Трудовая книжка остается основным документом, подтверждающим трудовой стаж и деятельность работника в Российской Федерации. Несмотря на активное внедрение электронных трудовых книжек (ЭТК), бумажный формат сохраняет свою юридическую силу для тех, кто вел его до 2021 года, или по желанию сотрудника. В данной статье мы подробно разберем актуальные правила ведения, заполнения и хранения трудовых книжек, опираясь на Трудовой кодекс РФ, Постановление Правительства РФ № 225 и Инструкцию Минтруда № 69.
Нормативная база и общие положения
Основными документами, регулирующими работу с трудовыми книжками в 2026 году, являются:
- Статья 66 Трудового кодекса РФ — определяет статус трудовой книжки как основного документа о стаже.
- Постановление Правительства РФ от № 225 «Правила ведения и хранения трудовых книжек…» (далее — Правила).
- Постановление Минтруда России от № 69 «Инструкция по заполнению трудовых книжек» (далее — Инструкция).
Важно помнить: форма, порядок ведения и хранения устанавливаются уполномоченным федеральным органом исполнительной власти. Работодатель обязан строго следовать этим нормам во избежание штрафов и проблем с пенсионным обеспечением сотрудников.
Организация процесса: ответственные лица
Согласно пункту 45 Правил, ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек несет работодатель.
Непосредственное выполнение этих функций возлагается на уполномоченное лицо, которое назначается приказом (распоряжением) работодателя. В небольших организациях это может быть сам руководитель или бухгалтер, в крупных — специалист отдела кадров.
Ключевые требования к ответственному лицу:
- Наличие официального приказа о назначении.
- Знание законодательства в сфере трудового права.
- Обеспечение сохранности бланков и заполненных книжек.
Правила ведения и заполнения
Ведение трудовой книжки начинаеться с момента приема работника на первую работу. Если сотрудник принят впервые после 1 января 2021 года, бумажная трудовая ему не заводится (если он сам не изъявит такое желание в отношении периода до 2021 года, что уже неактуально для новых entrants), вся информация ведется только в электронном виде. Однако для работников, имеющих бумажный документ, правила следующие:
Оформление при приеме на работу
При приеме на работу (в случае ведения бумажной версии) работодатель обязан внести сведения о работнике в раздел «Сведения о работнике»:
- Фамилия, имя, отчество;
- Дата рождения;
- Образование (на основании документов об образовании);
- Профессия, специальность.
Важное изменение: Согласно современным требованиям, заполнение трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, не обязательно проводить строго в его присутствии, однако запись должна быть сделана в течение недели со дня приема на работу.
Требования к записям
Все записи в трудовую книжку вносятся:
- Чернилами (шариковой, перьевой или гелевой ручкой) черного, синего или фиолетового цвета.
- Без сокращений (например, не «пр.», а «приказ»; не «пост.» а «постановление»).
- С указанием соответствующих дат.
- На основании приказов (распоряжений) работодателя.
Каждая запись должна быть заверена подписью ответственного лица и печатью организации (при наличии печати).
Хранение трудовых книжек
Организация хранения — критически важный аспект кадровой работы. Нарушение правил хранения может привести к утрате документов и судебным искам.
Где и как хранить?
Трудовые книжки и вкладыши к ним должны храниться в организации как документы строгой отчетности. Для их хранения необходимо обеспечить:
- Специализированное место: несгораемые шкафы или сейфы, исключающие возможность хищения, повреждения огнем или водой.
- Доступ: доступ к шкафам должен быть только у уполномоченного лица.
- Учет: ведение книг (журналов) учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Сроки хранения
Согласно правилам, трудовые книжки хранятся у работодателя до момента увольнения работника. После увольнения документ выдается работнику в день увольнения под роспись в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек.
Невостребованные трудовые книжки:
Если работник не забрал трудовую книжку в день увольнения (или в случае смерти работника его родственниками), работодатель обязан хранить документ до востребования. Срок хранения невостребованных трудовых книжек составляет 50 лет (для документов, созданных после 2021 года, сроки могут регулироваться новыми перечнями, но общий принцип — хранение до востребования с последующей архивацией).
Внесение изменений, исправлений и выдача дубликатов
В процессе ведения могут возникать ошибки или изменяться данные о работнике.
Исправление ошибок
Зачеркивание записей в разделах о работе и награждениях запрещено. Если обнаружена ошибка:
- Вносится новая запись с указанием правильного текста.
- Указывается номер и дата приказа, которым запись признана недействительной.
- Запись заверяется подписью и печатью.
Изменения в разделе «Сведения о работнике» (фамилия, образование) производяться на основании документов и с ссылкой на их номер и дату.
Дубликат трудовой книжки
Дубликат выдается в случаях:
- Утраты трудовой книжки работником.
- Признания записей в трудовой книжке недействительными.
Для получения дубликата работник должен подать письменное заявление. Дубликат заполняется на основании копий документов, имеющихся у работодателя, или справок с предыдущих мест работы;
Ответственность за нарушения
Нарушение правил ведения и хранения трудовых книжек влечет за собой ответственность работодателя:
- Административная ответственность: по ст. 5.27 КоАП РФ (нарушение трудового законодательства) предусмотрены штрафы для должностных лиц и юридических лиц.
- Материальная ответственность: если из-за потери или неправильного ведения трудовой книжки работник не смог устроиться на новую работу или потерять стаж, работодатель обязан компенсировать ему средний заработок за все время задержки.
Правильное ведение и хранение трудовых книжек — это не просто бюрократическая процедура, а гарантия защиты прав работников и юридической безопасности бизнеса. В 2026 году, когда параллельно существуют электронные и бумажные форматы, внимательность кадровых служб к деталям заполнения, назначению ответственных лиц и условиям хранения становится еще более важной. Соблюдение Инструкции № 69 и Правил № 225 позволит избежать конфликтов и штрафов.