Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий сведения о трудовой деятельности гражданина. С 1 сентября 2021 г. действует Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от  № 320н, который устанавливает форму, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок выдачи дубликатов и их оформление при увольнении.

Общие положения

В соответствии с Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 и Приказом Минтруда РФ от 19 мая 2021 № 320н:

• Трудовая книжка оформляется в единой форме, утвержденной Министерством труда.
• Записи в книжке вносятся арабскими цифрами, без сокращений.
• Сокращения допускаются только в пределах официальных терминов, указанных в Приложении 2 к Приказу 320н.

Трудовой кодекс РФ (ст. 66) и пункт 4‑5 Порядка определяют основания для ведения, изменения и хранения трудовых книжек.

Кто обязан вести трудовые книжки?

Организации, нанимающие работников по трудовому договору, обязаны вести их в соответствии с установленной формой. При этом:

1. Работодатель (организация) отвечает за правильность и своевременность заполнения книжки.
2. Ведение книжки может осуществляться как в бумажном виде, так и в электронном виде (при наличии соответствующего программного обеспечения, соответствующего требованиям Приказа 320н).

Сроки ведения и хранения

Трудовая книжка ведется с момента вступления работника в трудовые отношения и сохраняется до окончания отношений, а также в течение 3‑х лет после увольнения (если иное не предусмотрено коллективным договором или соглашением сторон).

Форма и структура трудовых книжек

В 2025 году форма трудовых книжек утверждена Приказом 320н. Ниже перечислены основные разделы:

• ьный лист – данные о работодателе, работнике, месте и дате рождения.
• Раздел «Сведения о трудовой деятельности» – сведения о каждом месте работы, даты начала и окончания, должность, основной тариф/оклад.
• Раздел «Сведения о воинском учете» (если применимо).
• Раздел «Сведения о социальном страховании» – данные о взносах в ПФР, ФСС.
• Раздел «Примечания» – сведения о переводах, отпусках, болезнях и т.д.

Каждая запись должна содержать:

• Дата (дд.мм.гггг) – арабскими цифрами.
• Наименование организации‑работодателя.
• Должность/специализация.
• Основной став/оклад.
• Основание увольнения (если применимо).

Порядок заполнения и ведения

Согласно Приложению 2 к Приказу 320н, заполнение трудовых книжек происходит по следующей схеме:

1. Вводные данные – вводятся при приёме на работу.
2. Обновление сведений – вносятся изменения при:
• продлении или изменении условий труда;
• переводе в другое подразделение;
• изменении должности или тарифной ставки;
• увольнении или прекращении отношений;
3. Подписи сторон – подпись работника и (при необходимости) подпись руководителя.
4. Контрольные проверки – ежегодный аудит записей отделом кадров.

Важно: сокращения в полях не допускаются, кроме тех, которые явно указаны в Приказе 320н (например, «т. ж.» – «трудовой договор»).

Выдача дубликата и порядок при увольнении

В случае потери оригинала или необходимости оформить дубликат, работодатель обязан:

• Подать заявление от имени работника.
• Оплатить государственную пошлину (если таковая предусмотрена).
• Оформить новый экземпляр в установленной форме.
• Внести в дубликат отметку о выдаче, подписав обе стороны.

При увольнении:

• Работник получает заверенный экземпляр своей трудовой книжки.
• В книжке ставится отметка «Уволен» с указанием даты увольнения и причины.
• Если работник запрашивает копию, она оформляется в течение 10 рабочих дней.

Электронное ведение трудовых книжек

С 2022 года допускается электронное хранение трудовых книжек, однако требования такие же строгие:

• Электронный документ должен соответствовать форме, утвержденной Приказом 320н.
• Данные должны быть защищены от несанкционированного доступа (шифрование, контроль доступа).
• Возможность вывода информации в печатный вид для выдачи работнику.

Электронное ведение упрощает контрольные проверки и ускоряет процесс оформления дубликатов.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

1. Можно ли использовать старую форму трудовых книжек? – Нет. С  г. обязательна новая форма, утвержденная Приказом 320н.
2. Какие сроки хранения дубликата? – Дубликат хранится в течение того же срока, что и оригинал (до 3 лет после увольнения).
3. Можно ли вести книжку в электронном виде без бумажного экземпляра? – Да, но в случае запроса работником или контролирующего органа необходимо предоставить печатную копию.
4. Какие подписи требуются? – Подпись работника обязательна при внесении изменений; подпись работодателя – при подтверждении записи.

Соблюдение требований, установленных Приказом Минтруда РФ от 19 мая 2021 № 320н, гарантирует:

• Единообразие и достоверность сведений о трудовых отношениях;
• Прозрачность при оформлении дубликатов и при увольнении;
• Соответствие законодательству РФ (Трудовому кодексу и Федеральному закону 82‑ФЗ).

Регулярный контроль за заполнением и хранением трудовых книжек – обязательный элемент работы кадрового отдела, способствующий минимизации рисков при проверках трудовой инспекции.

Для получения полного текста Приказа 320н и Постановления Правительства РФ № 225 рекомендуется обратиться к официальным источникам:

• Официальный сайт Министерства труда и социальной защиты РФ;
• КонсультантПлюс, Гарант и другие правовые базы.

Помните: правильное ведение трудовых книжек – залог юридической чистоты вашей организации и защиты прав работников.