Трудовая книжка (или сведения о трудовой деятельности в электронном виде) — основной документ, подтверждающий стаж и опыт работника. Правильное и своевременное внесение записей о приеме и увольнении — прямая обязанность работодателя, регулируемая Трудовым кодексом РФ и Правилами заполнения трудовых книжек. Ошибки в записях могут привести к спорам, проблемам с подтверждением стажа и даже признанию записи недействительной.

Общие правила внесения записей

Все записи вносятся в раздел «Сведения о работе» (раздел III) трудовой книжки. Заполнение ведется на русском языке, разборчиво, без исправлений, помарок и сокращений (кроме общепринятых, например, «р.п.» — рабочий поселок). Используются чернила синего или черного цвета.

Основания для внесения записи:

• Приказ (распоряжение) о приеме на работу.
• Приказ (распоряжение) об увольнении.
• Приказ (распоряжение) о переводе на другую постоянную работу.
• Приказ (распоряжение) о награждении.
• Вступившее в законную силу решение суда или органа по рассмотрению трудовых споров (например, о восстановлении на работе).

Как правильно внести запись о приеме на работу

Запись о приеме является первой записью в разделе «Сведения о работе» для нового работника или после перерыва в стаже.

Порядок действий:

1. Подготовьте приказ о приеме (форма Т-1 или локальный приказ). В нем должны быть четко указаны: дата приема, должность, структурное подразделение, условия оплаты труда.
2. Внесите запись в трудовую книжку не позднее 5 рабочих дней с даты издания приказа. Запись делается на основании приказа, а не трудового договора.
3. Укажите в графах:
   • Графа 1 (Дата записи): Дата подписания приказа о приеме.
   • Графа 2 (Наименование организации): Полное официальное наименование работодателя (как в ЕГРЮЛ/ЕГРИП).
   • Графа 3 (Сведения о работе): Текст, начинающийся со слов «Принят(а) на работу» или «Поступил(а) на работу». Далее указывается: должность (с учетом структуры, если важно), дата начала работы. Пример: «Принят(а) на работу инженером отдела разработки с ».
   • Графа 4 (Номер и дата приказа): Номер и дата приказа о приеме.
   • Графа 5 (Подпись работника): Подпись работника, подтверждающая ознакомление с записью.
   • Графа 6 (Подпись ответственного лица): Подпись лица, внесшего запись (обычно кадровик или руководитель).

Как правильно внести запись об увольнении

Запись об увольнении — самая ответственная. Она вносится в день увольнения (после подписания приказа и при наличии заявления работника). Основанием всегда является приказ об увольнении.

Ключевые требования:

• Точное соответствие формулировки причины увольнения тексту приказа и заявлению работника (если оно было).
• Указание конкретного пункта Трудового кодекса РФ (если увольнение по инициативе работодателя).
• Для увольнения по собственному желанию: Если в заявлении работник указал причину, дающую ему льготы (например, уход за ребенком, переезд к супругу), эта причина обязательно должна быть отражена в записи. Если причина не указана, пишется просто «Уволен(а) по собственному желанию».

Особые случаи и недействительные записи

Запись об увольнении, признанная недействительной

Если увольнение было признано незаконным органом по рассмотрению трудовых споров (комиссия по трудовым спорам, суд) и работник восстановлен на работе, запись об увольнении аннулируется. Вносится новая запись о восстановлении с указанием даты и номера решения органа. Старая запись не вычеркивается, а делается отметка: «Недействительна. Восстановлен(а) приказом № … от …».

Внесение записи при переводе на другую постоянную работу

Перевод оформляется приказом. Запись вносится в ту же строку, где была запись о прежней работе, или в новую строку, если меняется работодатель (юридическое лицо). Указывается новая должность и дата перевода. Пример: «Переведен(а) на должность старшего инженера с ».

Электронные трудовые книжки (ЭТК) с 2026 года

С 1 января 2026 года для всех работодателей завершается переходный период. Основной формат ведения трудовых стажей — электронный.

• Бумажная трудовая книжка выдается работнику только по его письменному заявлению, если он не получил или не использует ЭТК.
• Все записи (прием, увольнение, перевод) вносятся работодателем в ЕГИС «Трудовая книжка» в форме СЗВ-ТД (сведения о трудовой деятельности) не позднее установленных сроков (для увольнения — в день увольнения, для приема, в течение 5 рабочих дней).
• Работник вправе получить выписку из ЭТК в бумажном виде в любое время.
• При увольнении работодатель обязан подать только СЗВ-ТД в фонд. Запись в бумажную книжку (если она есть) вносится по заявлению работника.

Чек-лист для работодателя: пошаговая проверка

1. ✅ Есть ли приказ (распоряжение) о кадровом изменении? Без него запись не имеет силы.
2. ✅ Соответствует ли текст записи тексту приказа дословно?
3. ✅ Указан ли правильный пункт ТК РФ для увольнения по инициативе работодателя?
4. ✅ Для увольнения по собственному желанию: указана ли причина, если она была в заявлении?
5. ✅ Внесена ли запись в срок? (Увольнение — в день, прием — в течение 5 рабочих дней).
6. ✅ Есть ли подписи ответственного лица и работника (для бумажной книжки)?
7. ✅ Для 2026 года: подана ли форма СЗВ-ТД в ЕГИС в установленный срок?

7>Типичные ошибки, которых стоит избегать

• «Уволен(а) за прогул» — неправильно. Нужно: «Уволен(а) за однократный грубый проступок (прогул) на основании п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ».
• Сокращение формулировок: «Принят(а) на должность» без указания конкретной должности.
• Неправильная дата: В записи указывается дата приказа, а не дата фактического выхода на работу/увольнения (они должны совпадать с датой в приказе).
• Исправления и помарки в записи — недопустимы. При ошибке делается новая запись с обоснованием.
• Запись об увольнении по собственному желанию без причины, если причина была в заявлении (например, «по собственному желанию» вместо «по собственному желанию в связи с переездом в другой город»).

Внесение записей в трудовую книжку — формальная, но критически важная процедура. От ее правильности зависит подтверждение трудового стажа работника, его право на пособия и пенсию. Работодатель должен строго соблюдать требования законодательства, использовать актуальные образцы приказов и записей, а с 2026 года — грамотно работать в системе электронных трудовых книжек. При малейших сомнениях в формулировках рекомендуется консультироваться с юристом по трудовому праву.