Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника․ Несмотря на постепенный переход на электронные форматы (ЕФС-1), бумажная трудовая книжка остается важным документом, требующим строгого соблюдения правил ведения и заполнения․ В этой статье мы подробно разберем, как правильно вносить записи, оформлять ьный лист и избежать типичных ошибок․
Общие правила и нормативная база
Ведение трудовых книжек регламентируется законодательством․ Важно отметить, что с 1 января 2023 года применяется новая форма трудовой книжки, утвержденная Приказом Минтруда России от № 320н․ При этом ранее выданные книжки старого образца не теряют своей силы и обмену не подлежат․
Ключевые принципы, которые необходимо соблюдать:
- Использование типовых бланков: Заполнение трудовой книжки начинается с оформления ьного листа, и для этого допускается использовать только типовой бланк, предусмотренный приказом Минтруда․
- Основание для записей: Все записи в трудовой книжке должны вноситься работодателем на основании надлежащим образом оформленных официальных документов (приказов, распоряжений, контрактов и т․д․)․
- Сроки: Записи о приеме на работу, переводе, увольнении и награждении должны вноситься не позднее недельного срока со дня издания соответствующего приказа․
Правила заполнения ьного листа
ьный лист — это лицо документа․ Ошибки на нем недопустимы, поэтому к его заполнению нужно подходить с максимальной ответственностью․
- ФИО работника: Фамилию, имя и отчество необходимо указывать полностью, без каких-либо сокращений, строго в именительном падеже․
- Дата рождения: Указывается на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность․
- Образование и профессия: Заполняются на основании диплома, аттестата или иных документов об образовании․
- Дата заполнения: На ьном листе обязательно проставляется дата заполнения․
- Подписи: ьный лист заверяется подписью самого работника и подписью лица, ответственного за выдачу трудовых книжек, а также печатью работодателя (при наличии)․
Формат дат: важное правило
Особое внимание следует уделять формату написания дат в трудовой книжке, так как нарушение этого правила является частой причиной замечаний со стороны проверяющих органов․
При написании даты в книжке (в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях») нужно соблюдать следующий формат:
- День и месяц — используя по две цифры (например, 05, 09);
- Год — используя четыре цифры (например, 2026)․
Пример правильного написания даты: ․ На ьном листе месяц может быть написан прописью․
Заполнение сведений о работе
Сведения о приеме на работу, переводах, увольнениях и награждениях указываются в соответствующем разделе «Сведения о работе»․ Рассмотрим общий порядок заполнения:
- В виде заголовка (без номера и даты) указывается полное и сокращенное (при наличии) наименование работодателя․
- Графа 1: Ставится порядковый номер записи․
- Графа 2: Указывается дата события (приема, перевода, увольнения) в формате ДД․ММ․ГГГГ․
- Графа 3: Вносится сама запись о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, заключении контракта или увольнении․ Запись должна точно соответствовать формулировке приказа․
- Графа 4: Указываются дата и номер приказа (распоряжения) или иного документа, на основании которого внесена запись․
Что еще фиксируется в трудовой книжке?
Помимо приема и увольнения, в трудовую книжку вносятся записи о:
- Переводах на другую постоянную работу;
- Награждениях и поощрениях (за исключением премий, предусмотренных системой оплаты труда);
- Подготовке и переподготовке (в отдельных случаях)․
Вкладыш в трудовую книжку
Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов (например, «Сведения о работе»), она не подлежит списанию․ В этом случае оформляется вкладыш․
Правила оформления вкладыша:
- Вкладыш имеет свой отдельный бланк․
- В нем проставляется дата заполнения и персональные данные сотрудника (аналогично ьному листу самой книжки)․
- Вкладыш вшивается (вставляется) в конце трудовой книжки — строго перед задней обложкой․
- Вносить записи во вкладыш нужно аналогично правилам заполнения самой трудовой книжки․
- На ьном листе трудовой книжки ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» с указанием серии и номера вкладыша․
Дубликат трудовой книжки
В случае утери трудовой книжки работником или работодателем, а также в случае ее порчи, оформляется дубликат․ Особенности заполнения дубликата включают:
- На ьном листе в правом верхнем углу ставится надпись «Дубликат»․
- В дубликат вносятся только те сведения, которые документально подтверждены (справки, выписки из архивов, заверенные копии приказов с предыдущих мест работы)․
- Общий стаж работы до поступления к данному работодателю записывается суммарно (общее количество лет, месяцев, дней) без детализации по предыдущим работодателям․
Ответственность
За нарушение правил ведения, хранения, учета и выдачи трудовых книжек работодатель несет ответственность в соответствии с законодательством․ В случае выявления ошибок, неверная запись признается недействительной и вносится исправление в установленном порядке (зачеркивать записи в разделе «Сведения о работе» категорически запрещено)․
Правильное ведение и заполнение трудовой книжки — это не просто бюрократическая формальность, а гарантия соблюдения трудовых прав работника․ Строгое следование инструкциям, внимательность к датам и формулировкам, а также использование только актуальных типовых бланков помогут кадровым специалистам избежать штрафов и обеспечить сохранность важнейшего документа о трудовой деятельности․