С 1 января 2021 года в России действует новый порядок ведения трудовых книжек, который кардинально изменил подход к учету трудового стажа․ Ключевым элементом реформы стало формирование и хранение сведений о трудовой деятельности (СТД) в информационных системах Пенсионного фонда России (ПФР)․ Эта статья подробно разъясняет, как и когда работодатель передает данные в ПФР, какие права есть у работника и как проверить актуальность своих сведений․

Законодательная база и основные понятия

Реформа основана на двух федеральных законах:

• ФЗ № 439-ФЗ от — внес изменения в Трудовой кодекс РФ о формировании СТД в электронном виде․
• ФЗ № 436-ФЗ от, установил порядок взаимодействия ПФР, работодателей и граждан․

Основные термины:

• Сведения о трудовой деятельности (СТД) — официальная информация о периодах работы, трудовых договорах, основаниях увольнения и т․д․
• Электронная трудовая книжка (ЭТК) — форма хранения СТД в базе данных ПФР․ Бумажная трудовая книжка при этом может сохраняться по заявлению работника․
• Форма СЗВ-ТД, отчетный документ, который работодатель направляет в ПФР для внесения СТД․

Кто и когда обязан подавать сведения в ПФР?

Обязанность по представлению СТД в ПФР лежит на страхователе (работодателе)․ Передача данных осуществляется в электронном виде через информационные системы (например, «СБИС», «Контур․Эльба» и др․) или напрямую в ПФР․

Сведения представляются в обязательном порядке при наступлении следующих кадровых событий в отношении работника:

1. Прием на работу (заключение трудового договора)․
2. Перевод на другую постоянную работу․
3. Увольнение (расторжение трудового договора)․
4. Подача работником письменного заявления о выборе способа ведения трудовой книжки (электронного или бумажного)․

Важный срок: Работодатель обязан направить СЗВ-ТД в ПФР не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа (распоряжения) по соответствующему кадровому событию․

Что именно передается в ПФР?

В составе СЗВ-ТД работодатель указывает:

• ФИО работника, дату рождения, СНИЛС․
• Сведения о трудовом договоре (дата заключения, номер, должность, подразделение)․
• Дату и основание увольнения (при увольнении)․
• Информацию о заявлении работника о выборе вида ведения трудовой книжки (если оно подавалось)․

Права и обязанности работника: выбор способа ведения

С 1 января 2021 года каждый работник при приеме на работу имеет право выбрать, как будут вестись сведения о его трудовой деятельности:

1. Только в электронном виде (ЭТК)․ Бумажная трудовая книжка не оформляется․ Все данные хранятся в ПФР․
2. В бумажном виде (традиционная трудовая книжка)․ Работодатель продолжает делать в ней записи, но при этом обязан передавать те же сведения в ПФР в форме СЗВ-ТД․

Как подать заявление о выборе?
Работник должен написать письменное заявление в произвольной форме на имя работодателя (руководителя организации)․ В заявлении четко указать выбранный способ․ Работодатель обязан принять это заявление и учесть его при формировании СЗВ-ТД․

Важно: Если работник не подал заявление, по умолчанию считается, что он выбрал ведение СТД в электронном виде (ст․ 62․1 ТК РФ)․ Однако на практике многие работодатели продолжают выдавать бумажные книжки без заявления․ Для избежания споров лучше зафиксировать свой выбор письменно․

Как работник может проверить свои сведения в ПФР?

Все сведения о трудовой деятельности, переданные работодателями, хранятся в информационных ресурсах ПФР․ Работник может их проверить несколькими способами:

1. Через личный кабинет на сайте ПФР (пфр․госуслуги․рф) или на портале «Госуслуги»․ Это основной способ․ Необходима учетная запись с подтвержденной личностью․ В разделе «Сведения о трудовой деятельности» будут отражены все периоды, по которым ПФР получил данные от работодателей․
2. Через МФЦ («Мои документы»)․ Можно получить официальную распечатанную справку (форма СТД-ПФ), заверенную ПФР․ Эта справка имеет юридическую силу и может заменять трудовую книжку при подтверждении стажа․
3. Запросив выписку напрямую в отделении ПФР․ Менее удобный способ, но также возможный․

Что делать, если в личном кабинете ПФР нет данных о недавнем месте работы?
Сначала нужно убедиться, что работодатель действительно подал отчет․ Спросите у кадровиков дату и номер отправленного СЗВ-ТД․ Если данные не появились в ПФР в течение 10-15 рабочих дней после увольнения, стоит обратиться с жалобой в ПФР или трудовую инспекцию․

Ответственность работодателя за неподачу или несвоевременную подачу сведений

За нарушение порядка представления СЗВ-ТД работодатель несет административную ответственность по ст․ 15․33 КоАП РФ․

• За непредставление или представление неполных/недостоверных сведений — штраф от 5 000 до 50 000 руб․ для должностных лиц и от 50 000 до 100 000 руб․ для юридических лиц․
• За повторное нарушение в течение года — дисквалификация должностного лица на срок от 1 до 3 лет․

Кроме того, неподача сведений может привести к невозможности работника получить пенсию или иные социальные выплаты, так как ПФР не сможет подтвердить его стаж․

Краткая памятка для работника

1. При приеме на работу — подайте письменное заявление о выборе способа ведения трудовой книжки (электронный/бумажный)․ Сохраните копию заявления с отметкой о принятии․
2. При увольнении — убедитесь, что в вашей (бумажной) трудовой книжке сделана последняя запись․ Запросите у кадровиков справку об окончании работы (по форме СТД-ПФ) или проверьте данные в личном кабинете ПФР в течение месяца․
3. Регулярно (раз в 1-2 года) проверяйте актуальность своих сведений в личном кабинете ПФР․ Это поможет вовремя выявить ошибки․
4. При обнаружении ошибки (неверная дата, должность, основание увольнения) — обратитесь с заявлением о внесении изменений к бывшему работодателю․ Он обязан подать корректирующий СЗВ-ТД в ПФР․

Система сведений в ПФР о ведении трудовых книжек — это современный и надежный способ централизованного учета трудового стажа․ Главное для работника — активно участвовать в процессе: сделать осознанный выбор способа ведения, контролировать факт передачи данных работодателем в ПФР и регулярно проверять свою электронную трудовую книжку в личном кабинете․ Главное для работодателя — строго соблюдать сроки и полноту передачи отчетности (СЗВ-ТД) в ПФР, а также грамотно оформлять заявления работников о выборе вида ведения трудовой книжки․

Статья подготовлена на основе актуального законодательства и практики ПФР по состоянию на 2026 год․ Для получения персональной консультации рекомендуется обращаться в отделение ПФР или к юридическому специалисту․