Трудовая книжка остаётся одним из ключевых документов, подтверждающих трудовую деятельность работника. Несмотря на развитие электронных форм, бумажные трудовые книжки по‑прежнему применяются в большинстве организаций, а их ведение, учёт и хранение регулируются нормативными актами, которые периодически обновляются. Ниже представлен подробный обзор актуальных правил ведения трудовых книжек, основанный на информации из официальных источников и действующих нормативов на .

Нормативная база

• Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек» – основной нормативный акт, действующий с и актуальный на сегодняшний день.
• Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях (ред. от ) – исторический документ, который всё ещё используется в части, не противоречащей приказу № 320н.
• Положения о ведении и хранении трудовых книжек – внутренние нормативные акты работодателя (Положение, Правила и т.д.), которые могут уточнять порядок учёта, выдачи и хранения.
• Законодательство об электронной трудовой книжке (ФЗ‑№ 27‑ФЗ «О трудовой книжке» и последующие поправки) – регулирует переход на электронный формат и право выбора способа ведения.

Все перечисленные акты обязательны для соблюдения, однако работодатель вправе дополнительно утвердить свои внутренние правила, которые не должны противоречить федеральным требованиям.

Виды трудовых книжек

Бумажная трудовая книжка

Классический формат – бланк установленного образца, содержащий разделы:

1. Личные данные работника;
2. Сведения о приёме на работу, переводах, увольнениях;
3. Информация о наградах, поощрениях, дисциплинарных взысканиях;
4. Дополнительные сведения (например, о совмещении, обучении).

Бланки изготавливаются в соответствии с ГОСТ Р 50779‑95 и обеспечиваются работодателем.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С введена возможность ведения трудовой книжки в электронном виде через систему «Социальный фонд России» (ранее ПФР). Основные положения:

• Для сотрудников, принятых на работу до , сохраняется право выбора между бумажным и электронным форматом.
• Для тех, кто впервые устраивается на работу с (и позже), трудовая книжка ведётся исключительно в электронном виде; заявление о переходе не требуется.
• Переход с бумажного на электронный формат осуществляется по заявлению работника; после этого работодатель получает бумажную книжку на руки и освобождается от обязанности её хранения.

На момент электронная трудовая книжка является обязательной для всех newly hired сотрудников, а также для тех, кто перешёл на ЭТК по собственному желанию.

Порядок выдачи и оформления трудовой книжки

При приёме на работу впервые

Согласно пункту 8 Инструкции (ред. от ) и приказу № 320н:

• Трудовая книжка оформляется работодателем не позднее недельного срока с момента приёма на работу;
• Оформление производится в присутствии работника;
• Вносятся записи о приёме (должность, подразделение, дата приёма) и подпись ответственного лица (кадровик, руководитель отдела кадров).

При переводе, совмещении, увольнении

• Запись о переводе делается в течение трёх рабочих дней с даты издания приказа о переводе;
• При увольнении в трудовой книжке указываеться причина увольнения, дата и номер приказа, а также подпись уполномоченного лица;
• Если работник увольняется по собственному желанию, в книжке делается запись «Уволен по собственному желанию» с указанием даты.

Восстановление утраченной трудовой книжки

С заявление об утрате подаётся по месту работы, где была сделана последняя запись. Работодатель обязан:

• Выдать дубликат трудовой книжки (или оформить электронную версию, если работник выбрал ЭТК);
• Сделать запись о выдаче дубликата в книге учёта трудовых книжек;
• Предупредить работника о необходимости хранения дубликата в надёжном месте.

Учёт и хранение трудовых книжек в организации

Журнал учёта трудовых книжек

Организация должна вести журнал (или электронный реестр) учёта бланков трудовых книжек и их движения. В журнале фиксируются:

1. Номер и серия бланка;
2. Дата получения бланка от поставщика;
3. ФИО работника, которому выдана книжка;
4. Дата выдачи и возврата (при увольнении, переводе на другую работу внутри организации);
5. Подпись ответственного лица.

Журнал может быть оформлен в виде таблицы в Excel, специализированной кадровой системы или в бумажном виде – главное, чтобы он обеспечивал прослеживаемость каждого бланка.

Требования к хранению

• Трудовые книжки хранятся в отдельном шкафу или сейфе, обеспечивающем защиту от пожара, влаги и несанкционированного доступа;
• Доступ к книжкам имеют только уполномоченные сотрудники отдела кадров и руководитель организации;
• Периодически (не реже одного раза в год) проводится инвентаризация наличия трудовых книжек с сопоставлением данных журнала учёта;
• При обнаружении недостачи составляется акт, а виновные лица привлекаются к дисциплинарной ответственности в соответствии с внутренними нормативными актами и ТК РФ.

Срок хранения

Трудовая книжка хранится у работодателя до момента увольнения работника. После увольнения книжка выдаётся на руки сотруднику. Если работник отказывается получить книжку, она хранится в организации не менее 50 лет с даты последней записи (в соответствии с требованиями к хранению личных документов работников).

Особенности ведения трудовых книжек в 2025‑2026 гг.

Обязательный электронный формат для newly hired

С все newly hired сотрудники оформляются исключительно в электронном виде. Это означает, что:

• Бланк бумажной трудовой книжки не выдаётся;
• Все записи о приёме, переводах, увольнениях вносятся в личный кабинет работника на портале «Социальный фонд России»;
• Работодатель не несёт ответственности за хранение бумажного варианта (его просто нет).

Право выбора для сотрудников, принятых до

Эти работники могут:

• Оставаться на бумажном варианте (требуется ведение и хранение в организации);
• Перейти на электронную трудовую книжку по заявлению (после получения заявления работодатель выдаёт бумажную книжку на руки и снимает с себя обязанность её хранения).

Изменения в оформлении записей

Приказ № 320н уточнил форму записи о приёме на работу:

Дата приёма: __.__.20__
Должность: ______________________
Подразделение: __________________
Приказ № ___ от __.__.20__ о приёме на работу
Подпись ___________________ (ФИО, должность)

Аналогично оформляются записи о переводе и увольнении.

Использование собственных форм учёта

Согласно разъяснениям Минтруда и практике КонсультантПлюс, работодатель вправе разработать собственную форму журнала учёта бланков трудовых книжек и вкладыша в неё, при условии, что в ней присутствуют все обязательные реквизиты, указанные в пункте 4.1 настоящей статьи.

Ответственность за нарушения

Нарушение порядка ведения, учёта или хранения трудовых книжек влечёт:

• Предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ) за каждое нарушение;
• При повторных нарушениях – штраф от 5 000 до 20 000 руб. или дисквалификация должностных лиц на срок до 3 лет;
• В случае утраты трудовой книжки по вине работодателя – возмещение ущерба работнику (средний заработок за период, пока книжка отсутствовала).

Практические рекомендации для кадровых служб

1. Разработайте внутреннее Положение о ведении и хранении трудовых книжек, которое будет включать:
   • Порядок выдачи и приёма книжек;
   • Журнал учёта (образец таблицы);
   • Инструкцию по работе с электронной трудовой книжкой;
   • План проведения инвентаризации и ответственных лиц.
2. Обеспечьте обучение сотрудников отдела кадров по новым требованиям приказа № 320н и работе с ЭТК (вебинары, методические материалы).
3. Автоматизируйте учёт: используйте кадровые системы (1С:ЗУП, SAP SuccessFactors и т.д.), которые имеют модуль учёта трудовых книжек и формируют электронные выписки для работников.
4. Храните резервные копии электронных записей в защищённом облачном хранилище с двухфакторной аутентификацией, чтобы избежать потери данных при сбоях.
5. Регулярно проверяйте соответствие внутренних актов федеральному законодательству (не реже одного раза в год) и вносите изменения при необходимости.
6. Информируйте работников о их правах (право выбора формата, порядок получения дубликата, процедура перехода на ЭТК) через внутренние порталы, информационные стенды и инструкции при приёме на работу.

Ведение трудовых книжек остаётся важной функцией кадровой службы, требующей внимательного отношения к нормативным требованиям и организации внутреннего учёта. На 2025‑2026 гг. актуальны два параллельных пути: обязательная электронная трудовая книжка для newly hired сотрудников и возможность выбора формата для тех, кто был принят до . Соблюдение порядка выдачи, записи, учёта и хранения – залог законной деятельности организации и защиты прав работников. Следуя рекомендациям, изложенным выше, кадровые службы смогут минимизировать риски штрафов и обеспечить прозрачность и надёжность ведения трудовых книжек.