Трудовая книжка – важный документ, подтверждающий трудовую деятельность работника, его стаж и квалификацию. Несмотря на переход к электронным форматам, бумажные трудовые книжки продолжают использоваться и требуют от работодателей соблюдения определенных правил учета. В этой статье мы подробно рассмотрим, какие записи работодатели обязаны вносить в трудовые книжки, какие ограничения существуют и какие документы необходимо вести для учета движения трудовых книжек.

Что такое трудовая книжка?

Трудовая книжка – это документ строгой отчетности, который ведется работодателем для фиксирования информации о трудовой деятельности работника. В ней указываются:

• Сведения о работнике (ФИО, дата рождения, место работы).
• Записи о приеме на работу, переводах на другие должности, увольнении.
• Сведения о наградах, поощрениях, взысканиях.

Кто должен вести трудовые книжки?

Работодатели, привлекающие работников на условиях трудового договора, обязаны вести трудовые книжки. Исключения составляют случаи, когда работник не исполняет свои трудовые обязанности, но за ним сохраняется место работы, либо когда работник принимается на работу впервые (в этом случае, по мнению некоторых экспертов, трудовая книжка не требуется).

Какие записи работодатель должен вносить в трудовую книжку?

Работодатель обязан вносить в трудовую книжку следующие записи:

• При приеме на работу:
• ФИО работника.
• Дата приема на работу.
• Должность, на которую принят работник.
• Наименование организации.
• Условия оплаты труда.
• О переводах на другую работу:
• Дата перевода.
• Новая должность.
• Наименование подразделения.
• Изменение условий оплаты труда (при необходимости).
• Об увольнении:
• Дата увольнения.
• Причина увольнения (согласно статье Трудового кодекса РФ).
• О наградах, поощрениях, взысканиях:
• Дата награждения/поощрения/взыскания.
• Наименование награды/поощрения/взыскания.
• Основание для награждения/поощрения/взыскания.

Важно! Записи в трудовую книжку вносятся работодателем непосредственно в момент совершения события (приема, перевода, увольнения). Записи должны быть сделаны грамотно, без исправлений и помарок. Исправления допускаются только с указанием даты и подписи ответственного лица.

Ограничения в занесении записей

Существуют определенные ограничения в занесении записей в трудовую книжку:

• Записи о периодах, когда работник не исполнял свои трудовые обязанности, не допускаются. Это касается ситуаций, когда место работы сохраняется за работником (например, при временной нетрудоспособности).
• Не допускается внесение записей в трудовую книжку работника, принимаемого на работу впервые.

Ведение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей

Работодатель обязан вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В этой книге фиксируются все операции с трудовыми книжками:

• Прием трудовых книжек от работников.
• Внесение записей в трудовые книжки.
• Передача трудовых книжек работникам.
• Возврат трудовых книжек при увольнении.
• Уничтожение трудовых книжек.

Электронные трудовые книжки (ЭТК)

С 1 января 2026 года завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек. Это означает, что бумажные трудовые книжки продолжат использоваться, но работодатели и работники смогут пользоваться и электронным документом. Электронная трудовая книжка является равнозначным документом бумажной трудовой книжке.

Что делать, если работодатель отказывается вносить записи в трудовую книжку?

Если работодатель отказывается вносить записи в трудовую книжку, работник имеет право обратиться в трудовую инспекцию или суд.

Трудовая книжка – важный документ, который необходимо вести в соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ. Соблюдение правил ведения трудовых книжек является обязанностью работодателя и гарантирует защиту прав работника; Переход к электронным трудовым книжкам – это современный шаг, который упрощает процесс учета трудовой деятельности и повышает доступность информации о трудовом стаже работника.

Рекомендуемые ресурсы:

• Трудовой кодекс Российской Федерации: [https://www.consultant.ru/document/trd_russ_tkk_2023_1/](https://www.consultant.ru/document/trd_russ_tkk_2023_1/)
• Официальный сайт Государственного портала Работа России: [https://www.работа.рф/](https://www.работа.рф/)
• Постановление Правительства Российской Федерации от г. № 520: [ссылка на постановление](https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_520/) (замените на актуальную ссылку)

Помните: Эта статья носит информационный характер и не является юридической консультацией. При возникновении вопросов рекомендуется обратиться к юристу.