Трудовая книжка — это официальный персональный документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. С 2026 года в России завершается переходный период к электронным трудовым книжкам (ЭТК), но бумажные варианты до сих пор остаються актуальными для многих категорий работников. В этой статье подробно разберём нормы ведения трудовой книжки в соответствии с действующим законодательством РФ, включая последние изменения, утверждённые приказом Минтруда № 320н от и Постановлением Правительства № 225 от .

Правовая база ведения трудовой книжки

Основные нормы ведения трудовой книжки закреплены в следующих нормативных актах:

• Трудовой кодекс РФ, статьи 66 и 84.1 (обязанность работодателя вести трудовые книжки, выдача при увольнении);
• Постановление Правительства РФ от № 225 — «Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей»;
• Приказ Минтруда РФ от № 320н — «Порядок ведения и хранения трудовых книжек», утвердивший новую форму и порядок заполнения;
• Инструкция по заполнению трудовых книжек (утв. Постановлением Минтруда РФ от № 69) — детализирует правила оформления записей.

С 1 января 2026 года вступает в силу окончательный переход на электронные трудовые книжки, однако бумажные книжки продолжают действовать для работников, не подавших заявление об отказе от них, а также для тех, кто впервые устраивается на работу до 2021 года и сохранил бумажный вариант.

Кто обязан вести трудовую книжку?

Согласно ст. 66 ТК РФ, работодатель обязан вести трудовую книжку для каждого работника, который:

• принят на работу на срок более 5 дней;
• занимает постоянную или основную должность (не временные или сезонные работы).

Исключения:

• работники, заключившие трудовой договор на срок до 5 дней;
• совместители — трудовая книжка ведётся по месту основной работы, если иное не предусмотрено договором;
• иностранцы и лица без гражданства — при отсутствии бумажной трудовой книжки работодатель обязан оформить её в течение недели после приёма на работу (если работник не предоставил ЭТК).

Порядок оформления трудовой книжки при приёме на работу

При первичном приёме на работу работодатель обязан:

1. Оформить трудовую книжку в присутствии работника не позднее одной недели со дня фактического выхода на работу;
2. Заполнить ьный лист (ФИО, дата рождения, образование, профессия, специальность);
3. Внести запись о приёме на работу (с указанием даты, должности, основания — приказа);
4. Подписать и скрепить печатью (если есть) все записи;
5. Выдать работнику трудовую книжку под расписку.

Важно: Записи вносятся только на основании официальных документов — приказа о приёме, переводе, увольнении и т.д. Устные распоряжения не являются основанием для внесения записей.

Правила заполнения записей в трудовой книжке

Согласно Инструкции по заполнению трудовых книжек (утв. № 69), записи должны соответствовать следующим требованиям:

Формат дат

Все даты указываются арабскими цифрами в формате:

• Число — двузначное (01–31);
• Месяц — двузначное (01–12);
• Год — четырёхзначное (например, 2025).

Пример: — корректно. 20.5.25 — ошибочно.

Формулировки записей

• Запрещены сокращения, аббревиатуры, неофициальные формулировки;
• Записи должны быть точными, полными и соответствовать тексту приказа;
• Пример корректной записи: «Принят на работу в должности бухгалтера по основному месту работы»;
• Запрещено использовать слова: «назначен», «назначен на должность», «переведён на должность» — вместо этого: «Принят на работу», «Переведён на работу».

Нумерация записей

Нумерация записей в трудовой книжке, сквозная по всем разделам (приём, перевод, увольнение). Каждая запись получает уникальный порядковый номер (1, 2, 3…). Нумерация не сбрасывается при смене должности или подразделения.

Печать и подпись

• Записи заверяются подписью ответственного лица (кадровика или руководителя) и печатью организации (если она используется);
• Печать ставится на ьном листе и на каждой записи о приёме/увольнении;
• С 2021 года не требуется опломбирование журналов учёта бланков трудовых книжек и сургучные печати — это требование отменено.

Ведение учёта и хранение трудовых книжек

Работодатель обязан вести два обязательных журнала:

1. Книга учёта движения трудовых книжек — фиксирует поступление, выдачу, возврат, уничтожение книжек;
2. Книга учёта бланков трудовых книжек, регистрирует получение, расход, остаток бланков.

Важно: Оба журнала ведутся только на бумажном носителе, даже если организация перешла на электронный документооборот. Электронные копии не заменяют бумажные журналы.

Хранение трудовых книжек:

• При наличии работников — хранятся в специально отведённом, защищённом месте (сейф, металлический шкаф);
• После увольнения — хранятся в архиве организации в течение 75 лет (в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов);
• При ликвидации организации, передаются в архив по месту нахождения.

Выдача трудовой книжки при увольнении

При увольнении работодатель обязан:

1. Выдать трудовую книжку в день увольнения;
2. Внести последнюю запись о прекращении трудового договора с указанием основания (статья ТК РФ);
3. Произвести расчёт и выдать все положенные документы (справка 2-НДФЛ, выписка из ЭТК и т.д.);
4. Получить подпись работника о получении трудовой книжки.

Запрещено: задерживать выдачу книжки, требовать от работника заверять записи сургучной печатью, удерживать книжку до сдачи служебного имущества — это нарушение ТК РФ (ст. 84.1).

Дубликат трудовой книжки

Дубликат выдаётся в случае:

• утраты или порчи трудовой книжки;
• неправильного заполнения, нечитаемости записей;
• признания книжки недействительной по решению суда.

Порядок выдачи дубликата:

1. Работник подаёт заявление с просьбой выдать дубликат;
2. Работодатель запрашивает сведения о трудовой деятельности из Пенсионного фонда РФ (ПФР) или через ЭТК;
3. На основании подтверждённых данных оформляется дубликат;
4. В дубликате делается запись: «Дубликат выдан взамен утраченной (повреждённой) трудовой книжки»;
5. Дубликат заверяется печатью и подписью.

Электронные трудовые книжки (ЭТК) и переходный период

С 1 января 2021 года работники могут выбрать: бумажную или электронную трудовую книжку. С 1 января 2026 года:

• Все новые работники получают только ЭТК;
• Работники с бумажными книжками могут сохранить их до конца трудовой деятельности;
• Работодатели обязаны передавать сведения о трудовой деятельности в ПФР в электронном виде (формат ЕФС-1);
• Одновременное ведение бумажной и электронной книжки запрещено — если работник не подал заявление об отказе от бумажной книжки, то ведётся только бумажная.

Работник может подать заявление о переходе на ЭТК в любое время. После этого бумажная книжка передаётся работнику, а дальнейшие записи ведутся только в ЭТК.

Ответственность за нарушения

Нарушение правил ведения трудовой книжки влечёт административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ:

• Неправильное оформление записей, штраф от 1 000 до 5 000 руб. для должностных лиц;
• Задержка выдачи книжки при увольнении — штраф от 30 000 до 50 000 руб. для организации;
• Утрата или повреждение книжки — штраф до 50 000 руб. и возможная дисквалификация кадровика;
• Неведение журналов учёта — штраф от 10 000 до 20 000 руб.

В случае систематических нарушений инспекция труда может приостановить деятельность организации на срок до 90 суток.

Практические рекомендации для кадровых служб

1. Всегда проверяйте правильность дат и формулировок перед внесением записей;
2. Храните журналы учёта в защищённом месте, не допускайте их уничтожения;
3. При приёме на работу проверяйте наличие трудовой книжки у работника, если её нет, оформите новую;
4. Для работников с ЭТК — не ведите бумажную книжку без их заявления;
5. Проводите регулярные внутренние аудиты ведения трудовых книжек (раз в квартал);
6. Обучайте кадровых работников новым требованиям приказа № 320н и Постановлению № 225.

Ведение трудовой книжки — это не просто формальность, а важнейшая обязанность работодателя, напрямую влияющая на права работника на пенсию, социальные гарантии и трудовую репутацию. Несмотря на переход к электронным системам, бумажные трудовые книжки остаются юридически значимым документом, и их правильное оформление требует строгого соблюдения всех норм законодательства.

Помните: каждая запись в трудовой книжке — это история трудового пути человека. От её точности зависит будущее работника. Поэтому к ведению трудовых книжек нужно относиться с максимальной ответственностью и вниманием к деталям.

Для актуальных изменений регулярно проверяйте официальные источники: сайт Минтруда РФ, КонсультантПлюс, Гарант и портал Пенсионного фонда России.