Трудовая книжка — основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника.
Её выдача, ведение и хранение регулируются Трудовым кодексом РФ (ст. 66 – 66.1) и рядом нормативных актов.
В этой статье разберём, какие сведения вносятся в книгу, как правильно оформить выдачу, какие требования к электронным трудовым книжкам и как действовать при увольнении.

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна

Законодательная база

• Трудовой кодекс РФ: статья 66 – Трудовая книжка
• Статья 66.1 – Сведения о трудовой деятельности
• Приказ Минтруда РФ № 320н от  – Порядок ведения и хранения трудовых книжек

Сведения, которые вносятся в книгу

В трудовой книжке фиксируются:

• Дата начала и окончания трудового договора;
• Должность, место работы, оклад;
• Причина увольнения (постановка, увольнение по собственному желанию, сокращение и т.д.);
• Сведения о переходе на электронный формат (если применимо);
• Письменное заявление работника о предоставлении сведений (ст. 66.1);
• Регистрационный номер заявления и дата его регистрации.

Порядок выдачи трудовой книжки

Когда и как выдавать

Работодатель обязан выдать трудовую книжку в течение 7 дней с момента начала работы.
Если работник уже имеет книгу, она передаётся ему в порядке, установленном Трудовым кодексом.

Что записывается в книгу при выдаче

В графе 1 ставится порядковый номер записи.
В графе 2 фиксируется дата выдачи.
В графе 3 пишется запись: «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса РФ».
В графе 4 указывается заявление работника, с указанием даты и номера его регистрации.

Письменное заявление сотрудника

Сотрудник обязан подать письменное заявление о выдаче трудовой книжки.
Заявление оформляется в форме: «Я, ФИО, прошу выдать мне трудовую книжку в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса РФ».

Регистрация заявления

После получения заявления работодатель регистрирует его в журнале учета трудовых книжек, указывает номер регистрации и дату.
Затем в трудовой книжке делается запись о выдаче, а работник подписывает её при получении.

Электронная трудовая книжка

Переход на электронный формат

В 2023 г. в России начался переход на электронные трудовые книжки.
Работодатель обязан вести электронный вариант, но бумажная книга остаётся обязательной до полного перехода.

Как оформить электронную трудовую книжку

1. Сотрудник подаёт заявление о переходе на электронный формат.
2. Работодатель выдает бумажную книгу и делает запись о выдаче.
3. В электронном реестре фиксируется дата перехода и регистрационный номер.
4. При получении электронной книги сотрудник подписывает электронную подпись.

Как работать с ней

Все сведения о трудовой деятельности сохраняются в электронном реестре.
Сотрудник может получить доступ к своей книге через портал «Госуслуги» или через сайт работодателя.
При необходимости можно запросить печатную копию.

Выдача при увольнении

Что записывается

При увольнении в трудовой книжке фиксируется:

• Дата увольнения;
• Причина увольнения (ст. 77 Трудового кодекса);
• Документ‑основание, его дата и номер;
• Подпись работодателя и работника.

Что делать, если сотрудник не сдал обходной лист

Согласно практике и рекомендациям профсоюзов, трудовая книжка должна быть выдана даже в случае, если сотрудник не сдал обходной лист, не передал дела или не возместил ущерб.
В таком случае работодатель обязан оформить запись о выдаче и хранить книгу до истечения срока хранения (не менее 10 лет).

Практические советы работодателю

Что хранить

Трудовые книжки (бумажные и электронные) необходимо хранить в соответствии с приказом Минтруда РФ № 320н.
Минимальный срок хранения — 10 лет после окончания трудового договора.

Как вести учёт

Вести отдельный журнал учета трудовых книжек, где фиксировать:

• Номер книги;
• ФИО работника;
• Дата выдачи и возврата;
• Пояснения к изменениям.

Как избежать ошибок

• Проверять правильность заполнения всех полей (даты, номера, подписи);
• Сохранять копии заявлений и регистрационных документов.
• Обучать персонал, ответственный за кадровый учёт.
• Периодически проводить внутренний аудит.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли не выдавать трудовую книжку?

Нет. По Трудовому кодексу работодатель обязан выдать трудовую книжку работнику в течение 7 дней с момента начала работы.
Исключения возможны только при наличии законных оснований (например, если работник уже имеет книгу у другого работодателя).

Что делать, если книга потеряна?

В таком случае работодатель обязан оформить дубликат по заявлению работника.
Дубликат оформляется в соответствии с § 4 ст. 66 Трудового кодекса.

Как получить дубликат трудовой книжки?

1. Сотрудник подает письменное заявление о выдаче дубликата.
2. Работодатель регистрирует заявление, делает запись в журнале учёта.
3. Выписывается дубликат с теми же сведениями, что и в оригинале.

Трудовая книжка — неотъемлемый элемент кадрового учёта.
Правильная выдача, ведение и хранение документа обеспечивают законность трудовых отношений, защищают права работника и работодателя, а также упрощают проверку стажа и начисление выплат.
Следуя установленным правилам и рекомендациям, вы избежите ошибок и потенциальных юридических рисков.