Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника. Туда работодатель вносит информацию о том, где, когда и кем работал человек, а также о его награждениях и увольнениях. Несмотря на активную цифровизацию трудовых отношений (в частности, переход на электронные трудовые книжки и подачу отчетов СЗВ-ТД), бумажная трудовая книжка остается важным документом для многих работников.

Самое главное помнить, что любая ошибка или неточность в трудовой книжке может создать серьезные проблемы для сотрудника в будущем — при оформлении пенсии, подтверждении стажа или трудоустройстве на новое место. Поэтому вносить записи нужно максимально внимательно, строго следуя правилам.

Общие правила внесения записей

Прежде чем делать какую-либо запись, необходимо усвоить базовые принципы оформления бумажной трудовой книжки:

• Нумерация: Каждой записи в разделе «Сведения о работе» присваивается свой порядковый номер. Нумерация должна быть сквозной и непрерывной.
• Даты: Даты записываются арабскими цифрами: число и месяц — двузначными, год — четырехзначными (например, ).
• Основание: В графе «Основание» обязательно указывается документ, на базе которого вносится запись (приказ, распоряжение работодателя), его дата и номер.
• Цвет чернил: Записи производятся ручкой синего, фиолетового или черного цвета. Использование карандаша, зеленых или красных чернил недопустимо.
• Сокращения: Запрещается использовать любые сокращения (например, нельзя писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение», «пер.» вместо «переведен»). Все слова пишутся полностью.

Пошаговая инструкция: вносим запись о приеме на работу

Запись о приеме на работу — самая частая операция. В разделе «Сведения о работе» необходимо заполнить 4 графы:

1. Графа 1 (№ записи): Ставится порядковый номер записи.
2. Графа 2 (Дата): Указывается дата приема на работу.
3. Графа 3 (Сведения о работе): В виде заголовка пишется полное и сокращенное (при наличии) наименование вашей организации. Под этим заголовком вносится запись: «Принят(а) в [название структурного подразделения] на должность [наименование должности, профессии]». Если работник принимается для выполнения определенной работы, указывается эта работа.
4. Графа 4 (Основание): Указывается дата и номер приказа (распоряжения) о приеме на работу.

Как вписать запись об увольнении

Запись об увольнении требует особой внимательности, так как именно с ней чаще всего возникают споры. Если работник не согласен с увольнением, он может обратиться в суд с просьбой изменить основание в трудовой книжке. При удовлетворении иска работодателю придется не только внести новую запись, но и оплатить работнику время вынужденного прогула.

Правила оформления увольнения

1. Графа 1 и 2: Порядковый номер и дата увольнения (дата прекращения трудового договора).
2. Графа 3: Вносится запись об увольнении с обязательным указанием причины и ссылки на статью, часть, пункт Трудового кодекса РФ (или иного федерального закона).

   Например, многие не могут разобраться с формулировкой записи в трудовую книжку при увольнении сотрудника по собственному желанию. Согласно ТК РФ, запись должна звучать так: «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации». Слово «уволен» в данном случае использовать не рекомендуется, правильнее говорить о расторжении договора.

3. Графа 4: Дата и номер приказа об увольнении.

После внесения записи об увольнении необходимо:

• Поставить подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печать организации (при наличии).
• Ознакомить работника с записью под подпись в самой трудовой книжке (в разделе, где это предусмотрено) и в личной карточке.

Специфические ситуации: военная служба и уголовное наказание

Иногда в трудовую книжку нужно вписать записи, не связанные напрямую с приемом или увольнением, но влияющие на стаж и статус работника.

Военная служба по контракту

В Роструд регулярно поступают вопросы о необходимости внесения информации о военной службе. Согласно правилам, время военной службы по контракту обязательно вносится в трудовую книжку. В графе 3 делается запись: «Принят(а) на военную службу по контракту в [наименование воинской части] на должность [наименование должности]». Это время засчитывается в общий трудовой стаж.

Лишение свободы и отбытие наказания

Бывают сложные кадровые ситуации. Например, если сотрудник был лишен водительских прав по повторному эпизоду вождения в нетрезвом виде и отсидел 10 месяцев в колонии-поселении, как это отразить в документах?

Сам факт осуждения и нахождения в колонии-поселении в трудовую книжку не вписывается. Однако, если на момент вступления приговора суда в законную силу работник не был уволен, трудовой договор с ним расторгается по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон — пункт 4 части первой статьи 83 ТК РФ (осуждение работника к наказанию, исключающему продолжение прежней работы). В трудовой книжке делается стандартная запись об увольнении на основании этого пункта. Если же работник работал в колонии-поселении (там труд обязателен), запись об этом периоде работы вносится в трудовую книжку по месту отбытия наказания.

Электронные трудовые книжки (СЗВ-ТД) и бумажный формат

Цифровизация коснулась многих сфер человеческой жизни, и трудовые отношения не стали исключением. С 2021 года работодатели перешли на подачу отчетов СЗВ-ТД в Пенсионный фонд, что означает ведение электронных трудовых книжек. В конце 2020 года работодатели подавали данные о сотрудниках и их местах работы, формируя первоначальную базу.

Однако важно понимать: переход на СЗВ-ТД не отменяет обязанности вести бумажную трудовую книжку для тех сотрудников, которые в 2020 году не подали заявление о переходе на электронный формат. Для таких «хранителей» бумажного формата работодатель обязан дублировать все записи и на бумаге, и в электронном виде (через СЗВ-ТД). Если же при подаче СЗВ-ТД в 2020-2021 годах была допущена ошибка, ее нужно исправить через подачу корректирующей формы СЗВ-ТД, а также убедиться, что бумажная трудовая книжка заполнена верно.

Как исправить ошибку в трудовой книжке

Если вы обнаружили ошибку в уже внесенной записи (например, неверную дату или формулировку), зачеркивать ее нельзя! Исправление вносится следующим образом:

1. В графе 1 ставится следующий порядковый номер.
2. В графе 2 указывается дата внесения исправления.
3. В графе 3 пишется: «Запись за номером [неверный номер] недействительна», а затем сразу в этой же графе вносится правильная формулировка.
4. В графе 4 повторяется дата и номер приказа, на основании которого вносилась ошибочная запись (или указывается новый приказ, если ошибка была именно в основании).

Внесение записей в трудовую книжку — ответственная процедура, требующая знания законодательства и внимательности. Главное правило кадровика — не торопиться и всегда сверяться с Трудовым кодексом РФ и Правилами ведения трудовых книжек. Помните, что от одной аккуратно сделанной записи может зависеть будущая пенсия и спокойствие вашего сотрудника.