Трудовая книжка – официальный документ, в котором фиксируется трудовая деятельность сотрудника. Её выдача регулируется Трудовым кодексом РФ и рядом нормативных актов. Ниже подробно рассматривается, когда и как необходимо выдавать трудовую книжку, какие есть нюансы при переходе на электронные формы и как действовать в случае потери или утраты документа.
Правовое основание
Согласно ст. 64 ТК РФ, работодатель обязан вести трудовую деятельность сотрудника в трудовой книжке (или в электронном виде). При прекращении трудового договора (по инициативе работодателя или по соглашению сторон) сотрудник имеет право получить копию записи о прекращении отношений, а также выдачу самой трудовой книжки.
Важно помнить, что:
- Трудовую книжку выдают только при приёме на работу, если сотрудник её ещё не имеет.
- При увольнении (в т.ч. по сокращению) работодатель обязан выдать трудовую книжку в течение 30 дней с даты увольнения.
- С 2021 года для новых сотрудников допускается использовать только электронные трудовые книжки (ЭТК), однако бумажные формы остаются действующими для тех, кто уже их получил.
Электронные трудовые книжки (ЭТК)
С 2020 года в России вводится обязательный переход на электронные формы ведения трудовой деятельности. Основные особенности:
- ЭТК формируется в личном кабинете на портале TrudovayaKnizhka.ru или через HR‑системы компании.
- Все изменения (приём, перевод, увольнение) вносятся в реальном времени и подписываются электронной подписью.
- При необходимости сотрудник может запросить печатную копию – её можно вывести на принтер в PDF‑формате.
Порядок выдачи трудовой книжки
Процедура выдачи зависит от типа формы (бумажной или электронной). Рассмотрим основные шаги.
При приёме на работу
- Сбор документов – паспорт, трудовая книжка (если уже есть), СНИЛС, ИНН.
- Заполнение анкеты – ввод данных в HR‑систему.
- Оформление записи в трудовой книжке: ФИО, место и дата рождения, сведения о месте работы, дата начала работы, должность, подразделение.
- Подпись сторон – работник и работодатель ставят подписи, подтверждающие согласование данных.
- Передача копии – работнику выдаётся копия записи (или печатный лист ЭТК).
При увольнении
Когда сотрудник уходит, работодатель обязан:
- Сделать отметку о прекращении трудового договора (в конце записи или в отдельном листе).
- В течение 30 дней выдать оригинал (или печатную копию) трудовой книжки.
- При необходимости оформить справку о доходах и выплатах (форма 2‑НДФЛ) – это часто требуется при устройстве в новую организацию.
Что делать, если трудовая книжка потеряна?
Потеря документа – частая ситуация. Законодательство предусматривает несколько вариантов восстановления.
Обращение к работодателю
Если трудовая книжка утеряна после увольнения, сотрудник должен:
- Написать заявление в HR‑отдел о выдаче копии или дубликата.
- Предоставить документы, подтверждающие личность (паспорт).
- Уплатить небольшую административную сумму (если это предусмотрено внутренними нормативными актами компании).
Восстановление через Роструд
В случае, когда работодатель не реагирует, можно обратиться в Роструд. По официальному разъяснению:
- Работодатель обязан предоставить сотруднику копию записи о трудовой деятельности.
- Если запись была удалена из ЭТК, её можно восстановить через систему, используя данные из личного кабинета.
Оформление нового документа
Если восстановление невозможно, можно оформить новую трудовую книжку. При этом в ней фиксируются только те сведения, которые подтверждены документально (трудовой договор, приказы о приёме, выплаты).
Частые вопросы и ответы
- Можно ли отменить запись в трудовой книжке? – Да, но только в случае ошибки или при расторжении трудового договора. Отмена оформляеться отдельным актом и вносится в конец соответствующей записи.
- Нужна ли подпись работника в ЭТК? – Электронная подпись ставится автоматически в системе, но в бумажной копии подпись не требуется.
- Какие сроки выдачи копии после увольнения? – Не более 30 календарных дней с даты увольнения.
- Можно ли использовать одну и ту же трудовую книжку при нескольких работах? – Нет, каждый работодатель вносит свои записи. При смене места работы в книжке добавляются новые строки.
Практические рекомендации работодателям
- Регулярно проверяйте актуальность данных в ЭТК – обновляйте сведения о переводе, повышении, отпуске.
- Обеспечьте сотрудникам возможность быстро получить печатную копию при необходимости.
- Сохраняйте электронные архивы минимум 5 лет (по требованию трудовой инспекции).
- Обучайте HR‑специалистов правилам оформления и выдачи трудовой книжки, чтобы избежать ошибок.
Выдача трудовой книжки – обязательный этап оформления трудовых отношений. Соблюдение установленных сроков и правил помогает не только соблюсти требования законодательства, но и сохранить прозрачность отношений с сотрудниками. При переходе на электронные формы важно помнить о возможности их выдачи в печатном виде, а также о порядке восстановления документа в случае потери.
Соблюдая эти рекомендации, вы обеспечите юридически корректную работу с персоналом и избежите возможных конфликтов при увольнении или при устройстве в другую компанию.