Трудовая книжка – один из ключевых документов, подтверждающих трудовую деятельность работника. Правильное и своевременное заполнение всех её разделов обеспечивает законность трудовых отношений и защищает права сотрудника. Ниже приведены подробные инструкции, основанные на актуальных нормативных актах (Приказ Минтруда РФ от № 320н, Инструкция от № 69, редакция ) и практических рекомендациях.
ьный лист (первая страница)
ьный лист – это не раздел трудовой книжки, а отдельный документ, который заполняется при выдаче первой книжки.
- Заполняется только один раз – при первой выдаче.
- Включает: ФИО, дату рождения, место жительства, паспортные данные, дату выдачи.
- Никаких нулей перед датами ( → ).
- После заполнения ставится печать организации и подпись ответственного лица.
Если в дальнейшем требуется изменить данные (например, фамилию), это делается на ьном листе: прежнее поле зачеркивается одной чертой, а новое заполняется без зачеркивания ранее внесенных записей.
Раздел «Сведения о работе»
В этом разделе фиксируются все изменения трудового договора: приём, перевод, увольнение, смена должности, переход на ЭТК и др.
2.1 Нумерация страниц
- Каждый раздел нумеруется сквозным способом: 1, 2, 3…
- Нули перед числами не ставятся.
- Если все страницы раздела заполнены, оформляется вкладыш, в котором продолжается нумерация.
2.2 Запись даты
Даты пишутся арабскими цифрами: число (двузначное), месяц (двузначное), год (четырёхзначное). Пример: .
2.3 Запись информации о приёме
- Столбец 3: «Принят на работу по совместительству в … на должность …»
- Столбец 4: «Копия приказа (справки) от …»
- Печать и подпись не ставятся под записью.
2.4 Запись о переводе
Записывается дата перевода, новое место работы, должность и приказ. Пример:
– Перевод на должность «Менеджер по продажам» в ООО «Рога и Копыта» по приказу № 123 от .
2.5 Запись о увольнении
В столбце 3 указывается «Уволен по собственному желанию» или «Уволен по инициативе работодателя». В столбце 4 – копия приказа о расторжении договора.
Раздел «Сведения о награждении»
Записи о наградах оформляются в соответствии с образцами:
- Дата вручения награды.
- Наименование награды.
- Краткое описание заслуг.
Вкладыш
Вкладыш вшивается в трудовую книжку между последним заполненным листом и правой обложкой. Он обязателен, если все страницы одного из разделов закончились.
- Вкладыш оформляется по тем же правилам, что и разделы.
- Нумерация продолжаеться с последнего номера раздела.
- На вкладыше указываются дата выдачи и подпись ответственного лица.
Новые правила 2026 года
С 1 января 2026 года в трудовой книжке введены следующие изменения:
- Увеличено количество страниц в разделе «Сведения о работе» с 10 до 14.
- Новые бланки трудовых книжек и вкладышей, утверждённые приказом Минтруда № 320н.
- Обязательное указание полного ФИО без сокращений и инициалов.
- Дата рождения пишется полностью (число, месяц, год).
- При внесении исправлений в ьный лист используется «черта» – одна линия, а не две.
Электронные трудовые книжки
Начиная с 2026 года, в некоторых регионах вводится электронный формат трудовой книжки. Основные требования:
- Полное имя работника (имя, отчество, фамилия).
- Место и периоды работы (даты приема, перевода, увольнения).
- Записи в электронном виде делают черной, синей или фиолетовой ручкой (если применима бумажная форма).
- При внесении ошибок в электронную форму используется специальный модуль исправлений.
Частые ошибки и как их исправлять
- Неправильный формат даты – исправляется в следующей записи, при этом прежняя запись зачеркивается.
- Сокращение ФИО – заменяется полным написанием.
- Отсутствие печати – ставится после заполнения.
- Неправильная нумерация страниц – при вшивании вкладыша нумерация продолжается.
Памятки и образцы
Системы кадров и порталы «Системы Кадры» предоставляют готовые памятки и образцы записей. Они помогут быстро ориентироваться и правильно оформить трудовую книжку.
Для более подробной информации можно обратиться к официальным источникам:
- Министерство труда РФ
- Системы Кадры
- Постановления и приказы Минтруда (принятые № 320н, № 69)
Правильное заполнение страниц трудовой книжки – залог юридической чистоты трудовых отношений. Следуйте установленным правилам, используйте актуальные бланки и не забывайте о вкладыше, если разделы закончились. При возникновении сомнений – обратитесь к кадровому специалисту или к официальным памяткам.