ГГГГ (например, ).
• Никаких пропусков строк между записями.
• При изменении ФИО, даты рождения и других персональных данных – отдельная запись‑исправление с указанием текущей даты.
• В электронных системах (ЭТК) формат проверяется автоматически, но правила остаются теми же.

Соблюдение этих простых, но обязательных правил гарантирует, что записи в трудовой книжке будут признаны действительными и не вызовут проблем при проверках, получении пенсии или трудовых спорах.