Трудовая книжка — это основной документ о трудовой деятельности работника‚ подтверждающий его стаж‚ занятость и условия труда. Правильное её оформление и выдача — прямая обязанность работодателя‚ регулируемая Трудовым кодексом РФ (ст. 66‚ 66.1). С 2026 года правила претерпели изменения‚ особенно в части электронного формата.

Виды трудовых книжек: бумажная и электронная

С 1 января 2020 года в России действует электронная трудовая книжка (ЭТК). На сегодняшний день существуют два параллельных формата:

Бумажная трудовая книжка

• Классический формат в виде booklet (тетради) с установленной государством формой.
• Оформляется вручную работодателем с помощью печати и подписей.
• Хранится у работника.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

• Цифровой аналог‚ хранящийся в базе Социального фонда России (СФР).
• Сведения о трудовой деятельности (СТД) вносятся работодателем в электронном виде в форму ЕФС-1.
• Доступна работнику через личный кабинет на портале Госуслуг или сайте СФР.

Кому и какую книжку выдать с 2026 года?

Правила зависят от даты приема на работу:

Для сотрудников‚ принятых впервые в 2026 году (и ранее не имевших трудовой книжки)

Обязательно оформляется электронная трудовая книжка. Бумажный вариант не предусмотрен. Работодатель должен:

1. Зарегистрировать нового сотрудника в СФР (если это не сделано ранее).
2. Внести первые сведения о приеме на работу в форму ЕФС-1.
3. Уведомить работника о создании его ЭТК (обычно через служебную записку или приказ).

Для сотрудников‚ принятых ранее (до 2026 года)

Имеется право выбора (ст. 66.1 ТК РФ):

• Оставить бумажную книжку (если она уже есть) и продолжать в нее вносить записи.
• Перевести существующую бумажную книжку в электронный формат. Для этого работодатель должен перенести все имеющиеся записи в СФР через ЕФС-1.
• Отказаться от бумажной и получить всю историю только в ЭТК (при этом старая бумажная книжка возвращается работодателю для уничтожения с оформлением акта).

Выбор делается по письменному заявлению работника.

Процедура выдачи (оформления) трудовой книжки

Процесс отличается для двух форматов.

Выдача бумажной трудовой книжки

1. Приобретение бланка. Работодатель покупает у authorized организации бланк установленной формы (серия и номер).
2. Оформление:
   • Заполняется ьный лист (ФИО‚ дата рождения‚ СНИЛС‚ образование и т.д.).
   • Делается первая запись о приеме на работу (дата‚ наименование организации‚ должность‚ основание приказа).
   • Запись завершается подписью руководителя/уполномоченного лица и печатью организации.
3. Выдача сотруднику. Под роспись на отдельном листе (или в журнале) о получении документа. Бланк с серией и номером должен быть занесен в журнал учета выдачи.

Оформление электронной трудовой книжки

1. Регистрация в СФР. Работодатель должен быть подключен к системе электронного документооборота с СФР.
2. Внесение сведений. При приеме на работу работодатель формирует и отправляет в СФР документ ЕФС-1 с данными о новом сотруднике и условиях трудового договора.
3. Создание ЭТК. На основании поступивших данных СФР автоматически создает электронную трудовую книжку для работника.
4. Уведомление. Работодатель информирует сотрудника о создании ЭТК. Доступ к ней у работника появляется в личном кабинете на Госуслугах (при наличии подтвержденной учетной записи) или на сайте СФР.
5. Печать выписки. При необходимости работник может распечатать из своего личного кабинета выписку из ЭТК (она имеет юридическую силу).

Что указывать в трудовой книжке? Обязательные сведения

В соответствии с изменениями‚ которые Минтруд планирует внести для исключения избыточных требований‚ в книжку (как бумажную‚ так и электронную) вносятся только ключевые данные:

• Сведения о работнике: ФИО‚ дата рождения‚ СНИЛС‚ образование (по желанию).
• Сведения о работодателе: полное наименование организации‚ ИНН‚ ОГРН.
• Сведения о трудовом договоре:
  • Дата и номер приема на работу.
  • Наименование должности‚ специальность‚ профессия (с учетом отраслевых классификаторов).
  • Дата начала и окончания работы (для срочных договоров).
  • Основание для прекращения трудового договора (увольнения) с указанием конкретной статьи ТК РФ.
• Сведения о переводах (если были).
• Сведения об обучении (если было за счет работодателя и связано с работой).
• Награждения и поощрения (если были).

Сроки и ответственность работодателя

• Срок выдачи: Трудовая книжка (бумажная или сведения об ЭТК) должна быть выдана работнику в день приема на работу (ст. 67 ТК РФ).
• Ответственность за неоформление/невыдачу: Административный штраф по ст. 5.27 КоАП РФ:
  • Для должностных лиц, от 5 000 до 50 000 руб.
  • Для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.
• Ответственность за внесение недостоверных сведений: Также влечет ответственность по КоАП РФ.

Права и обязанности работника

• Обязанность: Забрать свою трудовую книжку (бумажную или получить доступ к ЭТК) в день приема на работу.
• Право: Требовать от работодателя правильного и своевременного оформления всех записей.
• Право выбора формата (для работающих с ранее оформленной книжкой).
• Право на получение выписки из ЭТК в любой момент.
• Обязанность: Сохранять документ (бумажный или доступ к электронному) и сообщать работодателю об изменениях (например‚ смене ФИО).

Частые вопросы (FAQ)

В: Что делать‚ если у меня уже есть бумажная книжка‚ а новый работодатель хочет оформить только электронную?

О: Вы вправе отказаться и потребовать продолжать вести бумажную книжку (ст. 66.1 ТК РФ). Если соглашаетесь на перевод в ЭТК‚ old бумажная книжка должна быть возвращена работодателю и уничтожена с оформлением акта.

В: Где я могу посмотреть свою электронную трудовую книжку?

О: Через личный кабинет на портале Госуслуг (необходима подтвержденная учетная запись) или на сайте Социального фонда России (СФР).

В: Что считается подтверждением трудового стажа‚ если у меня только ЭТК?

О: Выписка из ЭТК‚ полученная из личного кабинета на Госуслугах или сайте СФР‚ имеет полную юридическую силу и является равнозначной бумажному документу для всех целей (выдача пенсии‚ оформление пособий и т.д.).

В: А что с трудовыми книжками‚ выданными до 2020 года?

О: Они остаются действительными. Все записи‚ сделанные в них ранее‚ переносятся в ЭТК при переводе. Если вы продолжаете работать с бумажным вариантом‚ новые записи вносятся в нее.

С 2026 года система ведения трудовых книжек в России стала преимущественно электронной. Для новых сотрудников — это единственный вариант. Для остальных, выбор. Ключевое для работодателя, своевременно и корректно вносить сведения в СФР (форму ЕФС-1). Для работника — контролировать правильность записей и иметь доступ к своему цифровому документу.

Важно помнить:

• С 2026 года новым сотрудникам (впервые устраивающимся на работу) обязательно оформляют электронную трудовую книжку.
• Для остальных сотрудников действует право выбора между бумажной и электронной формой.
• Работодатель обязан в день приема на работу оформить документ (бумажный или внести сведения в ЭТК) и выдать/сообщить о нем работнику.
• Основной источник данных для ЭТК, форма ЕФС-1‚ которую сдает работодатель в Социальный фонд России (СФР).
• Все изменения и уточнения по формату и содержанию записей контролируются Минтрудом РФ.