Трудовая книжка — ключевой документ, подтверждающий стаж и трудовую историю работника. Её правильное оформление критически важно как для сотрудника, так и для работодателя. В статье рассмотрим актуальные правила заполнения на основе Приказа Минтруда России № 320н (действует с 1 сентября 2021 года, с изменениями) и практические образцы.

Важные изменения: какие трудовые книжки действуют?

С 2023 года вводятся новые бланки. Однако:

• Не обязательно менять старые книжки на новые. Если у сотрудника есть книжка старого образца (до 2023 г.), работодатель продолжает вносить в неё записи в установленном порядке.
• Новые бланки с 2023 года могут изготавливать не только Гознак, но и другие предприятия, соответствующие требованиям (список на сайте Гознака).
• С 2024 года активно развивается система электронных трудовых книжек (ЭТК). Работник может выбрать: бумажный бланк или ЭТК (или оба варианта).

Титульный лист: как заполнить?

Титульный лист — «лицо» документа. Заполняеться при первой выдаче книжки (при устройстве на работу) или при изменении данных.

Образец заполнения титульного листа (новый бланк)

Ключевые правила:

• Все данные пишутся разборчиво, без исправлений, помарок и сокращений (кроме общепринятых, например «г.»).
• Серия и номер присваивает организация, выдающая книжку.
• Образование указывается по диплому. Если диплом об окончании вуза, пишем «высшее», если о среднем специальном — «среднее специальное».
• Обязательны подпись сотрудника кадров и печать организации.

Записи о работе: как и что вносить?

Основной раздел — «Сведения о работе». Записи делаются на каждой новой странице, начиная с первой.

Образец записи о приёме на работу

Образец записи об увольнении (по собственному желанию)

Общие требования к записям:

• Дата — день фактического приёма/увольнения.
• Наименование организации — полное, как в Уставе. При смене названия (реорганизации) вносятся две записи: о прекращении работы в старой организации и о приёме в новой.
• Должность/профессия — точно по штатному расписанию или трудовому договору.
• Подписи — обязательны подпись работника и представителя работодателя (руководитель, главный бухгалтер, начальник отдела кадров).
• Печать — печать организации (обычно круглая с наименованием). Если организация не имеет печати, ставится штамп «Без печати» с подписью руководителя.
• Запись не должна содержать оценок, комментариев, «неблагоприятных» формулировок (например, «уволен за прогул», только по статье ТК РФ).

Особые случаи и специфические записи

Изменение фамилии, имени, отчества

Если работник сменил ФИО (в связи с браком, и т.д.), делается запись на последней странице раздела «Сведения о работе»:

После этой записи все последующие (если они будут) вносятся с новыми ФИО.

Запись о прохождении военной службы

Вносится по документу из военного комиссариата (справке, приказу). Формулировка:

Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)

Если работник переходит с бумажной книжки на ЭТК, в бумажную книжку вносится последняя запись, а затем делается запись:

После этой записи бумажная книжка считается закрытой. Все дальнейшие записи ведутся в ЭТК.

Типичные ошибки и как их избежать

• Исправления и помарки. Нельзя исправлять ранее внесённые записи. Ошибку зачёркивают односторонней чёртой, рядом пишут «Исправлено» и ставят дату, подпись и печать. Лучше — переоформить запись на чистом листе (с пояснением в свободном поле).
• Неправильное основание увольнения. Указывайте точную статью ТК РФ (например, «п. 2 ч. 1 ст. 77 ТК РФ»).
• Отсутствие подписи или печати. Запись без них не имеет юридической силы.
• Сокращения и неразборчивый почерк. Пишите полностью, разборчиво.
• Заполнение «про запас». Записывайте только фактические события (приём, увольнение, перевод, изменение ФИО и т.д.).

Вкладыш в трудовую книжку

Если в основной книжке закончились страницы, оформите вкладыш. Он имеет свою серию и номер. На первом листе вкладыша пишется:

Далее вкладыш заполняется по общим правилам. После заполнения вкладыш вклеивается в основную книжку, делается запись о присоединении вкладыша на последней странице основной книги.

Правильное оформление трудовой книжки — это защита трудовых прав работника и минимизация рисков для работодателя. Всегда сверяйтесь с актуальной редакцией Приказа Минтруда № 320н и внутренними локальными актами организации. При сомнениях — консультируйтесь с юристом или в отделе кадров.

Примечание: Статья составлена на основе анализа нормативных актов и практики за 2024-2026 годы. Для получения официальных бланков и вкладышей обращайтесь в организации, включённые в реестр производителей Гознака.