Вопрос о возможности «обратного перехода» от электронной трудовой книжки к бумажной волнует как работников, так и работодателей. С одной стороны, бумажная форма кажется более «надежной» и привычной, с другой – законодательство в России и Украине в последние годы активно продвигает цифровизацию кадровых данных. Ниже разберём, что именно говорит закон, какие практические нюансы стоит учитывать, а также как выглядит ситуация в России и в Украине.

Законодательная база в России

• Федеральный закон «О трудовой книжке» (№ 181-ФЗ от 10 января 2012 г.) – основной нормативный акт, регулирующий порядок ведения трудовой книжки.
• В 2020 г. в закон внес изменения, предусматривающие переход на электронную трудовую книжку (ЭТК). С тех пор работники могут отказатся от бумажной версии и перейти на электронную.
• Согласно Постановлению Минтруда РФ от 10 октября 2024 г., работник не вправе вернуться к ведению бумажной трудовой книжки после перехода на электронную. Это решение закреплено в законодательстве и не подлежит отмене.
• При этом работник может сохранить бумажную трудовую книжку в качестве личного архива, но она не будет использоваться в качестве официального документа о трудовом стаже. Это подтверждает Постановление Минтруда РФ от 1 октября 2024 г.
• Если работник в письменной форме заявил о желании получать сведения о трудовой деятельности в соответствии с электронной трудовой книжкой, он не может просить вернуть бумажную версию (Постановление от 6 апреля 2026 г.).

Практические последствия перехода на ЭТК

После перехода на электронную трудовую книжку работник получает:

• доступ к данным через портал «Госуслуги»;
• непосредственное обновление сведений работодателем;
• удобство при проверке стажа в пенсионных и социальных учреждениях.

При этом бумажная копия остаётся в архиве работодателя, но официально она не считается действительным документом. Поэтому при необходимости подтверждения стажа работник будет ссылаться на электронную версию.

Ситуация в Украине

Украина проводит аналогичную цифровизацию, но с некоторыми отличиями.

• До 10 июня 2026 г. работники обязаны оцифровать бумажную трудовую книжку (согласно нормативам zoda.gov.ua).
• С 10 июня 2026 г. бумажные трудовые книжки потеряют обязательный статус, а учет стажа полностью перейдёт в электронный формат. Однако бумажные экземпляры не перестанут существовать и могут использоваться как личный архив.
• В Украине обратный переход на бумажную трудовую книжку не предусмотрен после перехода на электронный формат.
• При трудоустройстве на новую работу специалист по кадрам должен запросить у работника электронную трудовую книжку и подтвердить её наличие.

Как оцифровать трудовую книжку в Украине

Для оцифровки можно обратиться в социальный фонд или в специализированные центры, где предоставляют услуги по сканированию и регистрации данных в электронном реестре. После оцифровки работник получает электронный документ, который хранится в системе социального фонда.

Почему «обратный переход» невозможен

• С юридической точки зрения бумажная трудовая книжка считается устаревшей формой учета. Законодательство закрепило переход на электронную форму как единственный официальный способ ведения трудовых записей.
• Обратный переход потребовал бы пересмотра всех нормативных актов и изменения порядка работы кадровых служб, что в настоящее время не планируется.
• С точки зрения работодателя, электронная трудовая книжка обеспечивает более быстрый доступ к данным, автоматизированное обновление и снижение риска потери информации.

Что делать, если вам нужна бумажная копия

Хотя официально бумажная трудовая книжка не используется, работник может:

• получить копию данных из электронного реестра в виде PDF или печатной версии по запросу в кадровом отделе.
• сохранить собственную копию бумажной трудовой книжки, если она была выдана до перехода на ЭТК.
• использовать копию для личных целей, например, при оформлении документов, где требуется подтверждение стажа.

Кратко:

• В России и Украине обратный переход к бумажной трудовой книжке невозможен после перехода на электронную.
• Бумажная копия может сохраняться как личный архив, но не будет использоваться в официальных целях.
• Работники, которые хотят иметь бумажную версию, могут получить копию данных из электронного реестра.
• Для новых сотрудников важно уточнить у работодателя, в какой форме ведется трудовая книжка и как они могут получить доступ к данным.

Таким образом, если вы уже перешли на электронную трудовую книжку, возвращение к бумажной форме невозможно. Однако вы всегда можете сохранить копию данных для личных нужд и использовать электронную версию для всех официальных процедур.