Трудовая книжка – один из ключевых документов, подтверждающих трудовые отношения между работником и работодателем. В ней фиксируются все важные события: приём на работу, перевод, увольнение, повышение и т.д. Правильное оформление записей в трудовой книжке имеет юридическое значение и защищает права обеих сторон.
Общие требования к записи о приёме
Согласно статье 39 Трудового кодекса РФ, приём на работу на основное место работы, если он длится более 5 дней, обязан фиксироваться в трудовой книжке. В записи указываются:
- Дата приёма;
- Наименование работодателя;
- Должность (или вид деятельности);
- Основание приёма (договор, приказ, распоряжение и т.д.);
- Номер и дата документа, на основании которого работник принят.
Важные нюансы:
- Если работник проработал менее 5 дней, запись не обязательна. В таком случае работодатель может вернуть трудовую книжку без записей.
- При переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК) необходимо сначала оформить запись о приёме в бумажной книжке, затем записать переход на ЭТК и только после этого вернуть бумажную копию.
- При изменении названия предприятия запись о переименовании делается отдельной строкой, указывая дату и номер приказа.
Процедура оформления записи о приёме
- Заполнение бланка – работодатель заполняет поля согласно шаблону, который можно скачать с сайта Минтруда РФ.
- Проверка данных – проверка правильности даты, названия предприятия, должности и основания приёма.
- Подпись и штамп – руководитель предприятия ставит подпись и печать (или штамп) на странице трудовой книжки.
- Передача книги работнику – после оформления работник получает книгу в своём распоряжении.
Особые случаи
3.1 Вахтовый метод
Приём на работу вахтовым методом оформляется тем же способом, но в графе 3 указывается «вакантное место» и дата начала работы. Пример:
Дата приёма: Наименование работодателя: ООО «ТехноПром» Должность: Инженер по обслуживанию Основание: Договор № 12/2024 от
3.2 Перевод внутри предприятия
Перевод сотрудника на другое постоянное место работы в том же предприятии оформляется как новый приём, но в графе 3 указывается «перевод» и дата перевода.
3.3 Переименование предприятия
При изменении названия предприятия запись выглядит так:
Наименование: ООО «НовыйПром» Основание: Переименование, приказ № 45 от
3.4 Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)
Согласно ФЗ «О персональных данных», переход на ЭТК возможен в любой момент. Процедура:
- Запись о приёме в бумажной книжке;
- Запись о переходе на ЭТК (указывается дата, номер приказа о переходе);
- Возврат бумажной копии работнику.
Примеры записей
4.1 Обычная запись о приёме
№ 1 Дата приёма: Наименование работодателя: ООО «РосТех» Должность: Менеджер по продажам Основание: Договор № 7/2023 от
4.2 Запись о приёме вахтовым методом
№ 2 Дата приёма: Наименование работодателя: ООО «ТехноПром» Должность: Инженер по обслуживанию Основание: Договор № 12/2024 от
4.3 Запись о переводе внутри предприятия
№ 3Дата перевода: Наименование работодателя: ООО «РосТех» Должность: Руководитель отдела Основание: Перевод, приказ № 23 от
4.4 Запись о переименовании предприятия
№ 4 Наименование: ООО «НовыйПром» Основание: Переименование, приказ № 45 от
4.5 Запись о переходе на ЭТК
№ 5 Дата перехода: Основание: Переход на электронную трудовую книжку, приказ № 67 от
Правила 5‑дневного правила
Если работник проработал в компании менее 5 дней и сам решил уйти, работодатель может вернуть трудовую книжку без записей. Однако, если работник уже был принят и работал более 5 дней, запись о приёме и последующее расторжение договора должны быть оформлены в соответствии с законодательством.
Проверка и исправление ошибок
При обнаружении ошибок в записах работодатель обязан исправить их в течение 5 рабочих дней с момента обнаружения. Исправление производится путем записи в следующей строке, указания даты исправления, подписи руководителя и печати.
№ 6 Дата исправления: Пояснение: Исправлена дата приёма с на
Правильное оформление записей в трудовой книжке – залог юридической чистоты трудовых отношений. Соблюдение всех требований, указанных в Трудовом кодексе РФ и сопутствующих нормативных актах, позволяет избежать конфликтов и защитить права как работодателя, так и работника; Не забывайте обновлять шаблоны записей и следить за изменениями законодательства.