Трудовая книжка – это официальный документ‚ подтверждающий трудовую деятельность работника‚ его стаж‚ квалификацию и причины увольнения. С 1 сентября 2021 г. в России вступили в силу новые правила ведения и хранения трудовых книжек‚ а с 2020 г. началась цифровизация. В статье мы разберём‚ как правильно вести трудовую книжку‚ какие требования предъявляются к её оформлению‚ как проверить подлинность документа и что изменилось с переходом на электронный формат.

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?

Трудовая книжка – это документ установленного образца‚ в котором фиксируются:

• Дата начала и окончания трудового договора;
• Наименование работодателя и его адрес;
• Профессия‚ специальность‚ квалификация работника;
• Причины увольнения и основания для прекращения трудового договора;
• Полученные поощрения‚ благодарности и другие сведения о профессиональной деятельности.

Она служит доказательством трудового стажа‚ а также позволяет работодателю и работнику отслеживать карьерный рост и изменения в квалификации.

Новые правила ведения трудовых книжек (приказ Минтруда № 320н от )

С 1 сентября 2021 г. действует новый порядок ведения и хранения трудовых книжек‚ который предусматривает:

1. Постоянное наличие бланков и вкладышей. Работодатель обязан иметь в наличии актуальные бланки трудовой книжки и вкладыши для внесения записей.
2. Запись без сокращений. Все записи в книжке пишутся полными словами; исправления поверх написанного недопустимы.
3. Использование ручки. Записи вносятся ручкой (шариковой‚ гелевой или перьевой) чернилами синего‚ фиолетового или черного цвета.
4. Постоянное наличие бланков. Работодатель обязан постоянно иметь в наличии бланки трудовой книжки и вкладыши.
5. Запись причин увольнения. В точном соответствии с формулировками Трудового кодекса РФ (статьи 66‚ 66.1) и иных федеральных законов.

Новые требования не изменяют сути документа‚ но делают его оформление более строгим и прозрачным.

Как проверить подлинность трудовой книжки?

При приёме нового сотрудника важно убедиться‚ что его трудовая книжка подлинна; Наиболее важные признаки:

• Серия и дата выпуска. Серия документа должна соответствовать году выпуска бланка. Таблица ниже показывает соответствие серии и года выпуска.
• Шов. Трудовая книжка прошита специальным швом‚ исключающим замену листов. Старые серии могут иметь менее строгую защиту.
• Бланк нового образца. С 1 января 2023 г. в России применяются трудовые книжки нового образца и вкладыши к ним.

Если серия не совпадает с годом выпуска‚ это может указывать на подделку.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2020 г. в России началась цифровизация трудовых книжек. Основные моменты:

• ЭТК – это скан всех записей‚ включая страницы после 10 июня 2021 г. (требование ПФУ).
• При оцифровке не нужно отбирать страницы по дате – необходимо сканировать все страницы‚ где внесены записи.
• В графе 13 ЭТК необходимо указать: «Выдана на руки на основании письменного заявления (ФИО) о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ».
• Сотрудник ставит подпись при получении ЭТК на руки.

ЭТК позволяет быстро проверять стаж и квалификацию‚ а также упрощает хранение и передачу данных.

Как правильно вносить записи в трудовую книжку?

Ниже приведён образец заполнения нового бланка трудовой книжки по новым правилам:

1. Дата начала работы.
2. Наименование работодателя и его адрес.
3. Профессия‚ специальность‚ квалификация (с указанием категории).
4. Причина увольнения и основания для прекращения трудового договора.
5. Полученные поощрения и благодарности.
6. Подпись работодателя и дата подписи.
7. Подпись работника (если требуется).

Важно: все записи должны быть чёткими‚ без сокращений и проверены на соответствие требованиям ТК РФ.

Часто задаваемые вопросы

• Нужно ли регистрировать ЭТК в системе учета? – Да‚ работник должен предоставить ЭТК при приёме на работу‚ а работодателю – зарегистрировать её в системе кадрового учёта.
• Можно ли использовать бумажную трудовую книжку после перехода на ЭТК? – Да‚ в некоторых ситуациях допускается вести бумажную трудовую книжку‚ но предпочтительнее использовать электронный формат.
• Что делать‚ если в трудовой книжке обнаружены ошибки? – Внесение исправлений производится в соответствии с инструкцией по заполнению и хранению трудовых книжек. Ошибки нельзя исправлять поверх написанного.
• Как проверить‚ что серия соответствует году выпуска? – Сравните серию с таблицей соответствия‚ приведённой выше.

Ключевые даты и нормативные акты

Для работодателя:

• Обеспечьте наличие актуальных бланков и вкладышей.
• Проверьте подлинность трудовых книжек новых сотрудников.
• Ведите электронные трудовые книжки‚ если это возможно.
• Соблюдайте точные формулировки при записи причин увольнения.

Для работника:

• Проверьте‚ что серия и год выпуска совпадают.
• Убедитесь‚ что все записи сделаны в соответствии с требованиями.
• Получите электронную трудовую книжку и сохраните копию.

Следуя этим рекомендациям‚ вы сможете избежать ошибок при оформлении трудовой книжки‚ гарантировать её подлинность и соответствие новым требованиям законодательства.