Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. От правильности внесения записей зависит будущее пенсионное обеспечение сотрудника. Если запись внесена с ошибками, в последующем при оформлении пенсии могут возникнуть сомнения в правомерности включения времени работы в такой организации в соответствующий стаж. В результате от работника, скорее всего, потребуют представления дополнительных подтверждающих документов: справок с места работы, из государственного архива и т.п. Чтобы такие сомнения не возникли, важно знать, как правильно оформлять записи.
Общие правила заполнения трудовой книжки в 2026 году
Согласно актуальным требованиям, действующим в 2026 году, при заполнении трудовой книжки необходимо соблюдать следующие правила:
- Чернила: Все записи вносят исключительно ручкой с синими, фиолетовыми или черными чернилами.
- Разборчивость: Почерк должен быть четким, без помарок и исправлений поверх текста.
- Нумерация: В графе 1 всегда ставится порядковый номер записи.
- Даты: В графе 2 указывается дата события (приема, увольнения, перевода).
Запись о приеме на работу
При внесении записи о приеме на работу (в т.ч. директора) важно соблюдать строгую последовательность:
- В графе 3 раздела «Сведения о работе» укажите наименование организации в виде заголовка (без порядкового номера и даты).
- В графе 1 поставьте порядковый номер записи.
- В графе 2 укажите дату приёма на работу.
- В графе 3 укажите должность, профессию или специальность, на которую принят работник.
- В графе 4 поставьте дату и номер приказа (распоряжения) работодателя, на основании которого была сделана запись.
Запись о переводе
При постоянном переводе сотрудника на другую должность или в другое подразделение запись в трудовой книжке обязательна. В графе 3 необходимо указать место работы и должность, на которые был переведен сотрудник. В графе 4 дается ссылка на приказ о переводе с датой и номером документа.
Важно: Запись о временном переводе в трудовой книжке делать не нужно, независимо от того, переведен ли сотрудник на другую должность или в другое структурное подразделение;
Записи об увольнении
Увольнение по собственному желанию
Пометка об уходе по собственному желанию должна выглядеть точно так же, как сформулировано основание в статье 77 ТК РФ. Формулировка должна быть четкой, например: «Трудовой договор прекращен в связи с истечением срока трудового договора» или «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
Увольнение в порядке перевода
Если работник уходит на новое место работы по переводу, в трудовой книжке делается соответствующая отметка со ссылкой на статью 77 ТК РФ (пункт 5). В графе 3 указывается, что трудовой договор прекращен в связи с переводом работника по его просьбе (или с его согласия) к другому работодателю.
Переименование организации
Если компания сменила название, важно правильно внести запись о переименовании в трудовые книжки всех работников в раздел «Сведения о работе». Это делается следующим образом:
- В графе 1 ставится порядковый номер записи.
- В графе 2 — дата переименования.
- В графе 3 указывается: «Организация такая-то с такого числа переименована в такую-то».
- В графе 4 — ссылка на приказ о переименовании.
Как правильно исправить ошибку
Ошибки в трудовой книжке недопустимы, но если они произошли, их нужно исправлять по правилам, установленным пунктом 12 Порядка 320н. Зачеркивать неверный текст можно только в разделе «Сведения о работнике» (на ьном листе). В разделе «Сведения о работе» зачеркивать ничего нельзя!
Если образец записи о приеме или увольнении содержит ошибку, неверную запись сначала признают недействительной, а затем уже указывают правильный вариант. Порядок действий:
- В графе 1 укажите следующий порядковый номер.
- В графе 2 укажите текущую дату внесения исправления.
- В графе 3 напишите: «Запись за номером ___ недействительна» и сразу же внесите правильный вариант.
- В графе 4 укажите дату и номер приказа, на основании которого вносится правильная запись.
Если ошибка была допущена в наименовании предприятия (например, в заголовке), то в графе 3 следует указать: «Запись (ошибочное наименование предприятия) недействительна» и указать правильное наименование работодателя. При этом нумеровать эту исправительную запись не нужно, так как она относится к заголовку, а не к порядковой записи о приеме/увольнении.
Работа по совместительству и бланки
Если у работника нет основного места работы, запись о работе по совместительству может внести бывший работодатель по основному месту работы на основании подтверждающих документов.
Что касается бланков: если при приеме на работу гражданин принес книжку старого образца, работодатель обязан вносить в нее записи в стандартном порядке. Новый бланк появится для оформления дубликата в случае утраты старой книжки. В случае с оформлением дубликата у работодателя имеется два варианта на выбор: использовать старые чистые бланки, приобретенные до 2024 года, или новые бланки актуального образца.
Правильное ведение трудовой книжки, это залог спокойствия как для работника, так и для работодателя. Регулярный аудит трудовых книжек в конце года поможет выявить и своевременно исправить неточности, избежав проблем с подтверждением стажа в будущем.