Трудовая книжка – один из ключевых документов в трудовых отношениях․ Она фиксирует всю историю работы сотрудника, а также служит доказательством его стажа и квалификации․ Правильное и своевременное внесение записей в трудовую книжку не только соблюдает закон, но и защищает права как работодателя, так и работника․ В этой статье мы разберём основные правила и сроки внесения записей в трудовую книжку, а также уточним нюансы, которые появились в 2026 году․
Общие принципы внесения записей
Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, запись о приёме на работу и о прекращении трудовых отношений должна быть внесена в трудовую книжку в течение 5 рабочих дней с момента события․ При этом:
- Запись о приёме вносится после того, как сотрудник отработал минимум 5 дней․
- Запись об увольнении вносится в день увольнения․
- Записи о повышении, поощрениях, переводах и иных изменениях в трудовых отношениях вносятся не позднее 5 рабочих дней с момента события․
Эти правила применяются как к бумажной, так и к электронной трудовой книжке (если работник согласен перейти на электронный формат)․
Специфика для трудовых книжек, заведённых до
Если трудовая книжка сотрудника была заведена до 1 января 2004 года, то:
- Необходимо вносить записи именно в неё, а не оформлять новую трудовую книжку по текущей форме․
- Записи вносятся в свободные строки раздела «Сведения о работе»․
- Когда свободное место заканчивается, следует оформить вкладыш в ту же трудовую книжку, но уже на бланке 2004 г․ В него в дальнейшем вносятся дальнейшие сведения о работе․
Запись о работе по совместительству
Согласно приказу Минтруда 320н и статье 66 ТК РФ, запись о работе по совместительству вносится только по заявлению сотрудника и исключительно основным работодателем․ Важно:
- Запись оформляется в том же разделе «Сведения о работе»․
- Формулировка должна отражать факт совместительства и его условия (должность, график, место работы)․
- Запись вносится в течение 5 рабочих дней после начала совместительства․
Электронная трудовая книжка
Если работник отказался перейти на электронный вариант, его бумажная трудовая книжка остаётся обязательной․ В этом случае все правила внесения записей остаются прежними, но:
- Записи вносятся в бумажную книжку, а в электронную – в соответствующий раздел․
- При переходе на электронный формат работник может отказаться, но работодатель обязан вести обе версии, если это требуется по внутренним правилам организации․
Особенности для работников, трудящихся на работодателя-физлицо
Новые правила 2026 г․ предусматривают, что запись о стаже, если работник трудится на работодателя-физлицо, не может быть внесена в бланк трудовой книжки․ Вместо этого:
- Запись оформляется в отдельном документе, подтверждающем трудовые отношения․
- Если работник позже переходит на юридическое лицо, запись о стаже вносится в обычный бланк трудовой книжки․
Практические рекомендации по оформлению записей
- Подготовьте все необходимые документы – трудовой договор, приказ о приёме, справку о стаже (если требуется)․
- Убедитесь, что запись соответствует тексту договора и приказа – это исключит ошибки и недоразумения․
- Используйте серный, синий или фиолетовый чернила – это стандартный цвет для официальных записей․
- Проверяйте наличие свободных строк – если они закончились, оформите вкладыш․
- Сохраняйте копии всех записей – это поможет в случае проверок и аудитов․
Что делать, если работник отработал меньше 5 дней?
Согласно ч․ 3 ст․ 66 ТК РФ, запись в трудовой книжке делается после того, как сотрудник отработал как минимум 5 дней․ Поэтому:
- Если сотрудник ушёл в отпуск, больничный или другой отпуск, запись о приёме вносится после возвращения и 5‑дневного периода․
- Если сотрудник ушёл без отработанных дней, запись не требуется, но рекомендуется оформить справку о приёме и увольнении для внутренней документации․
Пример оформления записи о приёме на работу
Внесение записи в трудовую книжку выглядит следующим образом:
- Сведения о работе: ФИО, должность, место работы, вид деятельности, график работы
- Основание: Трудовой договор № 123 от
- Подпись работодателя и печать
Запись оформляется в течение 5 рабочих дней после даты приёма, то есть до ․
- Запись о приёме в трудовую книжку вносится после отработки 5 дней․
- Запись об увольнении вносится в день увольнения․
- Для книжек до 2004 г․ используйте оригинальный бланк и вкладыш при необходимости․
- Запись о совместительстве оформляется только основным работодателем по заявлению сотрудника․
- При работе с работодателем-физлицом стаж фиксируется в отдельном документе․
- Соблюдение сроков и правил внесения записей защищает права всех сторон и обеспечивает законность трудовых отношений․
Понимание и соблюдение этих правил поможет избежать штрафов, недоразумений и обеспечит прозрачность трудовых отношений в вашей организации․