Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий факт трудовой занятости, стаж работы и квалификацию сотрудника. В России она регулируется Трудовым кодексом РФ, Федеральными законами и постановлениями Минтруда. С 1 января 2026 года завершён переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК), но бумажный вариант остаётся в силе, если работник не отказывается от него.

Что такое трудовая книжка?

• Физический документ – бумажный блок с 20–30 страницами, где фиксируются сведения о трудовой деятельности.
• Электронный вариант (ЭТК) – цифровой реестр, доступный через портал «Электронный персональный кабинет» и приложение «Мой персональный кабинет».
• В обоих случаях трудовая книжка содержит одинаковую информацию, но хранится в разных форматах.

Содержание трудовой книжки

1. ФИО, дата рождения, место жительства, паспортные данные.
2. Сведения о трудовом стаже: даты начала и окончания работы, должности, место работы, причины увольнения.
3. Сведения о квалификации: полученные сертификаты, дипломы, повышения квалификации.
4. Сведения о награждении: премии, благодарственные письма, медали.
5. Сведения о дисциплинарных взысканиях (если применимо).
6. Сведения о стаже по инвалидности (если применимо).

Порядок ведения трудовой книжки

При приёме на работу

С 2021 г. специалисты по кадрам обязаны заполнять только электронные трудовые книжки. При этом бумажный вариант остаётся актуальным, если работник не подал заявление об отказе.

1. Работодатель заполняет электронную запись в системе «Электронный персональный кабинет».
2. Если работник согласен, бумажную копию можно выдать в отдел кадров.
3. В случае отказа от бумажной книжки работник получает уведомление о переходе на электронный формат.

При увольнении

1. В электронном реестре фиксируется дата увольнения, причина (конец срока, сокращение, расторжение и т.д.).
2. Если работник требует бумажную копию, работодатель выдает её в отделе кадров.
3. При отсутствии бумажной книжки работник может запросить выписку из ЭТК.

При переводе в другую организацию

При переводе работника в другую организацию он получает «передачу» трудовой книжки. В электронном реестре это фиксируется автоматически, а в бумажном варианте – в виде копии с отметкой о переводе.

При повышении квалификации и награждении

Все сведения о повышении квалификации, полученных сертификатах, дипломах и наградах фиксируются в разделе «Сведения о награждении».

Права и обязанности сторон

• Работодатель обязан:
  • Вести трудовую книжку в соответствии с законодательством.
  • Своевременно вносить все изменения.
  • Предоставлять работнику копию трудовой книжки по его запросу.
• Работник обязан:
  • Своевременно подавать документы, подтверждающие квалификацию и награды.
  • Уведомлять работодателя о смене места жительства, если это влияет на данные в трудовой книжке.
  • Сохранять бумажную копию трудовой книжки в надёжном месте.

Особенности перехода на электронную трудовую книжку

С 1 января 2026 года завершён переходный период. Однако обе формы остаются в силе:

• Если работник не подал заявление об отказе, ему автоматически предоставляется бумажная трудовая книжка.
• В случае отказа от бумажной версии работник получает доступ к ЭТК и может использовать её в качестве официального документа.
• Переход на ЭТК позволяет ускорить процессы оформления, уменьшить бумажный документооборот и повысить прозрачность данных.

Как подтвердить наличие электронной трудовой книжки?

1. Войдите в портал «Электронный персональный кабинет».
2. Выберите раздел «Трудовая книжка».
3. Скачайте выписку в формате PDF – это официальный документ, подтверждающий наличие ЭТК.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• Можно ли использовать только бумажную трудовую книжку? – Да, если работник не отказался от неё.
• Как получить копию трудовой книжки, если я работал в нескольких компаниях? – В каждой компании вы получите свою копию. Для объединения данных можно запросить выписку из ЭТК.
• Что делать, если в трудовой книжке пропущена запись о стаже? – Обратитесь в отдел кадров работодателя с просьбой исправить ошибку.

Трудовая книжка остаётся ключевым документом, подтверждающим трудовой стаж и квалификацию работника. Переход на электронный формат ускоряет процессы, но бумажный вариант остаётся в силе, если работник не отказывается от него. Соблюдение правил ведения трудовой книжки обеспечивает юридическую защиту обеих сторон и упрощает процессы при переходе между работодателями, получении пенсионных выплат и подтверждении квалификации.

Для более подробной информации обращайтесь к Трудовому кодексу РФ, Федеральному закону «Об электронных документах и электронных сообщениях», а также к актуальным постановлениям Минтруда.