Дата обращения к информации: 21:17:42 ().

Трудовая книжка остаётся ключевым документом, фиксирующим трудовую деятельность работника. С 1 января 2020 года в России действует Федеральный закон, вводящий электронные трудовые книжки (ЭТК), однако бумажный формат всё ещё применяется в определённых случаях. В данной статье подробно рассматриваются правила ведения, заполнения, хранения и передачи сведений о трудовой книжке как в бумажном, так и в электронном виде.

Нормативная база

• Федеральный закон от № 439-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части введения электронных трудовых книжек».
• Трудовой кодекс РФ (ст. 66, 65.1, 65.2) – регулирует порядок ведения и хранения трудовых книжек.
• Приказ Минтруда России от № 585н «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей».
• Письма и разъяснения ПФР/СФР о взаимодействии с электронными трудовыми книжками.

Форматы ведения трудовой книжки

Бумажная трудовая книжка

Бумажный вариант сохраняется для:

• работников, принятых на работу до и не подавших заявление о переходе на ЭТК;
• лиц, оформивших дубликат бумажной книжки в случае её утери или повреждения;
• организаций, которые по внутренним регламентам продолжают вести бумажный учёт (например, некоторые бюджетные учреждения).

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

ЭТК ведётся работодателем в электронном виде и передаётся для хранения в Пенсионный фонд РФ (с 2023 года – в Социальный фонд РФ). Основные положения:

• Все сведения о приёме, переводе, увольнении, периодах работы и стаже формируются работодателем и направляются в СФР через систему «Личный кабинет страхователя» или иные approved каналы.
• Работник имеет право выбрать форму ведения трудовой книжки (бумажная или электронная) при приёме на работу, подав соответствующее заявление в отдел кадров.
• Если заявление не подано, по умолчанию ведётся электронная трудовая книжка.

Правила заполнения и ведения бумажной трудовой книжки

Оформление ьного листа

• Заполняются поля: фамилия, имя, отчество; дата и место рождения; образование; профессия, специальность; дата поступления на работу.
• Подпись ставит лицо, ответственное за ведение трудовых книжек (обычно специалист отдела кадров или уполномоченный сотрудник бухгалтерии).
• При наличии печати организации или ИП она проставляется в правом нижнем углу ьного листа.

Запись о приёме на работу

Запись делается не позднее пяти рабочих дней со дня приёма и включает:

• дата приёма;
• наименование организации (структурного подразделения);
• должность, профессия, специальность;
• номер и дата приказа о приёме;
• подпись ответственного лица и печать организации (при её использовании).

Записи о переводах, увольнениях и других изменениях

• Каждая запись оформляется отдельной строкой с указанием даты, основания (приказ, соглашение), новой должности/подразделения и подписи ответственного лица.
• При увольнении указывается дата расторжения трудового договора, основание (по соглашению сторон, по инициативе работника, сокращение штата и т.д.) и номер приказа.
• С 2021 года больше не требуется заверять записи подписью работника при увольнении, а также опломбировывать журналы учёта бланков и движения трудовых книжек сургучной печатью.

Ведение журналов учёта

Организация обязана вести два журнала:

1. Журнал учёта бланков трудовых книжек и вкладышей в них (приём, выдача, списание).
2. Журнал учёта движения трудовых книжек и вкладышей (приём от работника, передача на хранение, выдача при увольнении).

Ответственность за ведение этих журналов можно возложить на отдел кадров или бухгалтерию, но важно чётко распределить функции, чтобы избежать дублирования и ошибок.

Правила ведения электронной трудовой книжки

Формирование и передача сведений

• При приёме на работу работодатель формирует электронную запись о приёме (дата, должность, подразделение, номер приказа) и направляет её в СФР не позднее пяти рабочих дней.
• При переводе, изменении условий труда или увольнении аналогично формируются электронные записи и передаются в фонд.
• Сведения хранятся в личном кабинете работника на портале «Госуслуги» и доступны работнику в любое время.

Заявление о форме ведения трудовой книжки

Работник, желающий вести бумажную трудовую книжку, подаёт письменное заявление в отдел кадров (или в Центр по кадровому администрированию управления персоналом). Заявление должно содержать:

• ФИО работника;
• дату подачи;
• выбор формы ведения (бумажная/электронная);
• подпись работника.

Если заявление не подано, по умолчанию ведётся электронная трудовая книжка.

Хранение и защита данных

• Электронные сведения хранятся в защищённой информационной системе СФР, обеспечивающей конфиденциальность и целостность данных.
• Работодатель обязан обеспечить своевременную передачу сведений и подтвердить их получение фондом (обычно через электронную квитанцию).
• При утере или повреждении электронной записи работник может запросить восстановление данных через СФР, предоставив подтверждающие документы (трудовой договор, приказы и т.д.).

Особенности ведения в 2026 году

По состоянию на наблюдаются следующие тенденции:

• Большинство newly hired сотрудников (принятых после ) ведут исключительно электронную трудовую книжку, если не подали заявление о бумажном формате.
• Некоторые организации, особенно в бюджетной сфере, продолжают вести параллельно оба формата: бумажную книжку для внутреннего учёта и электронную для передачи в СФР.
• Министерство труда и социальной защиты РФ отмечает, что ведение информации о трудовой деятельности происходит исключительно в электронном формате для тех, кто впервые устраивается на работу после 2021 года и не имеет ранее оформленной бумажной книжки.
• Ответственность за ведение журналов учёта бланков и движения трудовых книжек всё чаще возлагается на специалистов по кадровому администрированию, а не на бухгалтерию, что снижает риск ошибок при передаче данных в СФР.

Практические рекомендации для работодателей

1. Определить ответственное лицо (или подразделение) за ведение трудовых книжек и утвердить внутренний регламент, распределяющий функции между кадровой службой и бухгалтерией.
2. Создать и поддерживать актуальные журналы учёта бланков и движения трудовых книжек (бумажный формат) даже при predominant использовании ЭТК.
3. При приёме на работу обязательно получать письменное заявление о выборе формы ведения трудовой книжки и фиксировать его в личном деле работника.
4. Обеспечить своевременную передачу сведений в СФР (не позднее пяти рабочих дней) и контролировать получение подтверждений от фонда.
5. Проводить периодические аудиты (не реже одного раза в год) соответствия ведения трудовых книжек требованиям законодательства и внутренних нормативов.
6. Обучать сотрудников отдела кадров работе с электронными сервисами СФР (Личный кабинет страхователя, портал «Госуслуги») и обновлять знания в соответствии с изменениями нормативных актов.

Ведение трудовой книжки – важная функция кадрового обеспечения любой организации. Несмотря на переход к электронному формату, бумажные трудовые книжки сохраняют своё значение в определённых ситуациях. Соблюдение установленных правил заполнения, хранения и передачи сведений позволяет избежать штрафов, обеспечить прозрачность трудовых отношений и гарантировать защиту прав работников. Актуальная информация, предоставленная на 21:17:42, подтверждает, что нормативная база стабильна, а ключевые изменения касаются primarily порядка взаимодействия с Социальным фондом РФ и упрощения требований к оформлению бумажных документов.