Трудовая книжка, это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность работника, его стаж, должности, переводы, увольнения и, что особенно важно, поощрения и награждения. В 2026 году правила внесения сведений о поощрениях в трудовую книжку остались в рамках действующего Трудового кодекса РФ, но получили дополнительную юридическую конкретизацию и унификацию. В этой статье мы подробно разберём, что именно вносится в раздел «Сведения о поощрениях», как правильно оформлять записи, какие поощрения не подлежат внесению, и как действовать при заполнении как бумажной, так и электронной трудовой книжки.

Что такое раздел «Сведения о поощрениях» в трудовой книжке?

Согласно абзацу 4 статьи 66 Трудового кодекса РФ, в трудовую книжку вносятся сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги. До 2025 года в документе существовали отдельные разделы: «Сведения о награждениях» и «Сведения о поощрениях». Однако с начала 2025 года, в соответствии с новыми методическими рекомендациями Минтруда России и Порядком ведения трудовых книжек (утв. Постановлением Правительства РФ № 225 от ), эти два раздела были объединены в единый раздел: «Сведения о награждении (поощрении)».

Таким образом, сегодня на одной странице трудовой книжки фиксируются все формы поощрения, независимо от того, являются ли они государственными наградами, внутренними поощрениями компании или почетными званиями.

Какие поощрения вносятся в трудовую книжку?

Не все виды поощрений подлежат внесению в трудовую книжку. Только те, которые носят официальный, документально оформленный и значимый характер для трудовой деятельности работника. Ниже — перечень поощрений, которые обязательно вносятся в раздел «Сведения о награждении (поощрении)»:

• Государственные награды: ордена, медали, почетные звания РФ (например, «Заслуженный работник культуры», «Ветеран труда»), благодарности Президента РФ.
• Награды от органов государственной власти и местного самоуправления: грамоты, дипломы, благодарности от министерств, региональных администраций, муниципалитетов.
• Поощрения от работодателя, предусмотренные:
  • Положением о премировании;
  • Правилами внутреннего трудового распорядка;
  • Коллективным договором;
  • Уставом организации.
• Почетные грамоты и дипломы от организации за достижения в профессиональной деятельности (например, «Лучший специалист года», «Лучший бухгалтер», «За безупречную службу»).
• Звания и награды профессиональных сообществ, если они официально признаны работодателем и закреплены в локальных нормативных актах.

Примеры корректных записей:

1. «Награжден почетной грамотой ООО «Светлый путь» за высокие результаты в работе в 2025 году»
2. «Присвоено почетное звание «Отличник здравоохранения» Министерством здравоохранения Московской области»
3. «Награжден медалью «За трудовые заслуги» от Правительства Москвы»

Какие поощрения НЕ вносятся в трудовую книжку?

Важно понимать: не каждая премия или благодарность подлежит регистрации. Ниже — перечень поощрений, которые не вносятся в трудовую книжку, даже если они официальны:

• Разовые денежные премии, выплачиваемые к юбилеям, праздникам (Новый год, 8 марта, День работника торговли и т.д.) — не вносятся.
• Премии, входящие в систему оплаты труда (например, ежемесячные премии за выполнение плана, квартальные бонусы) — не вносятся, так как они являются частью заработной платы (согласно письму Минтруда РФ от № 14-1/ООГ-1121).
• Благодарности в устной форме или в виде электронных писем без приказа и официального оформления.
• Внутренние корпоративные призы (например, «Лучший сотрудник месяца» без официального документа и публикации в приказе).

Важно! Даже если премия носит «праздничный» характер, но выплачивается за достижение конкретных трудовых результатов (например, за выполнение сверхпланового объема работ), и это закреплено в локальном акте — такое поощрение может быть внесено в трудовую книжку. Решение принимается на основании анализа приказа и локальных нормативных актов.

Как правильно оформить запись о поощрении?

Запись в раздел «Сведения о награждении (поощрении)» должна соответствовать строгим требованиям, установленным Порядком ведения трудовых книжек. Вот пошаговая инструкция:

Шаг 1: Определите основание для записи

Запись вносится на основании официального приказа работодателя (или распоряжения государственного органа, если речь о государственной награде). Приказ должен содержать:

• ФИО работника;
• Должность;
• Полное наименование награды или поощрения;
• Дата присуждения;
• Основание (например, «в связи с высокими результатами работы в 2025 году»);
• Подпись руководителя и печать (если требуется).

Шаг 2: Заполнение графы 3 (наименование организации)

В графе 3 (в верхней части страницы) указывается:

• Полное наименование организации (например, «Общество с ограниченной ответственностью «Альфа-Групп»);
• Сокращенное наименование — если оно используется в официальной документации (например, «ООО «Альфа-Групп»).

Пример:

ООО «Светлый путь»
(полное наименование: Общество с ограниченной ответственностью «Светлый путь»)

Шаг 3: Заполнение граф 1–4 (запись о поощрении)

Важные правила:

• Запись должна быть четкой, без сокращений и неоднозначностей.
• Нельзя использовать аббревиатуры без расшифровки (например, «ПГ» вместо «Почетная грамота»).
• Дата в графе 2 — это дата издания приказа, а не дата вручения награды.
• Основание — только номер и дата приказа (например, «Приказ № 12 от »).
• Запись вносится не позднее одной недели со дня издания приказа (согласно Порядку ведения трудовых книжек).

Что делать, если страница «Сведения о награждении» заполнена?

В трудовой книжке предусмотрено ограниченное количество строк для раздела «Сведения о награждении (поощрении)». Если все строки заполнены, то:

• Сведения о новых поощрениях вносятся во вкладыш к трудовой книжке (выдается по требованию работника).
• Вкладыш является неотъемлемой частью трудовой книжки и имеет такую же юридическую силу.
• Работодатель обязан сразу выдать вкладыш, как только закончится место в основном документе.

Согласно разъяснениям Роструда, вкладыш не заменяет трудовую книжку, а дополняет её. Все записи в вкладыше должны быть пронумерованы последовательно с записями в основном документе.

Электронная трудовая книжка: как вносятся поощрения?

С 2020 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК). С 2025 года она стала основной формой учета трудовой деятельности для новых сотрудников. В ЭТК все сведения о поощрениях вносятся автоматически работодателем через систему Социального фонда России (СФР).

Процедура внесения:

1. Работодатель издает приказ о поощрении.
2. Кадровый работник загружает информацию в личный кабинет работодателя на портале СФР.
3. Сведения передаются в СФР в течение 1 рабочего дня после издания приказа.
4. Работник может проверить все записи в личном кабинете на сайте es.pfrf.ru или в приложении «Социальный фонд России».

Важно! Электронная трудовая книжка не имеет физических страниц — все записи хранятся в единой базе. При смене работы работодатель получает доступ к полной истории сотрудника, включая все поощрения.

Что делать, если запись о поощрении не внесена?

Если работник обнаружил, что его поощрение не было внесено в трудовую книжку, он имеет право:

• Подать письменное заявление работодателю с просьбой внести запись;
• Приложить к заявлению копию приказа о поощрении;
• Если работодатель отказывает — обратиться в трудовую инспекцию (Роструд) или в суд.

Согласно статье 236 ТК РФ, за несвоевременное внесение сведений работодатель может быть привлечен к административной ответственности (штраф до 50 000 рублей для юридического лица).

Записи о поощрениях — это не просто формальность. Они:

• Подтверждают профессиональный уровень и достижения работника;
• Влияют на возможность получения повышения, премий, карьерного роста;
• Имеют значение при трудоустройстве в государственные учреждения, банки, крупные компании;
• Могут быть решающим фактором при оформлении льгот, пенсий, званий (например, «Ветеран труда» требует наличия поощрений в трудовой книжке);
• Служат доказательством добросовестной трудовой деятельности в суде или при проверке.

Рекомендация для работников: регулярно проверяйте свои трудовые книжки (бумажные или электронные) на наличие всех поощрений. Если что-то отсутствует — требуйте исправления.

Рекомендация для работодателей: внедрите внутренний регламент по внесению поощрений в трудовые книжки, обучите кадровиков, используйте шаблоны записей и контролируйте сроки. Это снижает риски претензий со стороны сотрудников и проверок Роструда.

В 2026 году трудовая книжка остается важным инструментом документирования карьеры. Правильное оформление раздела «Сведения о награждении (поощрении)» — это не только соблюдение закона, но и уважение к труду и достижениям каждого работника.