Трудовая книжка – основной документ‚ подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. В Казахстане она ведётся работодателем в соответствии с требованиями Трудового кодекса Республики Казахстан и приказов Министерства труда и социальной защиты населения.
Правовые основы
Согласно Трудовому кодексу РК (ст. 71‑78) и Приказу МТиСЗН № 191 от г. (утверждающий форму и правила ведения трудовых книжек)‚ запись в трудовой книжке обязана соответствовать следующим требованиям:
- Даты указываются арабскими цифрами в формате дд.мм.гггг;
- Все записи делаются чернильной ручкой (или в электронном виде – см. раздел 7);
- Записи делаются в черновом (рабочем) и в оригинальном (клиентском) разделах книги;
- Запись заверяется подписью (или печатью) работодателя и ставится печать организации.
Структура трудовой книжки
Трудовая книжка состоит из двух основных разделов:
- Сведения о работе – запись о приёме‚ переводах‚ увольнении‚ изменениях условий труда;
- Сведения о награждениях и поощрениях – информация о премиях‚ наградах‚ повышениях квалификации.
Каждая запись оформляется в отдельной строке таблицы‚ расположенной в журнале книги.
Как правильно заполнять трудовую книжку
3.1 Приём на работу
- Откройте раздел «Сведения о работе» в последней свободной строке.
- Заполните поля согласно образцу (см; ниже).
- Поставьте подпись (или печать) работодателя и подпись работника.
- Внесите запись в журнал регистрации трудовых книжек (раздел 6).
3.2 Перевод‚ изменение условий труда
- В той же книге создайте новую строку.
- Укажите дату перевода‚ новое место работы‚ должность‚ основание (приказ №‚ дата).
- Подпишите запись.
3.3 Увольнение
- В последней строке укажите дату увольнения‚ причину (по инициативе работника‚ по соглашению сторон‚ по сокращению и т.д.)‚ номер приказа.
- Подпишите запись и поставьте печать.
- Сдайте оригинал трудовой книжки работнику (см. FAQ ниже).
3.4 Награждения и поощрения
- В разделе «Сведения о награждениях» укажите дату‚ название награды‚ основание (приказ‚ решение).
- Подпись и печать работодателя.
Образец записи в разделе «Сведения о работе»
| № п/п | Дата | Наименование организации‚ ИИН/БИН | Должность‚ разряд | Основание (приказ №‚ дата) | Подпись работодателя |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | ТОО «Астана‑Тех»‚ ИИН ###-###-####9 | Инженер‑технолог‚ 2 разряд | Приказ № 12 от | подпись + печать | |
| 2 | ТОО «Астана‑Тех»‚ ИИН ###-###-####9 | Главный инженер‚ 3 разряд | Приказ № 45 от | подпись + печать | |
| 3 | ТОО «Астана‑Тех»‚ ИИН ###-###-####9 | Уволен по собственному желанию | Приказ № 78 от | подпись + печать |
Все записи должны быть выполнены чёрным чернилом‚ без исправлений. При необходимости исправления – зачёркивание и подпись обеих сторон.
Журнал регистрации трудовых книжек (образец)
Каждая организация обязана вести журнал регистрации выдачи и возврата трудовых книжек. Ниже – пример оформления.
| № | Дата выдачи | ФИО работника | ИИН | Номер трудовой книжки | Дата возврата | Подпись ответственного |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Иванов Сергей Петрович | ###-###-####8 | № 00123 | А. Нурисламов |
Электронная трудовая книжка
С 2021 года в Казахстане активно внедряется Электронная трудовая книжка (ЭТК). Основные отличия от бумажного варианта:
- Записи вносятся в специальную информационную систему «Единый государственный реестр трудовой деятельности»;
- Работник получает доступ через мобильное приложение «ЭТК» или личный кабинет на портале eGov;
- Подтверждение записей происходит цифровой подписью работодателя;
- Бумажная трудовая книжка может быть заменена полностью‚ если работник согласен.
Для перехода на ЭТК работодатель должен:
- Подать в Министерство труда заявление о внедрении электронного учета;
- Обучить кадровый персонал работе в системе;
- Уведомить всех сотрудников о переходе (письмо‑уведомление‚ подпись согласия).
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли оставить у работодателя только копию трудовой книжки?
Нет. Трудовая книжка – личный документ работника. По закону оригинал обязателен к выдаче сотруднику при увольнении или по его требованию. Работодатель может хранить только копию в архиве‚ но оригинал должен быть у работника.
Что делать‚ если в трудовой книжке допущена ошибка?
Ошибка исправляется следующим образом:
- Зачёркивается ошибочный текст линией‚ не закрывающей слово полностью;
- Рядом ставится правильный вариант;
- Обе стороны (работник и работодатель) ставят подписи и печати‚ подтверждая исправление.
Как оформить запись о временном отпуске без сохранения места работы?
В разделе «Сведения о работе» в графе «Основание» указывается: «Отпуск без сохранения места работы‚ приказ № ___ от __.__.____». Дата начала и окончания отпуска указывается в поле «Дата»;
Можно ли использовать одну трудовую книжку для нескольких работодателей?
Да. Трудовая книжка переходит от одного работодателя к другому. Приём на работу нового работодателя оформляется новой записью в том же документе.
Какие документы нужны для оформления записи о приёме?
Для заполнения записи требуются:
- Трудовой договор (копия);
- Приказ о приёме на работу (номер‚ дата);
- Сведения о работнике (ФИО‚ ИИН‚ дата рождения);
- Паспортные данные (для идентификации).
Заполнение трудовой книжки в Казахстане – процесс‚ требующий строгого соблюдения законодательных норм. Правильный образец записи‚ своевременное ведение журнала регистрации и переход на электронный формат позволяют избежать ошибок и конфликтов с работниками.
Помните: каждый пункт записи должен быть чётким‚ датой – в формате дд.мм.гггг‚ а подпись работодателя – обязательна. При переходе на электронную трудовую книжку сохраняйте копии всех бумажных записей до полного завершения миграции.
Дата публикации: