С 2026 года ведение трудовых книжек в России находится на перепутье: традиционные бумажные документы постепенно уступают место электронным аналогам. Однако многие организации до сих пор сталкиваются с вопросами: как правильно вести трудовые книжки? Кто обязан их оформлять? Какие записи допустимы, а какие — нет? В этой статье мы подробно разберём Инструкцию № 69, официальное руководство по заполнению, хранению и выдаче трудовых книжек, актуализированное с учётом последних изменений законодательства, включая Федеральный закон № 439-ФЗ от и Постановление Правительства РФ № 1250 от .

Что такое Инструкция № 69?

Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях (утв. Минтрудом СССР , № 69), это основополагающий нормативный документ, регулирующий правила заполнения, хранения и выдачи трудовых книжек. Несмотря на то, что в 2021 году часть положений утратила силу, Инструкция № 69 остаётся базовым ориентиром для всех работодателей, ведущих бумажные трудовые книжки.

Важно понимать: Инструкция № 69 не отменена полностью. Она действует в части, не противоречащей новому законодательству о электронных трудовых книжках (ЭТК). То есть, если сотрудник работает по бумажной трудовой книжке — все записи должны соответствовать требованиям Инструкции № 69.

Кто обязан иметь трудовую книжку?

Согласно ст. 66 Трудового кодекса РФ и Федеральному закону № 439-ФЗ, трудовая книжка (бумажная или электронная) ведётся для каждого работника, заключившего трудовой договор на срок более пяти дней.

• Бумажная трудовая книжка, выдаётся работнику при первом трудоустройстве, если он не имеет электронной трудовой книжки (ЭТК) и не подал заявление о переходе на ЭТК.
• Электронная трудовая книжка (ЭТК) — автоматически формируется для всех новых сотрудников, начиная с 2020 года, если они не подали заявление о сохранении бумажной формы. С 2026 года для сотрудников без опыта работы (новичков) бумажную книжку заводить не нужно — только ЭТК.

Когда бумажную книжку не заводят?

1. Если работник впервые устраивается на работу и не имеет бумажной трудовой книжки.
2. Если работник подал заявление о выборе электронной формы (в этом случае бумажная книжка не выдаётся, а все данные передаются в Пенсионный фонд РФ).
3. Если работник — студент, проходящий практику или обучение, и не заключён трудовой договор (в этом случае трудовая книжка не ведётся).

Как правильно заполнять бумажную трудовую книжку (по Инструкции № 69)

Заполнение трудовой книжки — это ответственная обязанность работодателя. Нарушения могут повлечь штрафы от трудовой инспекции и проблемы с назначением пенсии.

ьный лист

Заполняется при первичном оформлении работника. Обязательные реквизиты:

• Фамилия, имя, отчество, полностью, как в паспорте.
• Дата рождения — число, месяц, год.
• Образование — указывается по документу (среднее, среднее специальное, высшее и т.д.).
• Профессия (должность), по штатному расписанию.
• Дата заполнения, день, когда книжка выдана работнику.
• Подпись ответственного лица (кадровика или руководителя) и печать организации.

Записи о работе

Записи вносятся в раздел «Сведения о работе» в хронологическом порядке. Каждая запись должна содержать:

• Номер записи — по порядку.
• Дата приёма на работу — дата, указанная в приказе.
• Наименование организации — полное наименование, как в учредительных документах.
• Должность — точно по штатному расписанию (например: «ведущий бухгалтер», а не просто «бухгалтер»).
• Основание для приёма — «приказ по организации № ___ от ___».

Пример записи:

№ 1 — г. принят на работу в должности менеджера по продажам на основании приказа № 12-к от .

Записи об увольнении

При увольнении указывается:

• Дата увольнения, по приказу.
• Основание — ссылка на статью ТК РФ (например: «по собственному желанию, ст. 80 ТК РФ»).
• Номер и дата приказа об увольнении.

Запрещено использовать расплывчатые формулировки: «уволен по инициативе администрации» — это нарушение. Только точные формулировки из ТК РФ.

Записи об обучении и повышении квалификации

Согласно Инструкции № 69, в трудовую книжку вносятся записи о:

• Обучении в вузах, ССУЗах (включая время работы в студенческих отрядах и на производственной практике).
• Пребывании в аспирантуре и клинической ординатуре.
• Обучении в партийных школах и школах профдвижения (для работников, принятых до 2000-х годов).

Эти записи имеют значение для подсчёта страхового стажа и льготного стажа (например, для досрочной пенсии).

Что запрещено при заполнении трудовой книжки?

• Использование карандаша, корректора, исправлений.
• Сокращения без оснований (например, «ООО» вместо полного наименования).
• Записи о работе, не подтверждённые приказом.
• Внесение информации о наградах, поощрениях, командировках — это необязательно и не входит в обязательный перечень.
• Записи о работе в качестве индивидуального предпринимателя — не вносятся в трудовую книжку.

Хранение трудовых книжек

Работодатель обязан:

• Хранить трудовые книжки в специальном сейфе или металлическом шкафу с замком.
• Вести журнал учёта трудовых книжек (форма утверждена Минтрудом).
• Сохранять книжки в течение 75 лет после увольнения работника (для архивных целей).
• Не передавать книжки работнику до увольнения (за исключением случаев, когда работник подал заявление о выдаче книжки для получения пособия, кредита и т.п., с письменным согласием).

Электронная трудовая книжка (ЭТК), что изменилось в 2026 году?

С 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки. К 2026 году:

• Все новые сотрудники (без опыта работы) получают только ЭТК, бумажная книжка не оформляется.
• Работники, имеющие бумажную книжку, могут перейти на ЭТК, подав заявление в кадровую службу.
• Данные в ЭТК передаются работодателем в Пенсионный фонд РФ через систему «1С-Отчётность» или через портал СФР.
• Работник может проверить свою ЭТК через личный кабинет на Госуслугах или на сайте Пенсионного фонда РФ.

Как оформить ЭТК?

1. Сотрудник подаёт заявление в кадровую службу (бланк утверждён Правительством РФ).
2. Работодатель в течение 5 рабочих дней направляет данные в ПФР.
3. ПФР формирует ЭТК и уведомляет работника через СМС или личный кабинет.
4. Бумажная книжка остаётся у работника — она больше не обновляется, но сохраняется как исторический документ.

Что делать, если трудовая книжка утеряна?

Если книжка утеряна или испорчена:

1. Работник пишет заявление о выдаче дубликата.
2. Работодатель на основании приказов, табелей, архивных данных восстанавливает все записи.
3. Выдаётся дубликат с пометкой «Дубликат» и указанием даты восстановления.
4. Все восстановленные записи заверяются печатью и подписью руководителя.

Штрафы за нарушения

Нарушение правил ведения трудовых книжек влечёт административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ:

• Для должностных лиц — штраф от 1 000 до 5 000 руб.
• Для юридических лиц — штраф от 30 000 до 50 000 руб.
• За несвоевременную выдачу книжки при увольнении, штраф до 5 000 руб. для ИП и до 50 000 руб. для компании.

Самое главное — помнить:

• Для новых сотрудников без стажа — только ЭТК (бумажная книжка не заводится).
• Для сотрудников с бумажной книжкой — всё по Инструкции № 69, но с учётом новых требований ТК РФ и Постановления № 1250;
• Никаких исправлений, корректоров, карандаша, только чёрные чернила, печать и подпись.
• Все записи — только по приказам и только в соответствии с Трудовым кодексом.
• ЭТК — будущее. Уже в 2026 году более 70% новых трудовых отношений оформляются исключительно в электронном виде.

Работодатели обязаны следить за изменениями законодательства и обучать кадровые службы. Правильно ведённая трудовая книжка — это не просто формальность, а гарантия социальных прав работника, включая право на пенсию, компенсации и льготы.

Если вы сомневаетесь в правильности записи — всегда сверяйтесь с актуальной версией Инструкции № 69 и Постановлением Правительства РФ № 1250. Лучше перепроверить, чем получить штраф и жалобу от сотрудника.

Помните: трудовая книжка, это история жизни человека на работе. Её нужно вести с уважением, точностью и ответственностью.