Трудовая книжка – один из ключевых документов‚ подтверждающих трудовую деятельность работника. При приёме на работу работодателю необходимо правильно оформить запись о приёме‚ а также собрать обязательные документы. Ниже приведены подробные правила‚ которые помогут избежать ошибок и соблюсти требования Трудового кодекса РФ и Порядка ведения трудовых книжек.
Кому нужна трудовая книжка?
- Новые сотрудники – в большинстве случаев бумажную трудовую книжку не открывают. Ведётся электронная трудовая книжка (ЭТК)‚ а запись о приёме фиксируется в отчёте ЕФС‑1.
- Сотрудники‚ уже имеющие бумажную трудовую книжку – при приёме на новое место работы запись о приёме вносятся в существующую книгу.
- Сотрудники‚ переходящие с бумажной на электронную трудовую книжку – при приёме на работу необходимо внести запись о приёме в бумажную книгу‚ а затем оформить переход в ЭТК.
Когда необходимо вносить запись о приёме?
- Если работник проработал в предыдущем месте более 5 дней‚ запись о приёме обязательно.
- Если работник проработал 5 дней или меньше‚ запись о приёме не требуется. В таком случае трудовую книжку возвращают без записей.
- Запись о приёме вносится в течение недели со дня приёма (согласно Порядку).
- При переводе в новое место работы запись о приёме вносится в трудовую книжку в порядке перевода‚ а в графе 4 указываются реквизиты приказа о приёме.
- Записи о временных переводах не делают‚ так как это противоречит статье 66 ТК РФ и пункту 9 Порядка.
Как выглядит запись о приёме в трудовой книжке?
Запись состоит из следующих полей:
- Полное (и сокращённое‚ если применимо) наименование работодателя.
- Дата приёма.
- Номер и дата приказа о приёме.
- Должность и вид работы.
- Условия труда (если применимо).
Запись не нумеруется и размещается в разделе «Сведения о работе».
Обязательные документы при приёме на работу
Ниже приведён список документов‚ которые необходимо собрать у сотрудника:
| № | Документ | Кому требуется |
|---|---|---|
| 1 | Паспорт | Все сотрудники |
| 2 | СНИЛС | Все сотрудники |
| 3 | Трудовая книжка (бумажная) или сведения о трудовой деятельности (выдача из ЭТК) | Сотрудники‚ имеющие бумажную книгу |
| 4 | Справка о характере и условиях труда (если должность подразумевает вредный труд) | Требуется по ТК РФ |
| 5 | Документ об образовании (если должность требует определённого уровня квалификации) | Требуется по ТК РФ |
| 6 | Справка о доходах (если требуется для расчёта пособий) | При необходимости |
Переход на электронную трудовую книжку
Если сотрудник предъявил бумажную трудовую книжку и сразу же подал заявление о переходе на электронный вариант‚ то:
- Сначала принимается бумажная книга и в неё вносится запись о приёме.
- Затем оформляется переход в ЭТК (подача заявления‚ выдача электронного сертификата).
- Запись о приёме в ЭТК фиксируется в отчёте ЕФС‑1.
Что делать‚ если работник уже имеет электронную трудовую книжку?
В таком случае запись о приёме не вносится в бумажную книгу‚ а отражается в отчёте ЕФС‑1. При этом необходимо:
- Проверить наличие закрывающей записи в ЭТК.
- Убедиться‚ что в ЭТК учтён страховой стаж.
- Собрать все необходимые документы (паспорт‚ СНИЛС‚ справка о доходах).
Как избежать ошибок при ведении трудовой книжки?
- Не вносить записи о временных переводах.
- Не вносить запись о приёме‚ если работник проработал 5 дней или меньше.
- Вносить запись о приёме в течение недели со дня приёма.
- Соблюдать порядок заполнения полей (наименование работодателя‚ дата‚ приказ).
- При наличии бумажной книги – проверять наличие закрывающей записи.
- При переходе на ЭТК – оформлять переход в соответствии с Порядком.
Трудовая книжка остаётся важным документом‚ подтверждающим трудовую историю сотрудника. При приёме на работу необходимо:
- Собрать все обязательные документы.
- Внести запись о приёме в соответствии с требованиями ТК РФ и Порядка.
- Учитывать особенности бумажной и электронной трудовой книжки.
- Соблюдать сроки и правила внесения записей‚ чтобы избежать штрафов и недоразумений.
Следуя этим рекомендациям‚ вы обеспечите корректное ведение трудовой книжки и соблюдение всех законодательных требований.