Трудовая книжка, главный документ, подтверждающий стаж и трудовую биографию работника. Однако на практике нередко возникают ситуации, когда в документе отсутствуют важные отметки: записи о приеме, увольнении, переводах или переименовании организации. Еще чаще встречается ситуация, когда самой книжки нет на руках. Разберемся, чем грозят пустые строки и как правильно действовать в соответствии с актуальным законодательством.
Чем опасны отсутствующие отметки?
Отсутствие записей в трудовой книжке — это не просто косметический дефект. Согласно данным экспертов, такие ошибки могут критически отразиться на будущем:
- Снижение пенсии: периоды работы без правильных отметок или с ошибками могут не быть учтены при определении страхового стажа, что приведет к потере пенсионных баллов и уменьшению выплат.
- Проблемы с трудоустройством: новый работодатель может усомниться в достоверности вашего опыта.
- Сложности с получением пособий: отсутствие записи об увольнении может стать причиной отказа в выплате детских пособий или постановке на учет в центре занятости.
К самым распространенным ошибкам, ведущим к потере стажа, относятся: неполные наименования предприятий, отсутствие отметок о переименованиях организации, а также ошибки в датах трудоустройства и увольнения.
Отсутствует запись об увольнении
Одна из самых частых проблем, сотрудник уволился, забрал книжку, а отметки о прекращении трудового договора там нет. Что делать?
- Обратиться к бывшему работодателю с письменным требованием внести отсутствующую запись в трудовую книжку.
- Если работодатель отказывается или организация уже ликвидирована, придется обращаться в суд для установления факта прекращения трудовых отношений.
Важно: если задержка выдачи трудовой книжки или внесения правильной записи об увольнении произошла по вине работодателя, он обязан возместить работнику не полученный им за все время задержки заработок (согласно Онлайн Инспекции и ст. 66.1 ТК РФ).
Как исправить ошибку или отсутствие записи?
По общему правилу исправления в трудовую книжку вносит тот работодатель, который допустил ошибку или пропустил отметку.
Если сотрудник обнаружил неточность уже после увольнения, новый работодатель не сможет исправить чужую запись. В этом случае необходимо обращаться к предыдущему нанимателю.
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
Если речь идет об электронной трудовой книжке, ошибки в ней может исправить только тот работодатель, который внес эту запись. Для этого он подает в Социальный фонд России (СФР) корректирующий подраздел 1.1 формы ЕФС-1.
Когда нужен дубликат?
Если записи внесены с серьезными нарушениями или документ пришел в негодность, не всегда целесообразно делать исправления. В некоторых случаях следует завести дубликат. При его оформлении вносятся только те сведения о работе в прошлом, которые подтверждены имеющимися у работника документами. Если документы содержат не все данные, в дубликат запишут только то, что в них есть.
Что делать, если трудовой книжки вообще нет?
Ситуации, когда кандидат на вакансию приходит без трудовой книжки, делятся на два типа.
Кандидат отказывается предоставлять книжку, но дает электронные сведения
Если работник предоставляет только выписку из ЭТК, но не приносит бумажную трудовую, работодателю нужно убедиться, что у сотрудника действительно есть электронная версия. Если отметки о подаче заявления о переходе на ЭТК нет, работодатель обязан попросить работника представить бумажную трудовую книжку.
Книжка утеряна или повреждена
Если трудоустройство неизбежно, а трудовой книжки нет, наниматель заводит новую книжку или оформляет её дубликат. Однако это не значит, что кадровики сделают всё сами, а вы лишь подпишете бумаги.
Алгоритм действий таков:
- Работник должен написать письменное заявление с указанием причины отсутствия трудовой книжки (утрата, повреждение и т.д.).
- На основании этого заявления (согласно ч. 5 ст. 65 ТК РФ) работодатель оформляет новый документ.
- Роструд поясняет: если работник не предоставил ни трудовую книжку, ни сведения о трудовой деятельности (по причине утраты), работодатель вправе полагать, что работник трудоустраивается впервые, и заводит для него чистый бланк.
Частные случаи и нюансы
- Отсутствие печати: До 2021 года отсутствие печати на ьном листе считалось грубой ошибкой. Сейчас, согласно Приказу Минтруда № 320н, печать ставится только если она есть у работодателя. Если печати нет, на ьном листе лучше сделать отметку «б/п» (без печати).
- Ответственность за задержку: Работодатель несет материальную ответственность за задержку выдачи трудовой книжки или предоставления сведений о трудовой деятельности при увольнении.
Отсутствие отметок в трудовой книжке, решаемая проблема, но требующая внимания и инициативы со стороны работника. Не стоит пускать ситуацию на самотек: от полноты записей напрямую зависит ваш будущий стаж и размер пенсии. Всегда проверяйте записи при увольнении, требуйте внесения недостающих отметок и помните, что при утере документа вы имеете законное право на оформление нового бланка по месту новой работы.