Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Несмотря на постепенный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), бумажный формат по-прежнему актуален и требует строгого соблюдения правил ведения. Ошибка в записи может привести к проблемам при оформлении пенсии, поэтому кадровику или работодателю важно знать все нюансы.
Нормативная база
Порядок заполнения трудовых книжек, вкладышей в них и дубликатов регламентируется Постановлением Правительства РФ № 225 «О трудовых книжках». Кроме того, в ст. 66 ТК РФ прописан сам процесс ведения бумажных трудовых книжек. На эти документы и опираются специалисты при оформлении приема на работу.
Особенности перехода на электронную трудовую книжку (ЭТК)
В 2025-2026 годах многие работники выбирают переход на ЭТК. Правом перейти на электронный формат сотрудник может в любой момент. Однако здесь есть важный нюанс:
- Если при трудоустройстве человек предъявил бумажную трудовую и сразу же подал заявление о переходе на электронный вариант, необходимо действовать по следующему алгоритму:
- Принять бумажную книжку.
- Внести в нее стандартную запись о приеме на работу.
- Сделать запись о переходе на электронную трудовую книжку.
- Выдать бумажную трудовую на руки работнику с соответствующей записью.
- Информацию в электронном виде (для ЕФС-1) нужно отправить не позже рабочего дня, следующего за днем издания приказа о приеме на работу.
Что делать, если в трудовой закончилось место?
Трудовая книжка может быть дополнена вкладышем, если все страницы раздела «Сведения о работе» заполнены. Вкладыш является неотъемлемой частью трудовой, поэтому без нее он недействителен. Его оформление строго регламентировано Правилами. При выдаче каждого вкладыша в бумажной трудовой обязательно проставляется штамп с надписью «Выдан вкладыш», и указывается его серия и номер.
Пошаговая инструкция: как внести запись о приеме на работу
После того как вы получили трудовую книжку от нового сотрудника, необходимо заполнить раздел «Сведения о работе». В виде таблицы из 4 граф это выглядит следующим образом:
Графа 1: Сведения о приеме
Ставится порядковый номер записи (сквозная нумерация).
Графа 2: Дата
Указывается дата приема на работу арабскими цифрами (например: 15 05 2026). Число и месяц — двузначными, год — четырехзначными.
Графа 3: Информация о приеме
В виде заголовка (без номера записи и даты) пишется полное и сокращенное (при наличии) наименование вашей организации или индивидуального предпринимателя. Под этим заголовком вносится сама запись. Например: «Принят(а) в отдел продаж на должность менеджера». Если сотрудник принимается с определенной квалификацией, разрядом или допуском, это также указывается в этой графе.
Графа 4: Основание
Указываются дата и номер приказа (распоряжения) о приеме на работу. Например: «Приказ от № 12-к».
Прием по совместительству
Заполнение трудовой книжки при приеме по совместительству имеет свои особенности. Важно помнить, что запись о работе по совместительству вносится только по желанию работника и только по основному месту работы (на основании документа, подтверждающего работу по совместительству).
Согласно актуальным правилам 2025-2026 годов:
- В графе 3 указывать, что сотрудник принят именно по внутреннему или внешнему совместительству, не нужно. Достаточно формулировки о совместительстве в целом.
- Образец записи в графе 3: «Принят на работу по совместительству на должность редактора».
- В графу 4 вписываются дата и номер приказа о приеме на работу по совместительству.
Запись о совместительстве возможна и в тех случаях, когда она имела место до трудоустройства к работодателю, работа у которого для сотрудника сейчас является основной.
Образец заполнения трудовой книжки при приеме на работу
Ниже представлен наглядный пример того, как должна выглядеть правильно заполненная страница раздела «Сведения о работе» при приеме на основную работу.
Сведения о работе
| № записи | Дата (число, месяц, год) | Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона) | Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись |
|---|---|---|---|
| Число Месяц Год | |||
| 11 | 25 05 2026 | Общество с ограниченной ответственностью «Альфа» (ООО «Альфа») Принят в финансовый отдел на должность главного бухгалтера | Приказ от № 45-к |
Важные правила и частые ошибки
- Соблюдение сроков: Запись о приеме на работу (в бумажной книжке) вносится не позднее недельного срока со дня приема на работу.
- Разборчивость: Все даты пишутся арабскими цифрами, а слова сокращениям не подлежат (кроме общепринятых аббревиатур, таких как ООО, АО и т.д.).
- Записи ручкой: Используются перьевые или гелевые ручки. Цвет чернил допускается только черный, синий или фиолетовый. Записи простым карандашом не допускаются.
- Сверка с приказом: Перед тем как внести запись, обязательно сверьте должность, отдел и дату с подписанным приказом о приеме на работу.
Соблюдение этих простых, но строгих правил позволит избежать неточностей и гарантирует, что стаж работника будет учтен корректно, а кадровый учет будет в полном порядке.