Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника․ Поэтому требования к ее ведению крайне строги․ Ошибки в этом документе случаются нередко, и у многих кадровиков или бухгалтеров возникает инстинктивное желание просто зачеркнуть неверную информацию и написать рядом правильную․ Однако делать это нужно с большой осторожностью, так как правила зачеркивания кардинально отличаются в зависимости от того, в каком именно разделе допущена ошибка;
Главное правило: где зачеркивать можно, а где нельзя
Самое важное, что нужно запомнить: зачеркивание неточных или неправильных записей категорически не допускается в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях»․ Зачеркивать данные можно только на титульном листе трудовой книжки․
Если в разделе о работе или награждениях была допущена ошибка, а ответственный сотрудник по незнанию зачеркнул ее или замазал корректором, такие действия признаются грубым нарушением․ Исправленные таким образом записи нужно признавать недействительными в установленном порядке․
Когда зачеркивание разрешено: исправления на титульном листе
На титульном листе трудовой книжки содержатся персональные данные сотрудника: ФИО, дата рождения, образование, профессия․ Именно здесь зачеркивание является законным способом внесения изменений, но только при соблюдении строгих правил․
Изменение фамилии, имени или даты рождения
Чаще всего зачеркивание требуется при смене фамилии (например, при вступлении в брак)․ В этом случае действует следующий алгоритм:
- Зачеркнуть старую запись одной тонкой чертой так, чтобы зачеркнутая фамилия (или иные данные) осталась легко читаемой․ Ни в коем случае не замазывайте старые данные!
- Написать новые данные сверху, снизу или рядом на той же строке (в трудовых книжках образца 1974 года для этого предусмотрена специальная пустая строка)․
- Указать реквизиты документа, на основании которого внесены изменения․ Для этого на внутренней стороне обложки трудовой книжки делается ссылка (например, номер и дата свидетельства о браке или паспорта)․
- Заверить запись подписью ответственного лица и печатью организации (или печатью отдела кадров)․
Изменение сведений об образовании или профессии
В случае получения работником нового образования, профессии или специальности, ранее внесенные записи об образовании не зачеркиваются, а дополняются․ Старая запись остается, а рядом или через запятую вписываются новые данные․
Если же на титульном листе изначально была допущена ошибка в уровне образования (например, написали «высшее» вместо «среднее специальное»), тогда неверную запись нужно зачеркнуть (с сохранением читаемости) и вписать верную, заверив изменение подписью и печатью․
Что делать, если зачеркнули запись в разделе «Сведения о работе»
Как уже упоминалось, в разделе о работе зачеркивать ничего нельзя․ Но что делать, если неграмотный сотрудник уже зачеркнул запись? Если это произошло в том же году и книжка практически пустая, иногда проще оформить новую трудовую книжку (если работник не против)․ Но если трудовая уже имеет богатую историю, придется вносить исправления․
Правильный порядок признания записи недействительной
Ошибочную (даже уже зачеркнутую кем-то) запись необходимо официально признать недействительной․ Для этого под следующим свободным номером в графе 3 раздела «Сведения о работе» пишется:
«Запись за номером [номер ошибочной записи] недействительна»
Сразу после этого, в следующей строке под новым порядковым номером пишется правильный вариант записи․ В 4-й графе указываются реквизиты документа, на основании которого вносится правильная запись (номер и дата приказа)․
Нужно ли исправлять мелкие неточности?
Не все ошибки требуют исправления․ Согласно правилам, не обязательно исправлять ошибки, которые не влияют на действительность записей․ Например, если месяц указан прописью, а не цифрами, но сама дата верная, такую запись можно оставить как есть․
Частые ошибки и незаконные действия
- Использование штрих-корректора или замазки․ Это категорически запрещено․ Любые замазанные записи вызовут подозрения у Пенсионного фонда или будущих работодателей․
- Написание «Исправленному верить»․ Иногда на полях или в углу трудовой книжки ставят такую надпись и печать․ Это устаревший и незаконный метод, который не соответствует действующим Инструкциям․ Исправления вносятся только через признание записи недействительной․
- Зачеркивание названия раздела․ Если раздел назван неправильно, зачеркивать заголовок нельзя․ Такие трудовые книжки часто приходится признавать испорченными и заводить дубликат․
- Зачеркивание неверной даты увольнения․ Если дата увольнения указана с ошибкой, ее нельзя перечеркивать․ Делается новая запись о недействительности предыдущей и вносится верная дата․
Кто должен вносить исправления?
Исправления в трудовую книжку имеет право вносить только работодатель, у которого сотрудника работает в данный момент, либо работодатель, который допустил ошибку․ Если ошибку обнаружили на новом месте работы, исправление вносится на основании официального документа (справки, копии приказа) от работодателя, допустившего ошибку․
Работа с трудовыми книжками требует максимальной внимательности․ Запомните главное: зачеркивание допустимо только на титульном листе, и только с сохранением читаемости старых данных и обязательным заверением․ Во всех остальных разделах единственный законный способ исправить ошибку — признать неверную запись недействительной и внести правильную․ Соблюдение этих правил убережет сотрудника от проблем с подтверждением стажа, а работодателя, от штрафов и конфликтов․