Трудовая книжка (или электронный трудовой запись) – основной документ, подтверждающий трудовой стаж работника. Правильное оформление и своевременная передача книжки новому работодателю защищает ваши права и упрощает оформление всех последующих документов.

Общие положения

• Трудовая книжка – обязательный документ для всех работников, за исключением тех, кто поступает на работу впервые.
• Согласно статьям 347‑355 Трудового кодекса (КТ) и Нарядбе за трудовите книжки и трудовия стаж, работник обязан представить трудовую книжку работодателю при приёме на работу.
• С 1 июня 2025 г. в действие вступил закон об электронных трудовых записях. Теперь большинство работодателей используют электронный реестр, однако бумажная книжка сохраняется в архиве до 50 лет.

Когда необходимо сдавать трудовую книжку

1. При постановке на учёт в новой организации (подписании трудового договора).
2. При переводе внутри одной компании (если перевод сопровождается изменением подразделения).
3. При выходе на пенсию – книжка передаётся в пенсионный фонд для подтверждения стажа.
4. Если работник самостоятельно переоформляет книжку (например, при смене фамилии).

Исключение: первый раз на работу. В этом случае работодатель обязан в течение 5 дней выдать новую трудовую книжку.

Как правильно оформить сдачу книжки

Подготовка документов

• Убедитесь, что в книжке отсутствуют пустые страницы без отметок о предыдущих местах работы.
• Проверьте, что все записи подписаны и проштампованы работодателями, а даты соответствуют реальному периоду работы.
• Если в книжке есть ошибки, потребуйте их исправить до сдачи (см. пункт 6).

Сдача бумажной книжки

1. Заполните акт приёма‑передачи трудовой книжки. В акте указываются:
   • ФИО работника;
   • Серия и номер книжки;
   • Дата сдачи;
   • Подписи обеих сторон.
2. Передайте книжку в кадровый отдел или в отдел кадров, указанный в трудовом договоре.
3. Получите копию акта и/или подтверждение о получении книжки (подтверждающий документ).

Электронный трудовой запись

Если ваш новый работодатель использует электронный реестр, процедура выглядит так:

1. Работник предоставляет копию первой (бумажной) трудовой книжки и/или данные из ЭТЗ (Электронный трудовой запись).
2. Кадровый специалист вносит сведения в Единый реестр занятости (ЭТЗ).
3. Работнику высылается электронное подтверждение о регистрации записи.

Сроки и порядок передачи

• Работник обязан представить книжку в течение первого рабочего дня после подписания трудового договора;
• Работодатель обязан в течение 5 дней после получения книжки внести все необходимые отметки и вернуть её работнику (если это требуется).
• Если работодатель не выдает новую книжку первому работнику, стоимость её выплачивается за счёт первого работодателя.

Что делает работодатель после получения книжки

1. Проверяет достоверность записей (даты, подписи, печати).
2. Вносит отметку о приёме на работу (дата, должность, условия труда).
3. Если используется электронный реестр – загружает данные в ЕТЗ и сохраняет скан-копию бумажной книжки в архив.
4. Хранит бумажную книжку в архиве не менее 50 лет (в соответствии с нормативами).

Возможные проблемы и способы их решения

Ошибки в записях

• Сразу же укажите на ошибку в присутствии представителя работодателя.
• Требуйте внести исправление (подпись, печать, указание причины исправления).
• Если работодатель отказывается, обратитесь в Трудовую инспекцию или в суд с заявлением о защите трудовых прав.

Отказ работодателя принять книжку

Согласно ТК, отказ является нарушением. Действия:

1. Сделайте письменный запрос (рекомендовано заказным письмом) о приёме книжки.
2. Если в течение 5 дней ответ не получен – подайте жалобу в Трудовую инспекцию.
3. При необходимости – обратитесь в суд с иском о принудительном приёме книжки и возмещении морального вреда.

Потеря книжки

Если книжка утеряна, необходимо:

1. Обратиться в отдел кадров предыдущего работодателя за справкой о стаже.
2. Подать заявление в Пенсионный фонд о выдаче дубликата.
3. Получить выписку из ЕТЗ (если уже введена электронная запись).

Практические советы

• Сохраняйте копии всех актов и справок – они могут понадобиться при проверках.
• Перед сдачей книжки сделайте фотокопию первой и последней страниц для собственного архива.
• Если ваш новый работодатель использует электронный реестр, уточните, какие данные вам необходимо предоставить (скан, выписка из ЕТЗ и т.д.).
• При первом трудоустройстве убедитесь, что ваш первый работодатель выдал вам новую книжку в течение 5 дней.
• Регулярно проверяйте правильность записей в своей книжке – это упростит процесс при смене работы.

Сдача трудовой книжки работодателю – обязательный и ответственный процесс, регулируемый Трудовым кодексом и новыми нормативами об электронных трудовых записях. Соблюдая сроки, правильно оформляя акты приёма‑передачи и контролируя корректность записей, вы защищаете свои трудовые права, упрощаете получение пенсии и других социальных выплат.

Помните: правильная документация – ваш лучший помощник в профессиональной жизни.