Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовой стаж работника, сведения о его должностях, заработной плате, отпусках и других условиях труда. Правила её получения регулируются Трудовым кодексом РФ (ТК РФ) и рядом подзаконных актов. Ниже подробно рассмотрим, в какие моменты работник может получить трудовую книжку, какие сроки установлены законом и какие нюансы появились в 2026 году.

Правовая база

• ТК РФ, статья 66. Работодатель (за исключением физических лиц‑не ИП) обязан вести трудовые книжки у всех работников, проработавших у него более пяти дней, если работа является основной.
• Для индивидуальных предпринимателей и физических лиц, не являющихся ИП, обязательного ведения бумажной трудовой книжки нет – они могут использовать электронный вариант.
• С 2021 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК), но бумажный документ остаётся обязательным в большинстве случаев.

Когда выдают трудовую книжку впервые

1. При приёме на работу (основной момент).
   • Работодатель обязан оформить трудовую книжку не позднее следующего рабочего дня после подписания приказа о приёме или трудового договора.
   • Если работник уже имеет трудовую книжку, её передают ему в тот же день, когда производится расчёт (зарплата, компенсации).
   • Если у работника нет книжки, работодатель выдаёт новый бланк, а в журнале учёта фиксирует серию и номер.
2. Электронный вариант.
   • ЭТК оформляется через портал Госуслуги после регистрации работодателя в системе СФР (Система федерального реестра).
   • ЭТК может быть выдана в тот же день, когда работник подписывает трудовой договор, если у работодателя уже настроена электронная система.

Выдача трудовой книжки при увольнении

Согласно ТК РФ, трудовую книжку необходимо вернуть работнику в день увольнения (последний рабочий день). Важно помнить, что:

• Запись о прекращении трудового договора вносится в книжку в тот же день.
• Если работник просит книжку заранее, работодатель обязан выдать её не позднее трёх рабочих дней со дня подачи письменного заявления.
• При увольнении по собственному желанию или по соглашению сторон книжка также передаётся в последний день работы, но запись о прекращении может быть внесена позже (в течение 3 рабочих дней).

Выдача по заявлению работника (не при увольнении)

Работник имеет право запросить трудовую книжку в любой момент, однако:

1. Запрос должен быть оформлен письменным заявлением.
2. Работодатель обязан выдать книжку не позднее трёх рабочих дней со дня получения заявления.
3. Если книжка находится у работодателя в электронном виде, работник может получить её копию в виде PDF‑файла.

Специфика для разных типов работодателей

Как правильно оформить и вести трудовую книжку (пошагово)

Шаг 1. Подготовка бланков

Работодатель оформляет приходно‑расходную книгу учёта бланков ТК и вкладыша. В ней фиксируются серия, номер и дата выдачи каждого бланка.

Шаг 2. Приём на работу

1. Подписывается приказ о приёме (или трудовой договор).
2. В течение следующего рабочего дня в книжку вносятся первые записи: дата приёма, должность, ставка, условия труда.
3. Работнику вручается книжка (или ссылка на электронный вариант) и подписывается акт приёма‑передачи.

Шаг 3. Ведение записей в течение трудового стажа

• Каждое изменение условий труда (перевод, повышение, изменение графика) фиксируется в отдельной записи.
• Отпуска, командировки, обучение – также отражаются в книжке.
• Все записи подписываются работодателем и, если требуется, проверяющим органом (например, инспектором по труду).

Шаг 4. Выдача при увольнении

1. Составляется приказ о прекращении трудового договора.
2. В книжку вносится запись о дате увольнения и причине прекращения.
3. Книжка передаётся работнику в последний рабочий день (или в течение 3 рабочих дней по заявлению).

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли взять трудовую книжку домой? – Оригинал хранится у работодателя до момента увольнения. После увольнения работник получает её и может хранить у себя.
• Что делать, если книжка утеряна? – Работник подаёт заявление о потере, работодатель оформляет справку о потере и выдаёт новую книжку (или ЭТК) в течение 3 рабочих дней;
• Можно ли получить копию записи из ТК? – Да, работник вправе запросить заверенную копию любой записи, и работодатель обязан её предоставить в течение 3 рабочих дней.
• Сколько времени хранится электронная ТК? – Данные хранятся в СФР в течение всего срока трудовой деятельности работника и не подлежат удалению без его согласия.

Трудовая книжка – важный документ, который фиксирует профессиональный стаж и служит основанием для получения пенсии, социальных льгот и подтверждения квалификации. По закону:

• Книжку выдают в день приёма на работу (не позднее следующего рабочего дня).
• При увольнении книжка должна быть возвращена в последний рабочий день или в течение трёх дней после подачи заявления.
• Работник может запросить книжку в любое время, а работодатель обязан выдать её в течение трёх рабочих дней.
• С 2026 года электронные трудовые книжки становятся всё более распространёнными, но бумажный вариант остаётся обязательным для большинства работодателей.

Соблюдение этих правил помогает избежать конфликтов, ускорить процесс оформления и гарантировать, что трудовой стаж будет надёжно зафиксирован.

Дата актуализации информации: , 17:12:50.