Трудовая книжка – это официальный документ‚ в котором фиксируются все события‚ связанные с трудовой деятельностью работника. В 2026 году правила заполнения трудовой книжки закреплены в Приказе Минтруда РФ от 19 мая 2021 г. № 320н и обновлены в соответствии с новым порядком ведения и хранения трудовых книжек‚ принятом в 2022 г. В этой статье мы разберём‚ как правильно оформить записи о приёме на работу‚ переводе‚ увольнении и других событиях‚ а также приведём примеры заполнения титульного листа и вкладыша.
Общие правила заполнения трудовой книжки
- Трудовая книжка должна храниться в надёжном месте и быть доступной для проверки в любой момент.
- Записи в книжке вносится в порядке хронологии‚ начиная с даты первого приёма на работу.
- Все записи должны быть подписаны и печатаны лицом‚ ответственным за выдачу трудовых книжек.
- При внесении изменений в запись (например‚ при переименовании фамилии) вносится новая запись с указанием даты изменения.
- В случае перехода на электронный формат трудовой книжки (ЭТК) необходимо оформить отдельную запись с указанием даты перехода.
Заполнение титульного листа
Титульный лист содержит основную информацию о работнике и работодателе. Ниже приведён образец заполнения титульного листа‚ актуальный для 2025 – 2026 года.
| Поле | Содержание |
|---|---|
| ФИО работника | Иванов Иван Иванович |
| Дата рождения | |
| Паспортные данные | серия 1234 № 567890‚ выдан ‚ кем выдан – ОВД №1 г. Москвы |
| Профессия/специальность | Инженер-строитель |
| Место работы (организация) | ООО «СтройТех» |
| Дата выдачи трудовой книжки | |
| Подпись и печать | _________________________________ Печать организации |
После заполнения титульного листа его необходимо поставить в начало трудовой книжки. Далее в книжке продолжается основной раздел‚ где фиксируются все события.
Запись о приёме на работу
В разделе «Сведения о работе» (первый раздел трудовой книжки) вносится запись о приёме на работу. Пример оформления записи:
| № записи | Дата записи | Дата начала работы | Должность | Обязанности | Условия работы |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Инженер-строитель | Проектирование и контроль строительства объектов | Полный рабочий день‚ 40 часов/неделя‚ оклад 60 000 ₽ |
Важные моменты:
- Дата записи – фактическая дата внесения записи в книжку.
- Дата начала работы – дата‚ с которой работник приступил к работе.
- Условия работы – в обязательном порядке указываются оклад‚ график работы‚ режим работы и т.д.
- Запись оформляется в соответствии с правилами 320н‚ в т.ч. с учётом требований к пунктуации и форматированию.
Запись о переводе на другую должность
При переводе работника на другую должность в пределах одной организации вносится новая запись. Пример:
| № записи | Дата записи | Дата начала работы | Новая должность | Обязанности | Условия работы |
|---|---|---|---|---|---|
| 2 | Главный инженер | Координация работы инженерного отдела | Полный рабочий день‚ 40 часов/неделя‚ оклад 80 000 ₽ |
Запись об увольнении
При увольнении работника вторая часть раздела «Сведения о работе» фиксирует дату увольнения и причину. Пример:
| № записи | Дата записи | Дата увольнения | Причина увольнения | Оклад |
|---|---|---|---|---|
| 3 | Увольнение по собственному желанию | 60 000 ₽ |
Если работник возвращается в ту же организацию‚ запись о приёме будет новой‚ а в предыдущей записи указывается дата увольнения.
Запись о переходе на электронный формат трудовой книжки (ЭТК)
С 2025 г. работники могут перейти на электронный формат. В трудовой книжке фиксируется дата перехода:
| № записи | Дата записи | Дата перехода на ЭТК | Причина перехода |
|---|---|---|---|
| 4 | Переход на электронный формат |
Как исправить ошибку в записи
В случае ошибки в записи (например‚ опечатка в фамилии) необходимо внести новую запись с указанием даты исправления и причинами. Пример:
| № записи | Дата записи | Дата исправления | Описание ошибки | Исправленная информация |
|---|---|---|---|---|
| 5 | Опечатка в фамилии (Иванов → Иванов) | Иванов Иван Иванович |
Практические рекомендации
- Всегда проверяйте актуальность шаблонов и формулей‚ так как правила могут обновлятся.
- Сохраняйте копии всех документов‚ подтверждающих даты и условия работы (договоры‚ акты‚ справки).
- При работе с электронным форматом обязательно сохраняйте резервную копию данных.
- В случае сомнений в правильности записи консультируйтесь с юристом или специалистом по кадровому учёту.
Где скачать образцы и шаблоны
Вы можете скачать актуальные образцы заполнения трудовой книжки‚ включая титульный лист‚ вкладыш и разделы‚ по следующим ссылкам:
- Образец титульного листа
- Образец раздела «Сведения о работе»
- Образец записи о переходе на ЭТК
Все шаблоны соответствуют требованиям Приказа Минтруда РФ № 320н и новому порядку ведения трудовых книжек.
Правильное заполнение трудовой книжки – залог прозрачности трудовых отношений и соблюдения законодательства. Следуя приведённым образцам и рекомендациям‚ вы сможете без ошибок вести учёт трудовых книжек‚ а работники будут иметь надёжный документ‚ подтверждающий их трудовую историю.