Трудовая книжка (ТК) — это основной документ‚ подтверждающий трудовой стаж и опыт работника. Правильное её ведение — обязанность работодателя и право работника. Несоблюдение правил может привести к проблемам при оформлении пенсии‚ получении пособий или при смене работы.
Законодательная основа
Основные правила установлены:
- Трудовым кодексом РФ (ст. 66-69) — определяет обязанность работодателя вести трудовые книжки.
- Приказом Минтруда России от № 320н — утверждает «Порядок ведения и хранения трудовых книжек». Это основной документ‚ регламентирующий все нюансы заполнения.
- Федеральным законом от № 269-ФЗ — ввёл электронные трудовые книжки (ЭТК) с 1 января 2022 года.
Кто обязан вести трудовую книжку?
Работодатель (организация‚ ИП) обязан вести ТК на каждого работника‚ проработавшего у него свыше 5 дней‚ если работа является для него основной. Исключения: работники‚ заключившие договор ГПХ‚ и некоторые другие категории (спортивные контракты и т.д.).
Виды записей и порядок внесения
Все записи вносятся на основании приказа (распоряжения) работодателя и должны быть полными‚ точными и без исправлений.
Запись о приёме на работу (раздел «Сведения о работе»)
Первая запись. Содержит:
- Дату приёма.
- Наименование организации (с указанием организационно-правовой формы).
- ФИО работника (как в паспорте).
- Должность (с указанием структурного подразделения‚ если есть).
- Основание: номер и дата приказа о приёме.
Пример: «Принят на работу в ООО «Вектор» на должность менеджера по продажам с . Приказ № 45-к от ».
Запись об увольнении
Вносится при прекращении трудового договора. Указывается:
- Дата увольнения (последний рабочий день).
- Основание: номер и дата приказа об увольнении.
- Статья (пункт) ТК РФ или иного нормативного акта‚ на основании которой происходит увольнение (например‚ «п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ»).
Пример: «Уволен с работы в связи с истечением срока трудового договора. Приказ № 120-к от . п. 2 ч. 1 ст. 77 ТК РФ».
Запись о переводе на другую постоянную работу
Вносится при изменении должности‚ структурного подразделения или места работы (если это не временный перевод). Указываются новая должность‚ дата перевода и основание (приказ).
Запись о переименовании должности
Если наименование должности изменилось без перевода работника‚ вносится запись. Старая запись не зачёркивается! Вносится новая запись с указанием даты переименования и номера приказа. Например: «Должность «специалист по кадрам» с переименована в «специалист по работе с персоналом». Приказ № 15-к от ».
Запись об изменении ФИО
Вносится на ьном листе (в графе «Фамилия‚ имя‚ отчество»). Прежние данные зачёркиваются одной чертой‚ рядом пишутся новые. Указываются реквизиты документа‚ подтверждающего изменение (например‚ «паспорт РФ № 4567 123456‚ выдан »).
Записи о награждениях
Вносятся сведения о государственных и ведомственных награждениях (ордена‚ медали‚ почётные грамоты и т.д.) на основании соответствующих документов. Указывается название награды‚ дата и номер документа о награждении.
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С 1 января 2022 года все основные сведения о трудовой деятельности формируются работодателем в электронном виде и передаются в Пенсионный фонд России (ПФР).
- Работник имеет право получить выписку из ЭТК в бумажном виде.
- Если у работника уже есть бумажная ТК‚ она остаётся у него. Все новые записи вносятся и в неё‚ и в ЭТК.
- При увольнении работодатель обязан передать сведения в ПФР в течение 15 дней.
- Работник может самостоятельно добавить сведения о работе в свой личный кабинет на портале Госуслуг или сайте ПФР‚ если работодатель этого не сделал (через функцию «Добавить сведения о работе»).
Обязанность ознакомления работника
Каждую внесённую запись работодатель обязан ознакомить с ней работника под роспись. Это делается в личной карточке работника (форма Т-2)‚ где запись дублируется. Если работник отказывается ставить подпись‚ об этом составляется акт.
Типичные ошибки и как их избежать
- Исправления и помарки. Запрещены. При ошибке запись полностью переписывается на новом листе‚ а ошибочный — зашифровывается (зачёркивается «нечитаемыми» знаками) с указанием «Неверная запись» и подписью должностного лица.
- Неточности в датах или реквизитах приказов. Все данные сверяються с документами.
- Несвоевременное внесение записей. Запись об увольнении вносится в день увольнения‚ о приёме — в день приёма или не позднее следующего рабочего дня.
- Отсутствие подписи работника в личной карточке. Это грубое нарушение.
- Внесение записей о временных работах или по договору ГПХ. Такие записи не вносятся в ТК‚ если работа не является основной.
Ответственность за нарушения
За неисполнение обязанности по ведению ТК или внесению недостоверных сведений работодатель (должностное лицо) может быть привлечён к:
- Дисквалификации (на срок от 1 до 3 лет) по решению суда.
- Административному штрафу по ст. 5.27 КоАП РФ (для должностных лиц — от 5 000 до 50 000 руб.; для ИП, от 5 000 до 50 000 руб. или дисквалификация).
- Гражданско-правовой ответственности — если из-за ошибки в ТК работник понёс ущерб (например‚ не получил пенсию)‚ работодатель обязан его возместить.
Краткая памятка по заполнению
- Все записи делаются разборчиво‚ чернилами (синего или чёрного цвета)‚ без исправлений.
- Указываются полные и точные наименования‚ даты‚ номера приказов.
- Основание для записи — всегда приказ (распоряжение).
- Работника обязательно знакомят с записью под роспись в личной карточке.
- При изменении ФИО зачёркивают старые данные одной чертой и пишут новые‚ ссылаясь на документ.
- Для ЭТК — передача сведений в ПФР в установленные сроки.
Важно! При увольнении работник имеет право получить свою трудовую книжку (или выписку из ЭТК) в день увольнения. Если работодатель задерживает выдачу‚ он обязан выплачивать работнику средний заработок за всё время задержки.
Где уточнить спорные вопросы?
Официальные консультации можно получить:
- В Государственной инспекции труда (Роструд) в вашем регионе.
- В Пенсионном фонде России (ПФР) по вопросам ЭТК.
- Через онлайн-сервисы (например‚ «Онлайнинспекция»).
Статья составлена на основе действующего законодательства РФ (ТК РФ‚ Приказ № 320н). Перед применением в конкретной ситуации рекомендуется уточнить актуальность норм.