Трудовая книжка (ТК) – это основной документ, фиксирующий трудовую деятельность и стаж работника. Её оформление, ведение и хранение регулируются статьями 65 и 66 Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ). Ниже подробно рассмотрены правила, действующие на 2026 год, включая переход на электронный формат.

Нормативная база

• Статья 65 ТК РФ – определяет, кто и когда получает трудовую книжку.
• Статья 66 ТК РФ – устанавливает, что трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и стаже.
• Постановления Правительства РФ и приказы Минтруда России – уточняют форму, порядок ведения, хранения и изготовления бланков.

Согласно ст. 65 ТК РФ, трудовая книжка заводится на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, если эта работа является для него основной. Если работа менее пяти дней или носит временный/случайный характер, книжка не оформляется.

Когда трудовая книжка заводится впервые?

Первичное оформление происходит:

1. При первом трудоустройстве гражданина, если он ранее не имел трудовой книжки.
2. При приёме на работу иностранного работника, у которого нет российской трудовой книжки (в этом случае оформляется новая книжка или электронный аналог).
3. При восстановлении утерянной или испорченной книжки (по заявлению работника и с подтверждением стажа).

Оформление производит работодатель в течение пяти рабочих дней с момента приёма на работу (ст. 66 ТК РФ).

Бумажная vs электронная трудовая книжка

Переход на электронный формат

С 1 января 2021 года в России введён обязательный электронный учёт трудовой деятельности (ЭТК) для всех newly hired сотрудников, то есть для тех, кто впервые вступает в трудовые отношения после этой даты. Основные положения:

• Для впервые устраиваемых сотрудников бумажная трудовая книжка не заводится; сведения вносятся непосредственно в электронную трудовую книжку, доступную через личный кабинет на портале «Госуслуги» или через систему работодателя.
• Работники, уже имевшие бумажную ТК до 2021 года, могут продолжать её использовать либо перейти на электронный формат по своему желанию (заявление работника).
• Работодатель обязан обеспечить передачу сведений в ПФР (Социальный фонд России) в электронном виде не позднее пяти рабочих дней с момента приёма, перевода или увольнения.

Когда всё ещё требуется бумажная книжка?

Бумажная форма сохраняется в следующих случаях:

• Для сотрудников, принятых на работу до 1 января 2021 года, которые не перешли на ЭТК.
• При работе в организациях, не подключённых к системе электронного документооборота (например, некоторые небольшие ИП или организации в отдалённых регионах, где техническая возможность отсутствует).
• По требованию работника, если он предпочитает вести бумажный документ (заявление о сохранении бумажной ТК).
• При оформлении трудовых отношений с иностранными гражданами, у которых нет доступа к российской ЭТК (в этом случае может быть выдана бумажная книжка как временный документ).

Порядок ведения и хранения трудовых книжек

Независимо от формы (бумажная или электронная) соблюдаются общие правила:

1. Записи вносятся только уполномоченным лицом (кадровик, бухгалтер, руководитель) и заверяются подписью и печатью организации.
2. Каждая запись содержит: дату приёма, должность, структурное подразделение, основание (приказ, договор) и, при увольнении – дату увольнения, основание и формулировку.
3. Хранение бумажных ТК осуществляется в условиях, исключающих повреждение (огнестойкие шкафы, сейфы) не менее 50 лет после увольнения работника.
4. Электронные трудовые книжки хранятся в информационной системе ПФР и доступны работнику через его личный кабинет на портале «Госуслуги».

Ответственность за нарушение правил ведения ТК

Нарушение порядка оформления, ведения или хранения трудовых книжек влечёт административную ответственность:

• Штраф для должностных лиц – от 1 000 до 5 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).
• Штраф для организаций – от 30 000 до 50 000 рублей.
• При повторных нарушениях – увеличение штрафов и возможная дисквалификация руководителя на срок до 3 лет.

Практические рекомендации для работодателей

• Своевременно оформлять ТК (или вносить данные в ЭТК) в течение пяти рабочих дней с момента приёма.
• Вести внутренний журнал учёта issued трудовых книжек и электронных выписок.
• Проводить ежегодную инвентаризацию бумажных ТК и проверку соответствия данных в ЭТК.
• Обеспечить обучение кадрового персонала новым требованиям по электронному документообороту.
• При переходе с бумажного на электронный формат получить письменное согласие работника (если он предпочитает сохранить бумажный вариант).

Трудовая книжка остаётся ключевым документом, подтверждающим трудовой стаж и права работника. С 2021 года основной формат ведения – электронный, однако бумажные книжки всё ещё используются для определенных категорий сотрудников. Знание положений статей 65 и 66 ТК РФ, а также соблюдение установленного порядка оформления, ведения и хранения помогает избежать штрафов и защищает интересы как работодателя, так и работника.

Следует помнить, что своевременное и корректное оформление трудовой книжки – это не только юридическая обязанность, но и важный элемент построения прозрачных и надёжных трудовых отношений в организации.