Трудовая книжка, это основной документ о трудовой деятельности и стаже работника. Несмотря на постепенный переход на электронные трудовые книжки (ЕФС-1), бумажный формат всё ещё остается актуальным для многих сотрудников. Поэтому кадровикам и работодателям крайне важно соблюдать правила ведения этого документа. В этой статье мы подробно разберем, в какие сроки и в каких случаях необходимо делать записи в трудовую книжку.
Общие правила и сроки внесения записей
Согласно действующему законодательству (в частности, Правилам ведения и хранения трудовых книжек), работодатель обязан вести трудовую книжку на каждого сотрудника, проработавшего у него более 5 дней, при условии, что эта работа является для сотрудника основной.
Ключевой срок: Запись о приеме на работу вносится не позднее 5 рабочих дней с момента фактического начала работы сотрудником. Это правило дает работодателю небольшую отсрочку для оформления документа, однако на практике запись часто делают в первый же день.
Основные случаи внесения записей
Записи в трудовую книжку вносятся при наступлении определенных юридических фактов в трудовой жизни сотрудника. Рассмотрим их подробнее.
Прием на работу
Как уже было сказано, запись делается в течение 5 дней с начала работы. В графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка указывается полное и сокращенное (при наличии) наименование организации. Под этим заголовком вносится сама запись о приеме с указанием должности, профессии или специальности и квалификации.
Перевод на другую постоянную работу
Если сотрудник переводится на другую постоянную должность внутри компании или к другому работодателю, этот факт также фиксируется в трудовой книжке. Запись вносится в день перевода, то есть в дату, указанную в приказе о переводе и дополнительном соглашении к трудовому договору;
Увольнение и прекращение трудового договора
Запись об увольнении вносится в день увольнения (последний рабочий день сотрудника). В этот же день работодатель обязан выдать работнику его трудовую книжку на руки. Запись должна точно соответствовать формулировкам Трудового кодекса РФ (например, «Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»).
Награждения и поощрения
В раздел «Сведения о награждении» вносятся записи о государственных наградах, почетных грамотах, присвоении званий и других поощрениях, предусмотренных законодательством или уставом организации. Как уточнял Минтруд России (в частности, в письме от ), в этот раздел вносятся именно награждения и поощрения, а не регулярные производственные премии, которые являются частью системы оплаты труда.
Специфические ситуации: военная служба и дистанционная работа
На практике часто возникают вопросы по нестандартным ситуациям. Разберем две наиболее частые.
Прохождение военной службы
Минтруд России разъяснял (в т.ч. в Письме от 20 ноября 2024 г. № 14-6/10/ООГ), что время военной службы подлежит включению в страховой стаж. Однако запись о прохождении военной службы вносится в трудовую книжку только по месту работы, к которому сотрудник вернулся после службы. Работодатель делает запись о периоде военной службы на основании военного билета сотрудника. Сама воинская часть записи в гражданскую трудовую книжку не вносит.
Перевод дистанционного работника
С дистанционными сотрудниками работают по общим правилам. Если происходит постоянный перевод дистанционного работника на другую должность или на другой режим работы (например, с дистанционной на офисную), это оформляется с его письменного согласия и с обязательным внесением записи в трудовую книжку. Сроки внесения здесь такие же — не позднее 5 рабочих дней с момента фактического перевода, если иное не установлено приказом;
Что НЕ нужно вносить в трудовую книжку
Чтобы избежать ошибок, важно помнить, какие сведения не фиксируются в бумажной трудовой книжке:
- Исправительные работы (если они не являются основным местом работы).
- Работа по совместительству (запись делаеться только по основному месту работы по желанию работника и на основании справки от совместителя).
- Ежемесячные, квартальные и годовые премии, являющиеся частью зарплаты.
- Взыскания (выговор, замечание), кроме случая, когда увольнение является дисциплинарным взысканием.
Ответственность за несвоевременное внесение записей
Работодатель несет ответственность за правильность и своевременность ведения трудовых книжек. Задержка выдачи трудовой книжки при увольнении или несвоевременное внесение записей может привести к:
- Административной ответственности (штрафы по ч. 1 ст; 5.27 КоАП РФ для должностных лиц и юридических лиц).
- Материальной ответственности — если из-за отсутствия записи сотрудник не смог трудоустроиться на новое место, работодатель обязан возместить ему неполученный заработок (ст. 234 ТК РФ).
Соблюдение сроков и порядка внесения записей в трудовую книжку — важнейшая обязанность работодателя. Главное правило: запись о приеме делается не позднее 5 дней, а запись об увольнении — строго в день увольнения. Специфические ситуации, такие как прохождение военной службы или работа в дистанционном формате, также имеют четкие регламенты, которые необходимо соблюдать для защиты трудовых прав работника.