Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовой стаж, квалификацию и заслуги работника․ В России и Беларуси её ведение регулируется Трудовым кодексом, постановлениями Правительства и инструкциями Министерства труда․
Содержание статьи
- Законодательная база
- Кому обязательна трудовая книжка
- Случаи, когда книжка обязана вестись
- Порядок выдачи и получения
- Как правильно заполнять записи
- Хранение и учёт трудовых книжек
- Электронная трудовая книжка
- Ответственность работодателя и работника
- Изменения в правилах 2025‑2026 гг․
- Часто задаваемые вопросы
Законодательная база
Основные нормативные акты, регулирующие порядок ведения трудовых книжек:
- Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – статья 66 «Трудовая книжка»;
- Постановление Правительства РФ № 225 от «Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей»;
- Инструкция о порядке ведения трудовых книжек работников, утверждённая постановлением Минтруда России № 40 от ;
- Для Республики Беларусь – Приказ Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь «О порядке заполнения, выдачи, дубликатов и учёта трудовых книжек»․
Кому обязательна трудовая книжка
Трудовая книжка обязана вестись у всех работников, у которых трудовой стаж в организации превышает один месяц (по большинству практик) и у тех, кто:
- поступил на работу в статусе постоянного (не сезонного, не временного) сотрудника;
- получил квалификацию, подтверждённую аттестацией, дипломом или сертификатом;
- подлежит обязательному социальному страхованию (пенсионное, медицинское, страхование от несчастных случаев)․
Исключения (когда книжка не ведётся):
- работники, занятые по договору подряда без трудового договора;
- самозанятые и индивидуальные предприниматели;
- работники, у которых в 2020 году был статус безработного, временно нетрудоспособного, находившегося в отпуске или отстранённого от работы – они могут выбрать электронную форму․
Случаи, когда книжка обязана вестись
Трудовая книжка должна вестись, если работник:
- Проработал в организации свыше одного месяца (по нормативам большинства регионов);
- Имеет непрерывный трудовой стаж более 6 месяцев в одной организации (в этом случае обязательна запись о каждом переводе, повышении квалификации, награде);
- Был переведён на другую постоянную должность в той же организации – запись делается в течение недели после приказа;
- Уволен – запись о прекращении трудовых отношений вносится в день увольнения․
Порядок выдачи и получения трудовой книжки
Согласно ТК РФ и Постановлению № 225, работодатель обязан:
- Выдать трудовую книжку не позднее трёх рабочих дней со дня подачи письменного заявления работника (пункт 1 статьи 66 ТК РФ);
- Если работник впервые поступает в организацию, книжка выдается в день подписания трудового договора;
- При переводе в другую организацию – передать книжку новому работодателю в течение 5 дней․
Для получения книжки работнику необходимо предоставить:
- Паспорт (или иной документ, удостоверяющий личность);
- Трудовой договор или приказ о приёме на работу;
- Заявление о выдаче (по образцу, обычно «Заявление о выдаче трудовой книжки»)․
Как правильно заполнять записи в трудовой книжке
Все записи вносятся на основании приказа (распоряжения) работодателя и должны полностью соответствовать его тексту․
Основные реквизиты записи
- Дата приказа;
- Номер приказа;
- Наименование организации (полное официальное название);
- Должность, на которой работник был принят (или переведён);
- Срок действия (дата начала и окончания, если договор срочный);
- Основание (например, «на основании Трудового договора № 123 от »);
- Подпись и печать организации․
Сроки внесения записей
- Запись о приёме, переводе, повышении квалификации – не позднее недели после издания приказа;
- Запись об увольнении – в день увольнения (по приказу об увольнении)․
Хранение и учёт трудовых книжек
Работодатель обязан вести журнал учёта выдачи и возврата трудовых книжек․ Порядок:
- Регистрация каждой выданной книжки в журнале (номер, ФИО, дата выдачи);
- Отметка о возврате книжки при увольнении (дата, подпись работника);
- Хранение оригиналов в специально отведённом месте (шкаф, сейф) с ограниченным доступом․
Согласно приказу Минтруда № 320н, книги, находящиеся в архиве более 5 лет, могут быть переданы в архивное хранилище организации․
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С 2020 года в РФ введена возможность ведения электронной трудовой книжки․ Право выбора сохраняется для работников, которые в 2020 году:
- Были безработными;
- Не исполняли трудовые функции из‑за временной нетрудоспособности, отпуска или отстранения от работы․
ЭТК имеет те же юридические силы, что и бумажный документ, но требует:
- Регистрации в системе «Госуслуги»;
- Подтверждения личности через электронную подпись;
- Согласования с работодателем (работодатель вносит записи в электронную систему)․
Ответственность за нарушение порядка ведения трудовых книжек
Ответственность распределяется между работодателем и работником:
- Работодатель может быть привлечён к административной ответственности за:
- Несвоевременную выдачу книжки – штраф до 5 000 рублей;
- Отсутствие записи о приёме/увольнении – штраф от 10 000 до 30 000 рублей;
- Неправильное оформление записей (не соответствие приказу) – штраф и обязательное исправление․
- Работник несёт ответственность за:
- Утрата книжки – обязан возместить стоимость (около 1 500 рублей) и оформить дубликат;
- Предоставление недостоверных сведений в заявлении о выдаче․
Что изменилось в 2025‑2026 годах?
Последние поправки, опубликованные в 2025‑2026 гг․, касаются:
- Уточнения сроков внесения записей – теперь обязательный срок «не позднее недели» официально закреплён в Приказе Минтруда от № 320н;
- Введена обязательная цифровая подпись для всех записей в бумажных книжках, подтверждающая их подлинность;
- Расширены требования к хранению дубликатов – дубликат должен храниться в отдельном архиве минимум 5 лет;
- Упрощён порядок перехода с бумажной на электронную форму – работник может подать заявление в любой момент, а работодатель обязан обеспечить миграцию данных в течение 30 дней․
Часто задаваемые вопросы
Нужно ли вести трудовую книжку, если я проработал в компании 2 недели?
Трудовая книжка обязательна, если срок работы превышает один месяц․ При работе менее месяца книжка может не вестись, однако работодатель всё равно обязан оформить трудовой договор и вести учёт в внутренней системе․
Как оформить дубликат потерянной книжки?
Для получения дубликата необходимо:
- Подать заявление в отдел кадров с указанием причины утраты;
- Предоставить документ, подтверждающий факт утраты (полис страхования, заявление в полицию – необязательно, но желательно);
- Оплатить государственную пошлину (около 1 500 рублей);
- Получить дубликат в течение 10‑15 рабочих дней․
Можно ли отказаться от бумажной книжки и сразу перейти на электронную?
Да, если вы подпадаете под категории, имеющую право выбора (см․ пункт 7)․ Необходимо подать заявление в отдел кадров и подписать согласие в системе «Госуслуги»․
Кто отвечает за сохранность трудовой книжки в период отпуска?
Во время отпуска книжка остаётся в собственности работника, но работодатель обязан обеспечить её возврат в течение 3 дней после окончания отпуска․
Какие штрафы могут быть наложены на работодателя за несоблюдение сроков записи?
Согласно Приказу Минтруда № 320н (2025), за несвоевременную запись о приёме/переводе – штраф от 10 000 до 30 000 рублей; за отсутствие записи об увольнении – штраф до 50 000 рублей․
Для получения более детальной информации рекомендуется обращаться к официальным источникам: Министерство труда РФ, КонсультантПлюс и Министерство труда и соцзащиты Республики Беларусь․