Трудовая книжка — это основной документ о трудовой деятельности работника, подтверждающий его стаж, опыт и квалификацию. Правильное ведение, хранение и обеспечение бланками этой книжки, прямая обязанность работодателя, нарушение которой влечёт серьезную административную ответственность. Данная статья подробно разбирает все аспекты, регулируемые Трудовым кодексом РФ и подзаконными актами.
Нормативная база
Основными документами, регулирующими данную сферу, являются:
- Трудовой кодекс Российской Федерации (статьи 66, 67, 85, 96).
- Постановление Правительства РФ от № 603 «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими» (действует с 1 сентября 2023 года). Именно этот документ заменил старые правила 2003 года и является ключевым.
- Приказ Минтруда России от № 686н (об утверждении формы трудовой книжки и формы её обложки).
Кто обязан вести и хранить?
Обязанность по ведению и хранению трудовых книжек лежит на работодателе. Конкретные функции могут быть возложены на отдел кадров (HR-отдел) или уполномоченного сотрудника.
Работник также имеет обязанности:
- Предоставить работодателю при приеме на работу ранее выданную трудовую книжку (при её наличии).
- Своевременно предъявлять её для внесения записей.
- Бережно хранить документ.
Правила ведения трудовой книжки
Ведение происходит на основании документов (приказов, распоряжений, трудового договора).
Записи при приеме на работу
Первая запись оформляется в день фактического допущения к работе. Она содержит:
- Дату заключения трудового договора.
- Наименование организации-работодателя (с указанием организационно-правовой формы).
- ФИО работника полностью.
- Дату начала трудовых отношений.
- Основание для приема (номер и дата приказа/распоряжения).
- Подпись руководителя организации или уполномоченного лица, расшифровку подписи, печать организации.
Записи об увольнении
Запись об увольнении вносится в день увольнения (после издания соответствующего приказа). Указываются:
- Дата увольнения.
- Номер и дата приказа об увольнении.
- Правовое основание увольнения (точная формулировка статьи ТК РФ, например, «п. 2 ч. 1 ст. 77 ТК РФ»).
- Подпись руководителя, расшифровка, печать.
Записи о переводах, поощрениях, взысканиях
Вносятся на основании соответствующих документов. Важно: запись о поощрении вносится только с согласия работника (если это предусмотрено локальным актом). Запись о взыскании требует ознакомления работника под роспись.
Особые отметки
- При совмещении профессий (должностей) делается соответствующая запись.
- При изменении наименования организации (реорганизация, смена собственника) вносится запись с указанием нового наименования и даты изменения. Старая запись не зачеркивается.
- Записи производятся чернилами синего или черного цвета, разборчиво, без исправлений, помарок и сокращений. Исправления недопустимы.
Правила хранения трудовых книжек
На рабочем месте работника
Трудовая книжка хранится у работника. Работодатель не вправе изымать её для длительного срока (например, «для оформления»). Запись вносится быстро, в присутствии работника, после чего книжка возвращается.
У работодателя (при увольнении)
После увольнения работник должен получить свою трудовую книжку в день увольнения. Если работник не явился, работодатель обязан:
- Направить ему по последнему известному адресу письменное уведомление с предложением явиться за книжкой.
- После получения уведомления (или истечения срока, указанного в нём) хранить книжку у себя в сейфе (в отделе кадров) в течение 3 лет.
- По истечении 3 лет невостребованная книжка может быть уничтожена (составлен акт).
Общие требования к хранению
Трудовые книжки, находящиеся у работодателя (например, уволенных, не востребованных), должны храниться:
- В запирающемся шкафу (сейфе), обеспечивающем сохранность от огня, влаги, несанкционированного доступа.
- В отдельном деле или на отдельной полке с четкой системой нумерации.
- Доступ к ним должен быть только у уполномоченных лиц (отдел кадров, руководство).
Изготовление бланков трудовой книжки и обеспечение ими
Кто может изготавливать бланки?
Бланки трудовых книжек изготавливаются только организациями, имеющими лицензию на осуществление типографской деятельности (или их уполномоченными представителями). Самовольное изготовление запрещено.
Требования к бланку
Бланк должен строго соответствовать утверждённой форме (Приказ Минтруда № 686н). Ключевые элементы:
- Страницы с водяными знаками и защитными элементами.
- Сертификат соответствия или декларация о соответствии.
- Серия и номер, нанесённые типографским способом.
- Обложка определённого цвета (для РФ — тёмно-зелёная).
Обеспечение работодателя
Работодатель обязан:
- Закупать бланки только у лицензированных типографий, проверяя их документы.
- Учитывать бланки в специальном журнале или электронной системе. Учёт ведётся по сериям и номерам.
- Обеспечивать сохранность неиспользованных бланков наравне с заполненными трудовыми книжками (в сейфе, ограниченный доступ).
- Вести учёт выдачи бланков сотрудникам отдела кадров под роспись.
Ответственность за нарушения
Нарушение правил ведения, хранения или обеспечения бланками влечёт административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ:
- Для должностных лиц — штраф от 5 000 до 50 000 руб. или дисквалификация на срок от 1 до 3 лет.
- Для юридических лиц — штраф от 30 000 до 50 000 руб.
Кроме того, возможны гражданско-правовые последствия (возмещение ущерба работнику) и претензии со стороны контролирующих органов (Государственная инспекция труда, прокуратура).
Соблюдение правил ведения, хранения и обеспечения бланками трудовых книжек — это не формальность, а важнейшая часть кадрового делопроизводства. Работодатель должен:
- Назначить ответственных лиц.
- Обеспечить их обучение актуальным правилам (Постановление № 603).
- Закупать бланки у проверенных поставщиков.
- Создать условия для безопасного хранения как заполненных, так и пустых бланков.
- Вести скрупулёзный учёт.
Системный подход к этому вопросу защищает и интересы работодателя (от штрафов), и права работника (на достоверную информацию о его трудовом стаже).