Трудовая книжка – обязательный документ, фиксирующий все трудовые отношения работников․ Правильное её оформление и своевременное заполнение – залог юридической чистоты компании и отсутствия рисков при проверках․ В этом материале собраны актуальные правила, образцы заполнения, рекомендации по переходу на электронный документооборот (ЭДО) и ответы на типичные вопросы․

Общие сведения о трудовой книжке

• Форма: бумажный документ (трудовая книжка) и её электронный эквивалент (ЭДО)․
• Структура: титульный лист, раздел «Сведения о трудовом отношении», приложения (вкладки, вкладыши)․
• Срок действия: пока в книжке есть свободные страницы – её можно использовать до полного заполнения; после этого – вкладыш․

Что входит в титульный лист?

В титульном листе указываются:

1. Фамилия, имя, отчество (или только фамилия, если работник – иностранец)․
2. Дата рождения․
3. Пол․
4. Гражданство․
5. Номер страхового свидетельства (СНИЛС) – при наличии․
6. Паспортные данные (серия и номер)․
7. Дата начала трудовых отношений․
8. Должность, подразделение, место работы․
9. Сведения о профсоюзной принадлежности (если есть)․

В 2025‑2026 гг․ рекомендуется оформлять титульный лист в электронном виде через систему «Моё дело», чтобы минимизировать риск ошибок․

Правила заполнения трудовой книжки

Заполнение происходит по строгим нормам, утвержденным Приказом Минтруда России № 588н от (в ред․ от 2024 г․)․ Ниже – основные пункты․

Что записывается в основной раздел?

• Дата и номер приказа о приеме на работу․
• Дата начала работы․
• Договор труда (номер, дата, срок)․
• Сведения о пробном периоде (если он был)․
• Сведения о переводе, изменении должности, подразделения․
• Сведения об обучении, повышении квалификации․
• Дата и основание увольнения (по собственному желанию, по сокращению, по вине работника и т․д․)․
• Сведения о выдаче рекомендаций, справок, наград․

Как оформить запись о приеме на работу?

Пример записи (формат 2026 г․)

Запись о приеме на работу
Дата приема: 
Номер приказа: № 145‑2026
Должность: Менеджер по продажам
Подразделение: Отдел продаж
Зарплата: 45 000 руб․
Условия работы: полный рабочий день

Запись вносится в соответствующий раздел «Сведения о трудовом отношении»․ При необходимости можно добавить приложение – копию приказа․

Как оформить увольнение?

В последнем листе (или вкладыше) указываются:

1. Дата увольнения․
2. Основание увольнения (по статье ТК РФ)․
3. Последний рабочий день․
4. Сведения о расчете заработной платы, компенсациях․
5. Подпись руководителя и HR‑специалиста․

Если в книжке закончились страницы, необходимо приобрести вкладыш и вшить его в конец документа․ При отсутствии штампа – вручную указываются серия и номер․

Переход на электронный документооборот (ЭДО) в 2025‑2026 гг․

С 2025 года многие организации переходят от бумажных форм к электронным․ Это упрощает хранение, ускоряет выдачу и уменьшает риск потери данных․

Пошаговая инструкция перехода

1. Оценка текущей системы: проверьте, поддерживает ли ваш 1С ЗУП модуль ЭДО․
2. Выбор платформы: используйте сертифицированный сервис (например, «Контур․Документы», «1С:Документооборот»)․
3. Перенос данных: экспортируйте все записи из бумажных книжек в XML/JSON‑формат․
4. Создание шаблонов: настройте шаблоны заполнения, соответствующие требованиям Приказа № 320н․
5. Обучите персонал: проведите вводный курс для HR‑специалистов․
6. Периодическое аудит: проверяйте соответствие записей требованиям законодательства․

После перехода в электронный вид выдача книжки осуществляется в виде печатного вывода с подписью и печатью, либо в виде QR‑кода, указывающего на электронный документ․

Частые ошибки и как их избежать

• Ошибка в дате: всегда проверяйте календарь, особенно при переносе данных из старой формы․
• Пропуск обязательных реквизитов: в титульном листе обязательны СНИЛС и паспортные данные․
• Неправильный порядок заполнения: соблюдайте последовательность: сначала прием, затем перевод/повышение, затем увольнение․
• Отсутствие подписи и печати: без подписи руководителя запись считается недействительной․
• Неучтенные изменения в законодательстве: следите за обновлениями Приказа № 588н и другими нормативными актами․

Для минимизации риска рекомендуется пользоваться готовыми шаблонами в системе «Моё дело» – они автоматически подставляют актуальные реквизиты․

Примеры типовых записей

Прием на работу

Запись о приеме на работу
Дата приема: 
Номер приказа: № 78‑2025
Должность: Инженер‑конструктор
Подразделение: НИОКР
Зарплата: 60 000 руб․
Условия работы: полный рабочий день, гибридный график

Перевод в другое подразделение

Запись о переводе
Дата перевода: 
Новый отдел: Техподдержка
Новая должность: Техподдержка специалист
Основание: Приказ № 112‑2026

Увольнение по собственному желанию

Запись об увольнении
Дата увольнения: 
Основание: По собственному желанию
Последний рабочий день: 
Средний заработок: 45 000 руб․
Подпись руководителя: ___________________

Как оформить вкладыш и дополнительные листы

Если в книжке закончились страницы, необходимо:

1. Приобрести официальный вкладыш (соответствующий ГОСТ 7․0‑2008)․
2. Вшить его в конец документа, соблюдая порядок страниц․
3. Внести в него новые записи, используя те же реквизиты, что и в основной части․
4. Поставить штамп (если он есть) или подписать запись вручную․

В случае отсутствия штампа в конце документа вручную указываются:

• Серия и номер вкладыша․
• Дата ввода записи․
• ФИО ответственного лица․

Сдача формы ЕФС‑1

В 2026 году работодатель обязан сдавать форму ЕФС‑1 (разделы 1 и 1․1) в налоговый орган․ Эта форма отражает сведения о трудовом отношении, в т․ч․ данные из трудовой книжки․

• Заполняется в электронном виде через систему «1С:ЗУП» или через портал ФНС․
• С даты получения заявления сотрудника начинается 30‑дневный срок на подготовку и отправку формы․
• После отправки необходимо сохранить подтверждение о приеме․

Ошибки в ЕФС‑1 могут привести к штрафам, поэтому рекомендуется проверять данные перед отправкой․

Трудовая книжка – живой документ, требующий внимательного подхода к каждому вносящемуся сведению․ Соблюдение новых правил заполнения, использование электронных форм и регулярный аудит помогут избежать юридических проблем и ускорить работу HR‑отдела․

Для более детального ознакомления рекомендуется:

• Скачать актуальные образцы из КонсультантПлюс (Приложение N 1)․
• Пройти обучение в системе «Моё дело» по заполнению титульного листа․
• Консультироваться с экспертом по 1С:ЗУП при переходе на ЭДО․

Соблюдая эти рекомендации, вы сможете вести трудовую книжку качественно, без ошибок и в полном соответствии с законодательством РФ․