Трудовая книжка, это основной документ, подтверждающий трудовой стаж работника. В ней фиксируются все ключевые события трудовой деятельности: прием на работу, переводы, награждения, увольнения. Особенно важно правильно оформить записи при работе по срочному трудовому договору, поскольку ошибки могут повлиять на начисление пенсии, подтверждение стажа и даже привести к юридическим спорам.
Обязательно ли вносить запись при срочном договоре?
Да, обязательно. Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, трудовая книжка ведется по каждому работнику, который работает у работодателя более пяти дней, если работа является для него основной. Это правило распространяется и на сотрудников, принятых по срочному трудовому договору.
Даже если договор заключен на срок до 2–3 месяцев — например, на время отпуска основного сотрудника — работодатель обязан внести запись о приеме на работу в трудовую книжку. Исключение — случаи, когда работник трудится у работодателя как совместитель и у него уже есть трудовая книжка в другом месте. В этом случае запись вносится только по его письменному заявлению.
Когда и как вносить запись о приеме на работу?
Согласно пункту 26 Инструкции по заполнению трудовых книжек, запись о приеме на работу вносится в течение не позднее 7 рабочих дней с момента издания приказа о приеме на работу (форма № Т-1 или унифицированная форма по согласованию с работодателем).
Важно: запись вносится только на основании приказа, подписанного работодателем. Устные договоренности или электронные письма не являются достаточным основанием.
Как правильно оформить запись о приеме?
- Дата приема: указывается дата, когда работник приступил к работе (не дата подписания договора, а дата фактического выхода на должность).
- Основание: указывается «принят на работу по срочному трудовому договору» — без уточнения срока действия договора.
- Должность и подразделение: указываются точно так, как в штатном расписании и трудовом договоре.
Пример правильной записи:
- Основание: принят на работу по срочному трудовому договору
- Должность: менеджер по продажам
- Подразделение: отдел продаж
Важно! Не указывайте в трудовой книжке:
- Срок действия договора (например, «до »)
- Формулировки «на замену», «временно», «по срочному договору» — это не предусмотрено законом
- Номер или дату трудового договора
Это требование закреплено в Порядке ведения и хранения трудовых книжек (утв. Приказом Минтруда РФ от № 69). Указание срочности может быть расценено как нарушение и привести к признанию записи недействительной.
Как оформить запись об увольнении при истечении срока договора?
Увольнение по истечении срока срочного трудового договора — одно из самых частых оснований прекращения трудовых отношений. Запись об увольнении должна быть внесена в день увольнения, но не позднее следующего рабочего дня.
Правильная формулировка:
- Основание: истечение срока трудового договора
- Пункт закона: пункт 2 части 1 статьи 77 Трудового кодекса РФ
Пример записи:
— уволен(а) по истечении срока трудового договора, пункт 2 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
Важно: не пишите «договор не продлен», «работа закончилась», «срок истек» — такие формулировки не соответствуют закону и могут быть оспорены в суде или вызвать вопросы у Пенсионного фонда.
Что делать, если срочный договор продлевается или переводится в постоянный?
Если по истечении срока срочного договора работник продолжает работать, а работодатель не возражает — договор автоматически считается заключенным на неопределенный срок (ст. 58 ТК РФ).
Запись о переводе в постоянный договор не требуется! Закон не предусматривает отдельной записи о «переводе» срочного договора в бессрочный. Достаточно того, что работник продолжает трудиться, а работодатель не расторгает отношения.
Однако, если стороны договариваются о расторжении срочного договора и заключении нового — бессрочного, то:
- Сначала вносится запись об увольнении по истечении срока договора.
- Затем, новая запись о приеме на работу по бессрочному договору.
Такой подход — формально корректный, но на практике часто избегается, чтобы не создавать лишних записей. В этом случае рекомендуется просто продлить трудовой договор, не расторгая его, и тогда запись об увольнении не вносится.
Ошибки, которые нельзя допускать
Неправильное оформление записей в трудовой книжке может привести к серьезным последствиям:
- Снижение размера пенсии — если период работы не подтвержден или запись признана недействительной.
- Отказ в трудоустройстве, будущие работодатели могут не принять трудовую книжку с ошибками.
- Судебные разбирательства — работник может требовать восстановления на работе или компенсации.
- Штрафы от трудовой инспекции — за нарушение порядка ведения трудовых книжек.
Наиболее частые ошибки:
- Указание срока действия договора в трудовой книжке.
- Запись без ссылки на закон (например, только «по истечении срока» без ст. 77 ТК РФ).
- Несоблюдение сроков внесения записи — более 7 дней после приказа.
- Записи, наложенные друг на друга, или исправления без заверения.
- Использование сокращений, не предусмотренных Инструкцией (например, «дог.» вместо «договор»).
Кто отвечает за ведение трудовой книжки?
Ответственность за ведение и хранение трудовых книжек возлагается на работодателя. Обычно этим занимается кадровый работник или бухгалтер, назначенный приказом.
Если в организации нет кадровой службы, то ответственность лежит на самом работодателе, индивидуальном предпринимателе или руководителе.
Работа по срочному трудовому договору — это не «временная» работа в юридическом смысле. Она требует такого же тщательного оформления, как и постоянная. Запись в трудовой книжке — не формальность, а важный элемент защиты прав работника и соблюдения трудового законодательства.
Ключевые правила:
- Запись о приеме — обязательно, в течение 7 дней.
- Не указывайте срок договора и не используйте слова «срочный», «временно» в записи.
- Увольнение — только по формулировке «истечение срока трудового договора» с ссылкой на ст. 77 ТК РФ.
- Перевод в постоянный договор — не требует отдельной записи.
- Все записи — четко, без помарок, с подписью ответственного лица и печатью (если есть).
Правильно оформленная трудовая книжка — это гарантия будущего для работника и спокойствие для работодателя. Не пренебрегайте этим документом, даже если сотрудник работает всего месяц.
Совет: регулярно проводите аудит трудовых книжек в организации — это поможет избежать ошибок и штрафов от Государственной инспекции труда.