Трудовая книжка остается основным документом, подтверждающим трудовой стаж и деятельность работника. Несмотря на активную цифровизацию кадрового документооборота, правильное ведение как электронных, так и бумажных трудовых книжек жестко регламентировано законодательством. Знание актуальной нормативной базы позволяет работодателю избежать штрафов, а работнику — проблем с подтверждением стажа.

Нормативная база: какими правилами руководствоваться

С года старые инструкции и правила были окончательно отменены. Сегодня основным документом, регулирующим этот вопрос, являются Правила ведения и хранения трудовых книжек, утвержденные приказом Минфина от № 320н. Именно этот приказ устанавливает актуальный порядок заполнения трудовой книжки, выдачи дубликатов, вкладышей, а также взаимодействия с электронными сведениями о трудовой деятельности (ст. 66.1 ТК РФ).

Электронная и бумажная трудовая книжка: что изменилось?

Цифровизация коснулась и трудовых отношений. Ключевые правила, актуальные на 2026 год:

• Для лиц, впервые поступивших на работу (после вступления в силу Федерального закона от № 439-ФЗ), бумажная трудовая книжка более не заводится. Для них ведется только электронная трудовая книжка (ЭТК).
• Одновременное ведение бумажного и электронного вариантов обязательно, если работник, имевший стаж до введения ЭТК, не написал заявление об отказе от бумажной книжки.
• Если работник подал заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в электронном виде (отказался от бумажного формата), работодатель выдает бумажную трудовую книжку на руки и далее ведет сведения только в электронном виде.

Общие требования к заполнению бумажной трудовой книжки

Заполнение трудовой книжки осуществляется на основании следующих документов:

1. Диплом, аттестат;
2. Сертификаты о повышении квалификации и иные документы, подтверждающие образование, квалификацию и специальные знания работника;
3. Приказы о приеме на работу, переводе, увольнении и т.д.

Ответственность за корректное заполнение и ведение трудовых книжек в организации несет работодатель (конкретно — специалист отдела кадров или иное уполномоченное лицо). Трудовая книжка не должна содержать неправильных или нечитаемых записей, помарок и неофициальных сокращений.

Структура и разделы трудовой книжки

Согласно Правилам № 320н, заполнение трудовой книжки разбито на несколько логических блоков:

II. Заполнение сведений о работнике (ьный лист)

ьный лист заполняется при первичном оформлении книжки, а также при выдаче дубликата или вкладыша. Здесь указываются:

• Фамилия, имя, отчество (полностью, без сокращений);
• Дата рождения (на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность);
• Образование, квалификация, специальность (на основании диплома, аттестата или сертификата);
• Дата заполнения трудовой книжки;
• Подпись работника и подпись лица, ответственного за выдачу трудовых книжек;
• Печать организации (при наличии).

III. Заполнение сведений о работе

Это самый объемный раздел. В графе «Сведения о приеме…» в виде заголовка вносится полное и сокращенное (при наличии) наименование организации. Под этим заголовком вносятся записи о:

• Приеме на работу с указанием структурного подразделения и должности (профессии, специальности);
• Переводе на другую постоянную работу;
• Увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт, часть статьи ТК РФ или иного федерального закона);
• Присвоении нового разряда, класса, категории и т.д.

Каждая запись должна иметь свой порядковый номер и дату внесения.

IV. Заполнение сведений о награждении

В этот раздел вносятся сведения о государственных наградах, почетных грамотах, наградах организации и иных поощрениях, предусмотренных законодательством или локальными актами работодателя. Записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда, в этот раздел не вносятся.

VI. Вкладыш в трудовую книжку

Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов (например, «Сведения о работе»), оформляется вкладыш. Он вшивается в трудовую книжку и без нее недействителен. На ьном листе трудовой книжки ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша. ьный лист вкладыша заполняется по тем же правилам, что и ьный лист трудовой книжки.

VII. Выдача трудовой книжки работнику

При увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации и подписью самого работника. Трудовая книжка выдается работнику в день увольнения (последний рабочий день).

VIII. Учет и хранение трудовых книжек

Трудовые книжки и их дубликаты, не полученные работниками при увольнении, хранятся в организации до их востребования. В организации должны вестись книги учета:

1. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
2. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.

Бланки трудовых книжек хранятся как документы строгой отчетности. С 2023 года оформление бумажных трудовых книжек (для тех, кому они все еще требуются) производится на новых бланках.

Особенности заполнения электронной трудовой книжки (ЭТК)

Электронная трудовая книжка не имеет физического носителя у работодателя. Вся информация хранится в информационной системе Пенсионного фонда России (СФР).

Как заполнить ЭТК? Работодатель не заполняет ее вручную. Сведения о трудовой деятельности направляются в электронном виде в рамках кадрового электронного документооборота (ЭДО). В программы (например, 1С) вносятся данные о приеме, переводе или увольнении, и они автоматически формируются в отчет.

Когда заполнять? Сведения подаются работодателем не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения).

При увольнении как оформить? При увольнении работодатель обязан предоставить работнику сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р. Этот документ выдается:

• В бумажном виде (под подпись работника);
• Или в электронном виде (если работник подал об этом соответствующее заявление, документ подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью).

Требования к заполнению трудовой книжки в 2026 году требуют от кадровых специалистов внимательности и понимания принципов параллельного существования бумажного и электронного форматов. Главное, строго следовать Приказу Минфина № 320н, своевременно вносить записи на основании официальных документов и не забывать о сроках передачи электронных сведений. Это обеспечит законность кадрового учета и защитит права работников на их трудовой стаж.