Трудовая книжка — это главный документ‚ подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника․ Несмотря на глобальную цифровизацию‚ вопросы о том‚ делается ли в трудовой книжке та или иная запись‚ остаются актуальными для кадровиков и работников․ В этой статье мы подробно разберем‚ какие сведения подлежат внесению‚ как правильно оформлять записи и как работают трудовые книжки в 2026 году․
Общие правила: какие сведения вносятся в трудовую книжку
Согласно Трудовому кодексу РФ‚ трудовая книжка традиционно включает в себя три раздела: сведения о работнике‚ сведения о выполняемой работе и переводах‚ а также данные о поощрениях и награждениях․
В бумажную трудовую книжку в обязательном порядке вносятся сведения о:
- Работнике (ФИО‚ дата рождения‚ образование‚ профессия);
- Выполняемой им работе (прием на работу);
- Переводах на другую постоянную работу;
- Увольнении работника‚ а также основаниях прекращения трудового договора;
- Награждениях за успехи в работе․
Внесение любых исправлений и дополнений в подразделы трудовой книжки производится в строгом соответствии с нормативными документами‚ в первую очередь — с Трудовым кодексом РФ и Порядком ведения и хранения трудовых книжек‚ утвержденным приказом Минтруда России от № 320н․
Как правильно делать записи в трудовой книжке
Чтобы ответить на вопрос‚ делается ли в трудовой книжке конкретная отметка‚ важно знать строгие правила ее заполнения․ Любая ошибка может привести к проблемам с подтверждением стажа․
Формат дат
Записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся исключительно арабскими цифрами․ Число и месяц указываются двузначными числами‚ а год, четырехзначным․
Пример: Если работник был принят на работу 20 мая 2025 года‚ запись в трудовой книжке делается так: ․
Чернила и цвет
Записи рекомендуется производить аккуратно‚ световодостойкими чернилами (пастой‚ краской‚ гелем) черного‚ синего или фиолетового цвета․ Использование других цветов не допускается․
Запрет на сокращения
Записи в трудовой книжке категорически нельзя сокращать․ Не допускается писать:
- «пр․» вместо «приказ»;
- «расп․» вместо «распоряжение»;
- «пер․» вместо «переведен» и т․д․․
Использование штампов и технических средств
Записи могут быть полностью или частично произведены с использованием технических средств путем переноса красителей или в виде оттиска штампа (печати)․ Таким образом‚ в трудовой книжке можно проставить штамп «Принят в _______________ на должность ________________»‚ а уже чернилами от руки аккуратно вписать структурное подразделение и должность сотрудника․
Электронная трудовая книжка (ЭТК): что изменилось к 2026 году?
В современном законодательстве (а именно в статье 66․1 ТК РФ) самого понятия «электронная трудовая книжка» не существует․ Так в обиходе принято называть сведения о трудовой деятельности в электронном виде․
Кому оформляется только ЭТК?
Важнейшее правило‚ действующее уже несколько лет: лицам‚ впервые поступающим на работу после 31 декабря 2020 года‚ сведения о трудовой деятельности ведутся только в электронном виде․ Для них бумажная трудовая книжка не оформляется вовсе․
Зачем нужна бумажная книжка‚ если есть ЭТК?
Для тех работников‚ кто сделал выбор в пользу сохранения бумажного формата‚ работодатель обязан вести двойной учет, и в бумаге‚ и в электронном виде․ Данные из электронной системы пригодяться при:
- Оформлении новой трудовой книжки (в случае утери или порчи);
- Получении справок о стаже;
- Проверке соответствия записей в личном кабинете на портале Госуслуг официальным данным‚ переданным работодателями․
Ответственность и порядок заполнения
Где же прописан порядок заполнения трудовой книжки? Главным нормативным актом является уже упомянутый Порядок (Приказ Минтруда № 320н)․ Кто отвечает за корректное заполнение трудовых книжек в организации? Эту ответственность несет работодатель․ Именно он назначает ответственного сотрудника (обычно это кадровик или бухгалтер)‚ который обязан следить за актуальностью и правильностью всех вносимых данных․
Записи об увольнении
Отдельное внимание стоит уделить увольнению․ Записи в трудовую книжку о причинах увольнения работника вносятся в точном соответствии с формулировками ТК РФ или иного федерального закона․ Точная ссылка на статью‚ часть и пункт кодекса обязательна․