Обновлено: 21 мая 2026 года | 14:00:10

Что говорит закон о ведении трудовых книжек?

Основным нормативным актом, регулирующим порядок ведения трудовых книжек, является:

• Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках», которое утвердило Правила ведения и хранения трудовых книжек;
• Постановление Правительства РФ от 1 марта 2008 г. № 132 — внесло изменения и дополнения в действующие правила;
• Статья 66 Трудового кодекса РФ (ТК РФ) — определяет статус трудовой книжки как основного документа о трудовой деятельности.

Согласно статье 66 ТК РФ:

«Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника».

Какие изменения произошли в 2021–2026 годах?

Приказом Минтруда России от 19 мая 2021 г. № 320н утверждена новая форма трудовой книжки.

Основные изменения:

• Улучшенная защита от подделок;
• Более четкая структура записей;
• Возможность использования в электронном формате.

Примечание: Новая форма применяется с 1 января 2023 года.

Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК)

С 2020 года в России начался эксперимент по внедрению электронных трудовых книжек.

Согласно информации от Сбербанка и других источников:

• Электронная трудовая книжка — это не просто копия бумажной версии, а самостоятельный формат хранения данных;
• Она обеспечивает постоянный доступ работников к информации о своей трудовой деятельности;
• Работодатели получают новые возможности для кадрового учета и взаимодействия с государственными органами;
• В ЭТК не вносятся все виды поощрений (например, почетные грамоты), в отличие от бумажных версий.

Формирование выписки из трудовой книжки через Госуслуги

С 2024 года граждане могут получать выписку из трудовой книжки в электронном виде через портал Госуслуги.

Выписка формируеться в двух форматах:

• PDF — для просмотра и печати;
• XML — для использования в электронном документообороте.

Дата публикации: 14 апреля 2026 г.

Кто и как должен вести трудовую книжку?

Обязанности работодателя

Работодатель обязан:

1. Вести трудовую книжку для каждого работника, с которым заключен трудовой договор на срок более 5 дней;
2. Оформлять трудовую книжку при приеме на работу в течение недели со дня приема;
3. Вносить записи о приеме на работу, переводе, увольнении, награждениях и поощрениях;
4. Выдавать трудовую книжку работнику при увольнении в последний день работы;
5. Хранить трудовые книжки в отделе кадров или в другом специально отведенном месте;
6. Своевременно обновлять записи при изменении трудовой деятельности работника.

Кто не получает трудовую книжку?

Согласно законодательству, трудовая книжка не оформляется для:

• Работников, работающих по совместительству;
• Лиц, работающих по гражданско-правовым договорам;
• Работников, трудовая деятельность которых длится менее 5 дней;
• Студентов и лиц, работающих по ученическим договорам.

Как правильно заполнять трудовую книжку?

Основные требования к заполнению

При заполнении трудовой книжки необходимо соблюдать следующие правила:

• Записи должны быть четкими, аккуратными и без исправлений;
• Использовать чернила черного, синего или фиолетового цвета;
• Не допускать сокращений, кроме общепринятых (например, «прик.» вместо «приказ»);
• В каждой записи указывать основание (приказ, распоряжение);
• Подпись ответственного лица и печать организации (при наличии).

Пример правильной записи:

Что вносится в трудовую книжку?

В трудовую книжку вносятся следующие сведения:

1. Сведения о работнике (ФИО, дата рождения);
2. Запись о приеме на работу;
3. Записи о переводах на другую постоянную работу;
4. Записи об увольнении;
5. Сведения о награждениях и поощрениях;
6. Основания прекращения трудового договора.

Электронные трудовые книжки: плюсы и минусы

Преимущества ЭТК

• Постоянный доступ: Работник может в любой момент получить доступ к своей трудовой книжке через личный кабинет на портале Госуслуг;
• Удобство хранения: Нет риска потери или порчи бумажного документа;
• Скорость обновления: Записи вносятся быстрее, чем в бумажные версии;
• Интеграция с государственными органами: Упрощенный обмен данными между работодателями и Пенсионным фондом;
• Экологичность: Снижение бумажного документооборота.

Недостатки ЭТК

• Ограниченный функционал: В ЭТК не вносятся все виды поощрений (например, почетные грамоты);
• Зависимость от интернета: Для доступа к ЭТК требуется стабильное интернет-соединение;
• Не все работники готовы к переходу: Часть сотрудников предпочитает бумажные версии;
• Риск утечки данных: Электронные документы могут стать объектом кибератак.

Что делать, если трудовая книжка утеряна или испорчена?

Если трудовая книжка утеряна или приведена в негодность, работодатель обязан выдать дубликат.

Порядок действий:

1. Работник пишет заявление о выдаче дубликата;
2. Работодатель запрашивает копии приказов и других документов, подтверждающих трудовую деятельность;
3. В дубликате указываются все периоды работы, которые удалось подтвердить;
4. Дубликат выдается работнику в течение 15 дней со дня подачи заявления.

Ответственность работодателя за нарушение правил ведения трудовых книжек

За нарушение правил ведения, хранения или выдачи трудовых книжек работодатель может быть привлечен к административной ответственности:

• Штраф: от 30 000 до 50 000 рублей (для должностных лиц);
• Штраф: от 100 000 до 200 000 рублей (для юридических лиц);
• Приостановление деятельности: в случае грубых нарушений.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли не вести трудовую книжку, если работник перешел на ЭТК?

Нет. Если у работника уже есть бумажная трудовая книжка, работодатель обязан продолжать ее вести, даже если сотрудник перешел на ЭТК.

Можно ли внести запись о поощрении в электронную трудовую книжку?

Нет. В ЭТК не вносятся сведения о наградах и почетных грамотах, в отличие от бумажных версий.

Как получить выписку из трудовой книжки через Госуслуги?

Для этого необходимо:

1. Зарегистрироваться на портале Госуслуги;
2. Авторизоваться в личном кабинете;
3. Выбрать услугу «Получение выписки из трудовой книжки»;
4. Указать период, за который нужна выписка;
5. Получить выписку в формате PDF или XML.

Можно ли оформить трудовую книжку задним числом?

Нет. Записи в трудовую книжку вносятся только после издания соответствующего приказа.

Ведение трудовых книжек, это обязанность работодателя, которая регулируется законодательством Российской Федерации.

С 2021 года начался переход на электронные трудовые книжки, но бумажные версии продолжают действовать для тех, у кого они уже были оформлены до 2021 года.

Работодатель должен:

• Своевременно оформлять и вести трудовые книжки;
• Следовать правилам заполнения;
• Хранить документы в надлежащем порядке;
• Выдавать дубликаты при утере или порче;
• Соблюдать требования по защите персональных данных.

Соблюдение этих правил поможет избежать штрафов и конфликтов с работниками.