Трудовая книжка – это официальный документ, в котором фиксируются все кадровые изменения сотрудника: приём на работу, переводы, повышение квалификации, увольнение и пр. Особенно важна правильность записи об увольнении, поскольку от неё зависит как стаж работы, так и права работника на получение различных выплат и пособий.
Юридические основания для записи об увольнении
- Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – статья 81, пункт 2, определяет основания для расторжения трудового договора.
- Приказ Минтруда РФ от № 320н – «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек» (запись в Минюсте РФ от № 63748).
- Порядок ведения и хранения трудовых книжек, утверждённый приказом Минтруда, содержит конкретные инструкции по заполнению раздела «Сведения о работе».
Кому и когда вносится запись об увольнении
- Запись об увольнении в трудовой книжке вносится в разделе «Сведения о работе».
- Внесение должно производиться не позднее недели после даты увольнения, но в случае увольнения по собственному желанию – в день увольнения.
- Работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку с внесённой записью об увольнении в последний день работы.
Структура записи об увольнении
Запись состоит из четырёх граф (столбцов) в разделе «Сведения о работе»:
| Графа | Содержание |
|---|---|
| 1 | Порядковый номер записи (продолжение последовательности записей) |
| 2 | Дата увольнения (день.месяц.год) |
| 3 | Причина увольнения (ссылка на пункт ТК РФ) |
| 4 | Дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя об увольнении |
Пример заполнения:
№ 12 | | Уволен по сокращению штата работников организации, пункт 2 статьи 81 ТК РФ | № 45/2026
Специфика записи по разным основаниям увольнения
Увольнение по собственному желанию
- Причина: «Уволен по собственному желанию».
- Вводится на основании приказа руководителя или иного распорядительного документа об увольнении.
- Пример: № 13 | | Уволен по собственному желанию | № 67/2026.
Увольнение по инициативе работодателя
- Причина: «Уволен по сокращению штата», «Уволен по дисциплинарному взысканию» и т.д., с указанием конкретного пункта статьи 81 ТК РФ.
- Вводится на основании приказа работодателя.
- Пример: № 14 | | Уволен по сокращению штата работников организации, пункт 2 статьи 81 ТК РФ | № 89/2026.
Увольнение по взаимному согласию
- Причина: «Уволен по соглашению сторон» (ссылка на пункт 4 статьи 81 ТК РФ).
- Вводится на основании приказа руководителя.
- Пример: № 15 | | Уволен по соглашению сторон, пункт 4 статьи 81 ТК РФ | № 102/2026.
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С 1 января 2026 г. в России завершён переходный период по внедрению электронных трудовых книжек. При этом:
- Запись об увольнении в ЭТК создаётся автоматически при выдаче приказа об увольнении.
- Стаж работы пересчитывается автоматически, учитывая все кадровые изменения.
- При необходимости работник может запросить печатную копию записи в бумажной форме.
Ошибки, которые следует избегать
- Не указать точную дату увольнения.
- Не указать номер и дату приказа.
- Неправильно сформулировать причину увольнения (например, пропустить ссылку на пункт статьи 81 ТК РФ).
- Внести запись позже, чем в течение недели после увольнения.
- Не выдать трудовую книжку работнику в последний день работы.
Шаги по внесению записи об увольнении
- Получить приказ (распоряжение) об увольнении с датой и номером.
- Определить причину увольнения и указать соответствующий пункт статьи 81 ТК РФ.
- Внести запись в раздел «Сведения о работе» с учётом всех четырёх граф.
- Проверить, чтобы запись была в порядке, без пропусков.
- Выдать трудовую книжку работнику в последний день работы.
Правильное ведение трудовой книжки – это не просто формальность, а важный элемент кадрового учета, который защищает права работника и обеспечивает законность кадровых процедур. Следуя установленным правилам и требованиям ТК РФ и приказа Минтруда № 320н, работодатели могут избежать ошибок и последующих юридических рисков.
Если у вас возникли вопросы по конкретной ситуации, рекомендуется обратиться к специалисту по трудовому праву или в отдел кадров вашей организации.