Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность работника. Её ведение и хранение регламентируются нормативными актами, которые периодически обновляются. Ниже приведён обзор актуальных положений, действующих в 2026 году, с выделением ключевых требований для работодателей и сотрудников.

Нормативная база

• Постановление Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» – базовый акт, устанавливающий форму, порядок ведения и хранения трудовых книжек.
• Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от 19 мая 2021 г. № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек» – вносит изменения в бланки и процедуры, действует с 1 сентября 2021 г.
• Трудовой кодекс РФ, ст. 66.1 – регулирует вопросы выдачи, хранения и предоставления трудовых книжек.
• Федеральный закон от 30 декабря 2001 г. № 197‑ФЗ «О трудовой пенсии в Российской Федерации» – содержит положения о необходимости ведения трудовой книжки для назначения пенсии.
• Постановление Правительства РФ от 28 декабря 2022 г. № 2100 – вводит электронные трудовые книжки (ЭТК) как равнозначный вариант бумажного документа (действует с 1 января 2023 г.).

Оформление трудовой книжки

Заполнение ьного листа

При оформлении новой трудовой книжки в неё вносятся следующие сведения о работнике:

1. фамилия, имя, отчество;
2. дата рождения (день, месяц, год);
3. место рождения;
4. образование (уровень, специальность, квалификация);
5. profession (по первой записи о приёме на работу);
6. дата заполнения ьного листа.

Все записи делаются печатным шрифтом черного цвета, без сокращений, за исключением общепринятых аббревиатур (например, г. – год, ул. – улица).

Внесение записей о работе

Каждая запись о приёме, переводе, увольнении или ином изменении трудового отношения оформляется отдельной строкой и содержит:

• дата события (день, месяц, год);
• наименование организации (полное, без сокращений);
• структурное подразделение (если есть);
• должность, профессия, специальность;
• вид трудового договора (срочный/бессрочный);
• основание записи (приказ, распоряжение и т.д.);
• номер и дата основания документа.

Запись завершается подписью уполномоченного лица (руководителя или уполномоченного представителя отдела кадров) и печатью организации.

Исправления и внесение изменений

Если в трудовой книжке допущена ошибка, исправление производится согласно пункту 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек:

1. Ошибочная запись зачёркивается одной тонкой линией так, чтобы осталось читаемым исходное содержание.
2. Сверху пишеться исправленная запись.
3. Рядом указывается дата исправления и подпись лица, внесшего исправление, с расшифровкой;
4. Все исправления заверяются печатью организации.

Запрещается использовать корректирующие жидкости, скотч или иные материалы, скрывающие первоначальный текст.

Дубликат трудовой книжки

В случае утраты, порчи или уничтожения трудовой книжки работник имеет право получить дубликат у своего действующего работодателя. Порядок выдачи дубликата регулируется пунктом 40 Порядка ведения и хранения трудовых книжек:

• Работник подаёт письменное заявление о выдаче дубликата.
• Работодатель в течение трёх рабочих дней готовит дубликат, перенося все записи из оригинальной книжки (или из архивных данных).
• Дубликат заверяется подписью руководителя и печатью организации.
• В дубликате делается отметка «Дубликат» и указывается номер и дата выдачи оригинальной книжки.

Если работник уволен, дубликат выдаёт последнее место работы (организация, где трудовой договор был расторгнут).

Вкладыш в трудовую книжку

Вкладыш используется для дополнительных сведений, которые не помещаются в основной части книжки (например, информация о наградах, повышении квалификации, прохождении обучения).

Требования к вкладышу:

• Формат – А5, бумага плотностью не менее 80 г/м².
• На первой странице указываются фамилия, имя, отчество и дата рождения работника (как в основной книжке).
• Каждая запись вкладыша оформляется аналогично записям в трудовой книжке (дата, наименование организации, должность, основание).
• Вкладыш прошивается в трудовую книжку и заверяется печатью организации.

Учёт и хранение трудовых книжек

Учёт движения бланков и книжек

Согласно пункту 40 Порядка, работодатель обязан вести две книги:

1. Книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них.
2. Книга учёта бланков трудовой книжки и вкладыша.

В этих книгах фиксируются:

• дата получения бланка/книжки;
• номер и серия бланка;
• ФИО работника, которому выдан документ;
• дата выдачи и возврат (если применимо);
• подпись ответственного лица.

Условия хранения

Трудовые книжки хранятся в условиях, обеспечивающих их сохранность:

• в сухом, защищённом от прямых солнечных лучей помещении;
• при температуре от +10 °C до +25 °C и относительной влажности не более 60 %;
• в металлических или деревянных шкафах с запирающимися дверцами;
• отдельно от других документов, чтобы избежать механического повреждения.

Срок хранения трудовых книжек – 50 лет после увольнения работника (или до момента выдачи пенсии, если она назначается позже). По истечении этого срока документы подлежат уничтожению в соответствии с внутренними нормативными актами организации.

Электронные трудовые книжки (ЭТК)

С 1 января 2023 г. в России функционирует система электронных трудовых книжек, регулируемая Постановлением Правительства РФ № 2100 от 28 декабря 2022 г. Основные положения:

• ЭТК имеет равную юридическую силу с бумажной трудовой книжкой.
• Работодатель обязан передавать сведения о приёме, переводе и увольнении работника в ПФР через единую информационную систему.
• Работник может в любой момент запросить выписку из своей ЭТК через личный кабинет на портале «Госуслуги» или в территориальном органе ПФР.
• При наличии бумажной трудовой книжки работник может выбрать, какой вид документа вести основным; дублирование не запрещено, но не требуется.

В 2026 году большинство крупных организаций уже перешли на ведение ЭТК, однако малые предприятия и некоторые бюджетные учреждения продолжают использовать бумажные формы параллельно с электронными.

Ответственность за нарушение правил ведения и хранения

Нарушение установленного порядка ведения и хранения трудовых книжек влечёт административную ответственность:

• Статья 5.27 КоАП РФ – штраф от 1 000 до 5 000 рублей для должностных лиц и от 30 000 до 50 000 рублей для организаций.
• При повторном нарушении в течение года – штраф увеличивается вдвое.
• В случае утери трудовой книжки по вине работодателя, последний обязан компенсировать работнику ущерб, связанный с восстановлением трудового стажа (включая выплату среднего заработка за период простоя).

Практические рекомендации для работодателей

1. Ежегодно проводить инструктаж сотрудников отдела кадров по актуальным изменениям в Правилах ведения и хранения трудовых книжек.
2. Вести журналы учёта бланков и книжек в электронном виде (с резервным копированием) для упрощения аудита.
3. При переходе на ЭТК обеспечить интеграцию с 1С:ЗУП или другой используемой системой кадрового учёта.
4. Хранить резервные копии бумажных трудовых книжек в отдельном огнеупорном шкафу или в электронном архиве (сканированные копии с подтверждением подлинности).
5. Регулярно сверять данные в трудовых книжках с данными в личных карточках сотрудника и в налоговой отчётности.

Правила ведения и хранения трудовых книжек, действующие на 23 мая 2026 г., сочетают традиционные бумажные требования с современными возможностями электронного документооборота. Соблюдение указанных норм обеспечивает защиту прав работников на подтверждение трудового стажа, упрощает взаимодействие с пенсионным фондом и минимизирует риски административных штрафов для организаций. Рекомендуется регулярно обновлять внутренние нормативные акты компании в соответствии с последними изменениями законодательства и проводить обучение ответственных сотрудников.