Трудовая книжка остается одним из ключевых документов, подтверждающих трудовой стаж и профессиональный путь работника․ Несмотря на активный переход к электронным трудовым книжкам (ЭТК), который завершился 1 января 2026 года, понимание правил внесения записей критически важно как для работодателей, так и для сотрудников․
Что именно вносят в трудовую книжку?
Согласно действующему законодательству РФ, в трудовую книжку вносятся следующие сведения:
- Сведения о работнике: ФИО, дата рождения, образование, профессия/специальность․
- Информация о приеме на работу: дата приема, должность, структурное подразделение․
- Переводы: любые изменения должности или подразделения․
- Награждения: государственные и корпоративные награды, связанные с трудовой деятельностью․
- Увольнение: дата и основание прекращения трудовых отношений․
- Военная служба: периоды службы по контракту или призыву (по запросу Роструда)․
- Совместительство: по желанию работника, запись о работе по совместительству․
Особенности заполнения с 2026 года
С 1 января 2026 года в России официально завершен переходный период на электронные трудовые книжки․ Это означает:
- Все новые записи вносятся исключительно в электронном виде через систему ПФР․
- Бумажные трудовые книжки сохраняют силу только для периодов до 2026 года․
- Работодатели обязаны дублировать ключевые записи в бумажном формате по требованию сотрудника․
- Для работников, не выбравших формат ЭТК до 2026 года, бумажная книжка ведется по старым правилам․
Частые вопросы и ответы
Вопрос: Нужно ли вносить запись о военной службе?
Ответ: Да, если работник предоставил соответствующие документы․ Запись вносится после увольнения с основного места работы․
Вопрос: Как быть с иностранными гражданами?
Ответ: Для граждан стран ЕАЭС (например, Узбекистана) при отсутствии бумажной трудовой книжки заводится новая․ Для других случаев, по соглашению сторон․
Вопрос: Можно ли исправить ошибку в записи?
Ответ: Да, но только через официальную процедуру: неверная запись зачеркивается, рядом делается правильная с указанием основания и даты исправления․
Практические советы для работодателей
- Проверяйте актуальность форм СЗВ-ТД перед отправкой в ПФР․
- Храните копии всех документов, на основании которых сделаны записи․
- Обучайте кадровый персонал изменениям в законодательстве․
- Информируйте сотрудников об их праве выбрать формат трудовой книжки․
Цифровизация трудовых отношений — не просто тренд, а необходимость современного рынка труда․ Правильное ведение трудовых книжек (как электронных, так и бумажных) защищает права работников и минимизирует риски для работодателей․
Актуально на май 2026 года․ Информация основана на данных Роструда и ПФР․